Un client care vă întreabă despre securitatea datelor sale vă oferă o ocazie excelentă de a vă arăta seriozitatea. Iată cinci răspunsuri simple, referințele de citat și un e-mail gata de trimis.
Acum câțiva ani, un client care întreba „unde sunt datele mele?” era o excepție. Astăzi, este aproape regula în dosarele cu miză: divorț cu patrimoniu, vânzarea unei companii, plângere penală, fiscalitate internațională.
Să fim sinceri: nu este neîncredere. Este un client matur. Iar un răspuns bun înclină adesea balanța în favoarea dumneavoastră.
Întrebarea 1: „Unde sunt stocate datele mele?”
Un răspuns bun are trei elemente. Locul serverului, cu numele furnizorului de găzduire și țara. Jurisdicția producătorului software-ului, pentru că ea decide expunerea la CLOUD Act. Durata de păstrare.
Exemplu de răspuns: „Documentele dumneavoastră sunt stocate în instalarea noastră, găzduită la OVH, în Franța. Niciun producător extern nu are acces la ele. Le păstrăm pe durata dosarului și a termenelor legale.”
Referințe: GDPR, articolul 5.1.b (limitări legate de scop) și 5.1.e (limitări legate de stocare).
Întrebarea 2: „Cine îmi poate citi documentele?”
Clientul vrea să știe cine, concret, îi deschide documentele. Răspunsul numește principiul: doar cabinetul are acces, iar fiecare client își vede doar propriul seif. Apoi mecanismul: fiecare încărcare, consultare și descărcare este înscrisă într-un jurnal datat.
Referințe: GDPR, articolul 32 (securitatea prelucrării) și articolul 5.1.f (integritate și confidențialitate).
Întrebarea 3: „Și dacă sunteți piratat?”
Clientul nu vă cere o garanție absolută. Vrea să știe cum limitați riscul și cum îl veți informa.
- Fișiere criptate pe server. Cu Client Vault, fiecare document este criptat AES-256 încă de la sosire. Un fișier furat singur rămâne ilizibil.
- Un site întreținut. Instalarea dumneavoastră este actualizată și monitorizată, de dumneavoastră sau de agenția dumneavoastră.
- O informare rapidă. În cazul unei încălcări care prezintă un risc, autoritatea franceză de protecție a datelor (CNIL) este notificată în 72 de ore, iar clientul vizat este informat.
Referințe: GDPR, articolele 33 și 34.
Întrebarea 4: „Îmi pot recupera toate datele?”
Este dreptul la portabilitate. Clientul îl poate exercita oricând, nu doar la finalul dosarului. Îi predați documentele pe care vi le-a încredințat, într-un format lizibil.
Cu un seif instalat la dumneavoastră, este o arhivă ZIP exportată în câteva clicuri. Instrumentele WordPress de export și ștergere a datelor personale funcționează și cu datele din Client Vault.
Referință: GDPR, articolul 20.
Întrebarea 5: „Pot ajunge datele mele în străinătate?”
Totul depinde de instrumentele dumneavoastră. Cu un software produs în Statele Unite, răspunsul onest este: da, la cererea autorităților americane, în temeiul CLOUD Act. Cu o instalare pe serverul dumneavoastră, la un furnizor de găzduire din țara dumneavoastră, datele rămân sub jurisdicția dumneavoastră.
Pentru mai multe detalii, am explicat legătura dintre GDPR și CLOUD Act.
Referințe: hotărârea Schrems II a CJUE (16 iulie 2020) și CLOUD Act american (2018).
Un e-mail gata de trimis clientului dumneavoastră
„Bună ziua, [Prenume], vă mulțumesc pentru întrebare, este exact vigilența pe care o recomand. Documentele dumneavoastră sunt stocate în seiful dumneavoastră Client Vault, în instalarea noastră găzduită la [furnizor], în [țară]. Niciun producător extern nu are acces la ele. Fiecare fișier este criptat și fiecare consultare este înscrisă într-un jurnal. În cazul unui incident, veți fi informat fără întârziere. Oricând, vă pot preda toate documentele într-o arhivă. Cu stimă, [Semnătură]”
Model de personalizat
Două minute sunt suficiente pentru a-l adapta. El transformă o întrebare delicată într-o dovadă a seriozității dumneavoastră, în fața clienților care contează cel mai mult.
Cum vă ajută Client Vault să răspundeți
Client Vault este un seif digital securizat care se instalează pe site-ul dumneavoastră WordPress. Fiecare client are seiful său, fișierele sunt criptate, jurnalul de activitate este sigilat, iar exportul se face într-o arhivă. Totul rămâne pe serverul dumneavoastră, la furnizorul de găzduire ales de dumneavoastră. Pentru a-l alege, iată comparația mea a furnizorilor de găzduire.
Sunteți o agenție WordPress?
Aceste cinci răspunsuri sunt un excelent argument de vânzare pentru clienții dumneavoastră profesioniști. Instalați, găzduiți, personalizați seiful în culorile lor și îi instruiți. Fiecare etapă se facturează.
Ce nu face Client Vault
Să fim sinceri. Un software nu face singur un cabinet conform: registrul activităților de prelucrare, duratele de păstrare și contractele rămân munca dumneavoastră. Client Vault vă oferă instrumentele pentru a vă respecta angajamentele.
Următorul pas
Client Vault
Răspunsuri clare la fiecare întrebare a clienților dumneavoastră
Într-o întâlnire video, vă arăt unde se află datele, cum sunt protejate și cum le restituiți.
- Seiful văzut de clientul dumneavoastră
- Jurnalul de activitate
- Exportul unui dosar
- Întrebările dumneavoastră despre găzduire
Întrebări frecvente
Ce îi răspundeți unui client care întreabă unde sunt datele sale?
Dați numele furnizorului de găzduire, țara serverului, jurisdicția producătorului software-ului și durata de păstrare. Aceste patru elemente sunt suficiente.
Trebuie să îmi informez clientul în cazul unei scurgeri de date?
Da, dacă încălcarea prezintă un risc ridicat pentru el (GDPR, articolul 34). Autoritatea franceză de protecție a datelor (CNIL) trebuie notificată în 72 de ore (articolul 33).
Cum îi predați datele unui client care le cere?
Cu Client Vault, exportați seiful lui într-o arhivă ZIP. Instrumentele GDPR din WordPress permit și exportul sau ștergerea datelor sale personale.
Sunt fișierele criptate în Client Vault?
Da. Fiecare document este criptat AES-256 încă de la sosirea pe serverul dumneavoastră.
Privește CLOUD Act un cabinet francez?
Privește datele încredințate unui producător sau unui furnizor de găzduire supus dreptului american. Datele de pe serverul dumneavoastră, la un furnizor european independent de dreptul american, nu intră sub incidența lui.
