A sus clientes les encanta WhatsApp, y es normal. Le muestro cómo mantener esa sencillez para la conversación y dar a cada documento del expediente un lugar seguro, trazado y ordenado en su propio servidor.
«Se lo mando por WhatsApp, es más fácil.» ¿Cuántas veces ha oído esta frase este año? Para un mensaje rápido, ningún problema. Para la foto de una escritura, el escaneo de un convenio o el informe de un perito, la cosa cambia.
Voy a ser directo: WhatsApp es una herramienta de conversación excelente. Simplemente no se pensó para llevar el expediente de un abogado. Y el artículo 66-5 de la ley francesa de 31 de diciembre de 1971 no distingue entre un documento recibido por correo postal y uno recibido en un teléfono.
El cifrado de WhatsApp protege el trayecto, no el expediente
WhatsApp cifra los mensajes de extremo a extremo. Durante el trayecto nadie puede leerlos, ni siquiera Meta. Es una auténtica ventaja.
Pero un documento del expediente no solo viaja. Después se conserva, se consulta, se envía a un compañero y se devuelve al terminar el encargo. En WhatsApp vive en la galería de un teléfono, se mezcla con las fotos familiares y acompaña al dispositivo allá donde vaya. Los checks azules dicen que un mensaje se ha leído. No dicen dónde está guardado el documento.
Signal, Telegram o iMessage plantean la misma pregunta. Cada uno tiene sus puntos fuertes para conversar. Ninguno ordena los documentos por cliente, con una fecha de recepción y un historial.
Una caja fuerte hace lo contrario: cada documento llega al expediente del cliente correcto, con su fecha, y usted ve enseguida qué falta por llegar.
Lo que el artículo 66-5 espera del canal que usted elija
«[…] la correspondencia intercambiada entre el cliente y su abogado […] las notas de entrevista y, en general, todos los documentos del expediente están amparados por el secreto profesional.»
Artículo 66-5 de la ley n.º 71-1130 de 31 de diciembre de 1971
El texto no le impone ninguna herramienta. Le confía una responsabilidad: saber dónde están los documentos, quién los ve y poder devolvérselos a su cliente. En la práctica, bastan cuatro preguntas para juzgar un canal. ¿Dónde se conserva el documento? ¿Quién puede abrirlo? ¿Puede demostrar cuándo lo recibió? ¿Puede devolverlo de forma ordenada?
He detallado los puntos que una inspección examina de cerca en este artículo sobre el artículo 66-5 y la auditoría del Colegio de Abogados francés.
WhatsApp para hablar, una caja fuerte para los documentos
La buena respuesta no es prohibir la mensajería. Es separar los usos. ¿Una pregunta rápida de camino? Un mensaje. ¿Un documento del expediente? La caja fuerte.
Esta separación facilita la vida a todos. Ya no busca si el documento del señor García está en su correo, en WhatsApp o en un SMS del martes pasado. Está en su caja fuerte. Y su cliente ya no tiene que preguntarse si le envió su declaración de la renta: su lista se lo indica.
Y cuando su cliente olvida un documento, la caja fuerte se lo recuerda por usted, los días que usted haya elegido.
Cómo responde Client Vault, en concreto
Client Vault es una caja fuerte digital segura que se instala en su web WordPress. Cada cliente tiene su propia caja fuerte, solo para él.
- Una solicitud clara. Usted enumera los documentos esperados, uno por línea, con una fecha límite y un breve mensaje.
- Un envío en el lugar correcto. Su cliente sube cada documento a su caja fuerte desde el navegador, sin instalar ninguna aplicación.
- Archivos cifrados. Cada documento se cifra en AES-256 en cuanto llega a su servidor.
- Un registro de actividad. Envíos, consultas y descargas quedan fechados, y el registro está sellado: cualquier modificación posterior se nota.
- Una devolución sencilla. Al terminar el encargo, exporta el expediente en un archivo ZIP.
Todo se queda en su servidor, con el alojamiento que usted elija y en el país que usted elija. Ningún proveedor, yo incluido, ve sus documentos. Para elegir su proveedor de alojamiento, he comparado OVH, Scaleway, Infomaniak y o2switch.
¿Tiene usted una agencia WordPress?
Un despacho de abogados entiende enseguida la ventaja: menos tiempo perdido, más tranquilidad deontológica. Usted instala, aloja y personaliza la caja fuerte con los colores del despacho y forma al equipo. Todo está detallado en la página abogados y notarios.
Lo que Client Vault no hace
Seamos claros. Client Vault no sustituye a WhatsApp para la conversación rápida, y no es su función. Tampoco hace firma electrónica cualificada: Yousign o Universign se encargan de ello muy bien, como complemento.
También es un plugin de su propiedad. Su web necesita actualizaciones y copias de seguridad. Con una agencia de confianza, es sencillo. Sin ella, reserve un poco de tiempo.
Siguiente paso
Client Vault para abogados
Sus documentos en su sitio, sus conversaciones donde usted quiera
Por videollamada, le muestro la caja fuerte desde el lado del despacho y del cliente, y vemos juntos si encaja con su forma de trabajar.
- Una solicitud de documentos creada en directo
- La caja fuerte vista por su cliente
- El registro de actividad y la exportación
- Sus preguntas sobre el alojamiento
Preguntas frecuentes
¿Puede un abogado usar WhatsApp con sus clientes?
Sí, para conversar. Para los documentos del expediente, es mejor un canal en el que usted controle la conservación, los accesos y la devolución, como una caja fuerte instalada en su propio servidor.
¿Basta el cifrado de extremo a extremo para respetar el secreto profesional?
Protege el trayecto del mensaje. El secreto cubre también la conservación de los documentos, su acceso y su devolución, que dependen del lugar donde se guardan.
¿Es Signal una opción mejor que WhatsApp para un abogado?
Signal es muy bueno para conversar. Como WhatsApp, no ordena los documentos por cliente ni guarda un historial de envíos. Para los documentos, una caja fuerte dedicada es más adecuada.
¿Tiene mi cliente que instalar una aplicación?
No. Recibe un correo electrónico, abre su caja fuerte en el navegador y sube sus documentos. Su caja fuerte se muestra en su idioma.
¿Cómo devolver el expediente al terminar el encargo?
Exporta la caja fuerte del cliente en un archivo ZIP. El registro de actividad conserva la huella de cada envío y de cada consulta.
¿Dónde se almacenan los documentos subidos a Client Vault?
En su servidor, con el proveedor de alojamiento que usted elija. Allí los archivos se cifran en AES-256 y ningún proveedor de software tiene acceso.
