Un cliente che vi fa domande sulla sicurezza dei suoi dati vi offre una bella occasione per mostrare la vostra serietà. Ecco cinque risposte semplici, i riferimenti da citare e un’email pronta da inviare.
Qualche anno fa, un cliente che chiedeva « dove sono i miei dati? » era un’eccezione. Oggi è quasi la norma nelle pratiche importanti: divorzio con patrimonio, cessione d’azienda, denuncia penale, fiscalità internazionale.
Siamo sinceri: non è diffidenza. È un cliente maturo. E rispondergli bene spesso fa pendere la bilancia a vostro favore.
Domanda 1: « Dove sono conservati i miei dati? »
Una buona risposta si basa su tre elementi. Il luogo del server, con il nome dell’hosting e il paese. La giurisdizione di chi sviluppa il software, perché è lei a decidere l’esposizione al CLOUD Act. La durata di conservazione.
Esempio di risposta: « I suoi documenti sono conservati sulla nostra installazione, ospitata da OVH, in Francia. Nessun fornitore esterno vi ha accesso. Li conserviamo per la durata della pratica e dei termini di legge. »
Riferimenti: GDPR, articolo 5.1.b (limitazione della finalità) e 5.1.e (limitazione della conservazione).
Domanda 2: « Chi può leggere i miei documenti? »
Il vostro cliente vuole sapere chi, concretamente, apre i suoi documenti. La risposta indica il principio: solo lo studio vi accede, e ogni cliente vede solo la propria cassaforte. Poi il meccanismo: ogni caricamento, consultazione e download è annotato in un registro datato.
Riferimenti: GDPR, articolo 32 (sicurezza del trattamento) e articolo 5.1.f (integrità e riservatezza).
Domanda 3: « E se subite un attacco informatico? »
Il vostro cliente non vi chiede una garanzia assoluta. Vuole sapere come limitate il rischio e come lo avviserete.
- File cifrati sul server. Con Client Vault ogni documento è cifrato in AES-256 appena arriva. Un file rubato da solo resta illeggibile.
- Un sito curato. La vostra installazione è aggiornata e monitorata, da voi o dalla vostra agenzia.
- Un’informazione rapida. In caso di violazione che presenta un rischio, la CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, viene notificata entro 72 ore e il cliente interessato viene avvisato.
Riferimenti: GDPR, articoli 33 e 34.
Domanda 4: « Posso recuperare tutti i miei dati? »
È il diritto alla portabilità. Il vostro cliente può chiederlo in qualsiasi momento, non solo alla fine della pratica. Gli restituite i documenti che vi ha affidato, in un formato leggibile.
Con una cassaforte installata da voi, basta un archivio ZIP esportato in pochi clic. Gli strumenti di WordPress per esportare e cancellare i dati personali funzionano anche con i dati di Client Vault.
Riferimento: GDPR, articolo 20.
Domanda 5: « I miei dati possono finire all’estero? »
Dipende dai vostri strumenti. Con un software sviluppato negli Stati Uniti, la risposta onesta è: è possibile, su richiesta delle autorità americane in base al CLOUD Act. Con un’installazione sul vostro server, presso un hosting del vostro paese, i vostri dati restano sotto la vostra giurisdizione.
Per approfondire, ho descritto il legame tra GDPR e CLOUD Act.
Riferimenti: sentenza Schrems II della CGUE (16 luglio 2020) e CLOUD Act americano (2018).
Un’email pronta da inviare al vostro cliente
« Gentile [Nome], grazie per la sua domanda, è proprio l’attenzione che raccomando. I suoi documenti sono conservati nella sua cassaforte Client Vault, sulla nostra installazione ospitata da [hosting], in [paese]. Nessun fornitore esterno vi ha accesso. Ogni file è cifrato e ogni consultazione viene annotata in un registro. In caso di incidente, sarebbe avvisato senza ritardo. In qualsiasi momento posso consegnarle tutti i suoi documenti in un archivio. Cordiali saluti, [Firma] »
Modello da personalizzare
Bastano due minuti per adattarlo. Trasforma una domanda delicata in una prova della vostra serietà, agli occhi dei clienti che contano di più.
Come Client Vault vi aiuta a rispondere
Client Vault è una cassaforte digitale sicura che si installa sul vostro sito WordPress. Ogni cliente ha la sua cassaforte, i file sono cifrati, il registro delle attività è sigillato e l’export si fa in un archivio. Tutto resta sul vostro server, presso l’hosting che scegliete voi. Per sceglierlo, ecco il mio confronto tra gli hosting.
Siete un’agenzia WordPress?
Queste cinque risposte sono un ottimo argomento di vendita con i vostri clienti professionisti. Installate, ospitate, personalizzate la cassaforte con i loro colori e li formate. Ogni fase si fattura.
Cosa non fa Client Vault
Siamo sinceri. Un software da solo non rende conforme uno studio: il registro dei trattamenti, le durate di conservazione e i contratti restano un vostro compito. Client Vault vi dà gli strumenti per mantenere i vostri impegni.
Il prossimo passo
Client Vault
Risposte chiare a ogni domanda dei vostri clienti
In videochiamata vi mostro dove si trovano i dati, come sono protetti e come restituirli.
- La cassaforte vista dal vostro cliente
- Il registro delle attività
- L’export di una pratica
- Le vostre domande sull’hosting
Domande frequenti
Cosa rispondere a un cliente che chiede dove sono i suoi dati?
Indicate il nome dell’hosting, il paese del server, la giurisdizione di chi sviluppa il software e la durata di conservazione. Questi quattro elementi bastano.
Devo avvisare il mio cliente in caso di fuga di dati?
Sì, se la violazione presenta un rischio elevato per lui (GDPR, articolo 34). La CNIL deve essere notificata entro 72 ore (articolo 33).
Come restituire i dati a un cliente che li chiede?
Con Client Vault esportate la sua cassaforte in un archivio ZIP. Gli strumenti GDPR di WordPress permettono anche di esportare o cancellare i suoi dati personali.
I file sono cifrati in Client Vault?
Sì. Ogni documento è cifrato in AES-256 appena arriva sul vostro server.
Il CLOUD Act riguarda uno studio francese?
Riguarda i dati affidati a un fornitore o a un hosting soggetto al diritto statunitense. I dati sul vostro server, presso un hosting europeo indipendente dal diritto statunitense, ne restano fuori.
