Ein Mandant, der Sie nach der Sicherheit seiner Daten fragt, gibt Ihnen eine wunderbare Gelegenheit, Ihre Professionalität zu zeigen. Hier sind fünf einfache Antworten, die passenden Rechtsgrundlagen und eine E-Mail zum Versenden.
Noch vor ein paar Jahren war ein Mandant, der fragte „Wo liegen meine Daten?“, die Ausnahme. Heute ist das in wichtigen Akten fast die Regel: Scheidung mit Vermögen, Unternehmensverkauf, Strafanzeige, internationales Steuerrecht.
Ganz offen: Das ist kein Misstrauen. Das ist ein aufgeklärter Mandant. Und eine gute Antwort gibt oft den Ausschlag zu Ihren Gunsten.
Frage 1: „Wo werden meine Daten gespeichert?“
Eine gute Antwort besteht aus drei Elementen. Der Serverstandort, mit Name des Hosters und Land. Die Rechtsordnung des Softwareanbieters, denn sie entscheidet über die Reichweite des CLOUD Act. Die Speicherdauer.
Beispielantwort: „Ihre Unterlagen liegen auf unserer eigenen Installation, gehostet bei OVH in Frankreich. Kein externer Anbieter hat Zugriff darauf. Wir bewahren sie für die Dauer der Akte und der gesetzlichen Fristen auf.“
Rechtsgrundlagen: DSGVO, Artikel 5.1.b (Zweckbindung) und 5.1.e (Speicherbegrenzung).
Frage 2: „Wer kann meine Dokumente lesen?“
Ihr Mandant möchte wissen, wer seine Unterlagen konkret öffnet. Die Antwort nennt zuerst das Prinzip: Nur die Kanzlei hat Zugriff, und jeder Mandant sieht nur seinen eigenen Tresor. Dann den Mechanismus: Jeder Upload, Abruf und Download wird in einem datierten Protokoll festgehalten.
Rechtsgrundlagen: DSGVO, Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung) und Artikel 5.1.f (Integrität und Vertraulichkeit).
Frage 3: „Und wenn Sie gehackt werden?“
Ihr Mandant verlangt keine absolute Garantie. Er möchte wissen, wie Sie das Risiko begrenzen und wie Sie ihn informieren.
- Verschlüsselte Dateien auf dem Server. Mit Client Vault wird jedes Dokument bei der Ankunft mit AES-256 verschlüsselt. Eine gestohlene Datei allein bleibt unlesbar.
- Eine gepflegte Website. Ihre Installation wird aktualisiert und überwacht, von Ihnen oder Ihrer Agentur.
- Schnelle Information. Bei einer Datenpanne mit Risiko wird die französische Datenschutzbehörde CNIL innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt, und der betroffene Mandant wird informiert.
Rechtsgrundlagen: DSGVO, Artikel 33 und 34.
Frage 4: „Kann ich alle meine Daten zurückbekommen?“
Das ist das Recht auf Datenübertragbarkeit. Ihr Mandant kann es jederzeit ausüben, nicht erst am Ende der Akte. Sie geben ihm die Unterlagen, die er Ihnen anvertraut hat, in einem lesbaren Format zurück.
Mit einem Tresor bei Ihnen ist das ein ZIP-Archiv, exportiert mit wenigen Klicks. Die WordPress-Werkzeuge zum Exportieren und Löschen personenbezogener Daten funktionieren auch mit den Daten von Client Vault.
Rechtsgrundlage: DSGVO, Artikel 20.
Frage 5: „Können meine Daten ins Ausland gelangen?“
Das hängt von Ihren Werkzeugen ab. Bei Software eines US-Anbieters lautet die ehrliche Antwort: Das ist möglich, auf Anfrage von US-Behörden nach dem CLOUD Act. Mit einer Installation auf Ihrem Server, bei einem Hoster in Ihrem Land, bleiben Ihre Daten unter Ihrer Rechtsordnung.
Mehr dazu finden Sie in meinem Artikel über das Zusammenspiel von DSGVO und CLOUD Act.
Rechtsgrundlagen: Urteil Schrems II des EuGH (16. Juli 2020) und der US-amerikanische CLOUD Act (2018).
Eine E-Mail, bereit für Ihren Mandanten
„Guten Tag [Vorname], vielen Dank für Ihre Frage, genau diese Aufmerksamkeit empfehle ich. Ihre Unterlagen liegen in Ihrem Client Vault Tresor, auf unserer eigenen Installation bei [Hoster] in [Land]. Kein externer Anbieter hat Zugriff darauf. Jede Datei ist verschlüsselt, und jeder Abruf wird in einem Protokoll festgehalten. Bei einem Vorfall würden Sie unverzüglich informiert. Ich kann Ihnen jederzeit alle Ihre Unterlagen in einem Archiv übergeben. Mit freundlichen Grüßen, [Signatur]“
Vorlage zum Anpassen
Zwei Minuten genügen, um sie anzupassen. Sie verwandelt eine heikle Frage in einen Beweis Ihrer Professionalität, gerade bei den Mandanten, die am meisten zählen.
So hilft Ihnen Client Vault bei der Antwort
Client Vault ist ein sicherer digitaler Tresor, der sich auf Ihrer WordPress-Website installiert. Jeder Mandant hat seinen Tresor, die Dateien sind verschlüsselt, das Aktivitätsprotokoll ist versiegelt, und der Export erfolgt als Archiv. Alles bleibt auf Ihrem Server, beim Hoster Ihrer Wahl. Für die Auswahl finden Sie hier meinen Hoster-Vergleich.
Sie sind eine WordPress-Agentur?
Diese fünf Antworten sind ein starkes Verkaufsargument bei Ihren Geschäftskunden. Sie installieren, hosten, gestalten den Tresor in ihren Farben und schulen sie. Jeder Schritt ist abrechenbar.
Was Client Vault nicht leistet
Ganz offen: Eine Software allein macht eine Kanzlei nicht konform. Ihr Verarbeitungsverzeichnis, Ihre Speicherfristen und Ihre Verträge bleiben Ihre Aufgabe. Client Vault gibt Ihnen die Werkzeuge, um Ihre Zusagen einzuhalten.
Der nächste Schritt
Client Vault
Klare Antworten auf jede Frage Ihrer Mandanten
Im Videocall zeige ich Ihnen, wo die Daten liegen, wie sie geschützt sind und wie Sie sie zurückgeben.
- Der Tresor aus Sicht Ihres Mandanten
- Das Aktivitätsprotokoll
- Der Export einer Akte
- Ihre Fragen zum Hosting
Häufige Fragen
Was antworte ich einem Mandanten, der wissen will, wo seine Daten liegen?
Nennen Sie den Hoster, das Land des Servers, die Rechtsordnung des Softwareanbieters und die Speicherdauer. Diese vier Angaben genügen.
Muss ich meinen Mandanten bei einer Datenpanne informieren?
Ja, wenn die Verletzung ein hohes Risiko für ihn darstellt (DSGVO, Artikel 34). Die CNIL muss innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt werden (Artikel 33).
Wie gebe ich einem Mandanten seine Daten zurück, wenn er sie anfordert?
Mit Client Vault exportieren Sie seinen Tresor als ZIP-Archiv. Mit den DSGVO-Werkzeugen von WordPress können Sie seine personenbezogenen Daten außerdem exportieren oder löschen.
Sind die Dateien in Client Vault verschlüsselt?
Ja. Jedes Dokument wird bei der Ankunft auf Ihrem Server mit AES-256 verschlüsselt.
Betrifft der CLOUD Act eine französische Kanzlei?
Er betrifft Daten, die einem Anbieter oder Hoster unter US-Recht anvertraut sind. Daten auf Ihrem Server, bei einem europäischen Hoster ohne Bindung an US-Recht, fallen nicht darunter.
