Clienții dumneavoastră adoră WhatsApp și este firesc. Vă arăt cum păstrați această simplitate pentru conversație și cum oferiți fiecărui document din dosar un loc sigur, trasabil și organizat pe propriul dumneavoastră server.
„Vi-l trimit pe WhatsApp, e mai simplu.” De câte ori ați auzit fraza asta anul acesta? Pentru un mesaj rapid, nicio problemă. Pentru fotografia unui act, scanarea unei convenții sau raportul unui expert, lucrurile stau altfel.
Voi fi direct: WhatsApp este un excelent instrument de conversație. Pur și simplu nu a fost gândit pentru a ține dosarul unui avocat. Iar articolul 66-5 din legea franceză din 31 decembrie 1971 nu face nicio diferență între un document primit prin poștă și unul primit pe telefon.
Criptarea WhatsApp protejează drumul, nu dosarul
WhatsApp criptează mesajele end-to-end. Pe drum, nimeni nu le poate citi, nici măcar Meta. Este o calitate reală.
Dar un document din dosar nu doar călătorește. Apoi este păstrat, consultat, transmis unui confrate, restituit la finalul mandatului. Pe WhatsApp, el trăiește în galeria unui telefon, se amestecă cu fotografiile de familie și urmează aparatul oriunde merge. Bifele albastre spun că un mesaj a fost citit. Ele nu spun unde este păstrat documentul.
Signal, Telegram sau iMessage ridică aceeași întrebare. Fiecare are punctele lui forte pentru conversație. Niciunul nu organizează documentele pe clienți, cu o dată de primire și un istoric.
Un seif face exact invers: fiecare document ajunge în dosarul clientului potrivit, cu data lui, iar dumneavoastră vedeți imediat ce urmează să mai sosească.
Ce așteaptă articolul 66-5 de la canalul pe care îl alegeți
„[…] corespondența schimbată între client și avocatul său […] notițele de întâlnire și, mai general, toate documentele din dosar sunt acoperite de secretul profesional.”
Articolul 66-5 din Legea nr. 71-1130 din 31 decembrie 1971
Textul nu vă impune niciun instrument. Vă încredințează o responsabilitate: să știți unde sunt documentele, cine le vede și să le puteți restitui clientului. În practică, patru întrebări sunt suficiente pentru a evalua un canal. Unde este păstrat documentul? Cine îl poate deschide? Puteți dovedi când l-ați primit? Îl puteți restitui în mod ordonat?
Am detaliat punctele pe care un control le analizează îndeaproape în acest articol despre articolul 66-5 și auditul Baroului francez.
WhatsApp pentru conversație, un seif pentru documente
Răspunsul bun nu este interzicerea mesageriei. Este separarea utilizărilor. O întrebare rapidă din mers? Un mesaj. Un document din dosar? Seiful.
Această separare ușurează munca tuturor. Nu mai căutați dacă documentul domnului Popescu este în e-mailuri, pe WhatsApp sau într-un SMS de marțea trecută. Este în seiful lui. Iar clientul dumneavoastră nu mai trebuie să se întrebe dacă v-a trimis deja decizia de impunere: lista lui îi spune.
Iar când clientul uită un document, seiful îi trimite un memento în locul dumneavoastră, în zilele pe care le-ați ales.
Cum răspunde Client Vault, concret
Client Vault este un seif digital securizat care se instalează pe site-ul dumneavoastră WordPress. Fiecare client are propriul seif, doar pentru el.
- O cerere clară. Enumerați documentele așteptate, câte unul pe rând, cu un termen limită și un scurt mesaj.
- O încărcare în locul potrivit. Clientul încarcă fiecare document în seiful său, din browser, fără nicio aplicație de instalat.
- Fișiere criptate. Fiecare document este criptat AES-256 încă de la sosirea pe serverul dumneavoastră.
- Un jurnal de activitate. Încărcările, consultările și descărcările sunt datate, iar jurnalul este sigilat: orice modificare ulterioară se vede.
- O restituire simplă. La finalul mandatului, exportați dosarul într-o arhivă ZIP.
Totul rămâne pe serverul dumneavoastră, la furnizorul de găzduire pe care îl alegeți, în țara pe care o alegeți. Niciun producător, nici eu, nu vă vede documentele. Pentru a vă alege furnizorul de găzduire, am comparat OVH, Scaleway, Infomaniak și o2switch.
Sunteți o agenție WordPress?
Un cabinet de avocatură înțelege repede acest beneficiu: mai puțin timp pierdut, mai multă liniște deontologică. Instalați, găzduiți, personalizați seiful în culorile cabinetului și instruiți echipa. Totul este detaliat pe pagina avocați și notari.
Ce nu face Client Vault
Să fim sinceri. Client Vault nu înlocuiește WhatsApp pentru conversația rapidă și nici nu este rolul lui. Nu oferă nici semnătură electronică calificată: Yousign sau Universign se ocupă foarte bine de asta, în completare.
Este și un plugin pe care îl dețineți. Site-ul are nevoie de actualizări și copii de siguranță. Alături de o agenție de încredere, este simplu. Fără ea, rezervați-vă puțin timp.
Următorul pas
Client Vault pentru avocați
Documentele la locul lor, conversațiile unde doriți
Într-o întâlnire video, vă arăt seiful din perspectiva cabinetului și a clientului și vedem împreună dacă se potrivește felului dumneavoastră de a lucra.
- O cerere de documente creată în direct
- Seiful văzut de clientul dumneavoastră
- Jurnalul de activitate și exportul
- Întrebările dumneavoastră despre găzduire
Întrebări frecvente
Poate un avocat să folosească WhatsApp cu clienții săi?
Da, pentru conversație. Pentru documentele din dosar, este preferabil un canal în care stăpâniți păstrarea, accesul și restituirea, cum ar fi un seif instalat pe propriul dumneavoastră server.
Este suficientă criptarea end-to-end pentru a respecta secretul profesional?
Ea protejează drumul mesajului. Secretul acoperă și păstrarea documentelor, accesul la ele și restituirea lor, care depind de locul în care sunt păstrate.
Este Signal o opțiune mai bună decât WhatsApp pentru un avocat?
Signal este foarte bun pentru conversație. La fel ca WhatsApp, nu organizează documentele pe clienți și nu păstrează un istoric al încărcărilor. Pentru documente, un seif dedicat rămâne mai potrivit.
Trebuie clientul meu să instaleze o aplicație?
Nu. Primește un e-mail, își deschide seiful în browser și își încarcă documentele. Seiful i se afișează în limba lui.
Cum restitui dosarul la finalul mandatului?
Exportați seiful clientului într-o arhivă ZIP. Jurnalul de activitate păstrează urma fiecărei încărcări și a fiecărei consultări.
Unde sunt stocate documentele încărcate în Client Vault?
Pe serverul dumneavoastră, la furnizorul de găzduire ales de dumneavoastră. Fișierele sunt criptate AES-256 și niciun producător nu are acces la ele.
