Le secret professionnel couvre chaque pièce du dossier, quel que soit le chemin qu’elle a pris pour arriver jusqu’à vous. Voici les sept points qui vous permettent de le démontrer calmement, et comment un coffre installé chez vous les règle d’un coup.
Le contrôle de votre cabinet approche. Vous savez qu’on vous demandera comment vous protégez les pièces que vos clients vous envoient. Par mail, par WhatsApp, sur ce dossier partagé ouvert l’an dernier pour dépanner.
Rassurez-vous : la question est simple, et la réponse peut l’être aussi. Il suffit de savoir où sont vos pièces, qui les voit, et de pouvoir le montrer.
Ce que dit exactement l’article 66-5
« […] les correspondances échangées entre le client et son avocat […] les notes d’entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier sont couvertes par le secret professionnel. »
Article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971
Le mot « pièce » est large, et c’est voulu. Il couvre le PDF envoyé par votre client, le scan fait au cabinet, vos notes d’entretien et le tableau de chronologie préparé pour vos conclusions.
Le texte ne vous impose aucun logiciel. Il vous confie une responsabilité : choisir un outil qui protège ces pièces du début à la fin du dossier. C’est ce choix que vous devez pouvoir expliquer.
Les 7 points qui rendent votre cabinet serein face au contrôle
1. Vous savez qui a accédé à quoi
Pour chaque dossier, vous retrouvez qui a déposé, consulté ou téléchargé une pièce, et quand. Un journal daté, fiable, que personne ne peut retoucher discrètement.
2. Chaque client a son espace
Les pièces d’un client ne se mêlent jamais à celles d’un autre. Chaque client voit son dossier, et seulement le sien.
3. Vous connaissez la date de réception
Quand un client dépose une pièce, la date de dépôt est enregistrée. Vous savez ce qui est arrivé, et quand.
4. Les fichiers sont chiffrés sur le disque
Le chiffrement pendant le transfert ne suffit pas. Ce qui compte, c’est le fichier qui dort sur le serveur. Il doit être chiffré, lui aussi.
5. La durée de conservation est maîtrisée
Le RGPD demande de ne garder les données que le temps nécessaire. En fin de dossier, vous archivez ou vous supprimez, selon vos obligations.
6. Vos pièces restent sous votre juridiction
Un logiciel édité aux États-Unis peut être soumis à une demande d’accès des autorités américaines au titre du CLOUD Act. Un coffre installé sur votre serveur, chez un hébergeur de votre pays, vous garde maître de vos données.
7. Vous restituez le dossier en quelques clics
Votre client peut vous demander ses pièces à tout moment. Vous devez pouvoir les lui rendre dans un format lisible, sans y passer une journée.
Pourquoi un coffre installé chez vous coche les sept cases
Quand le coffre tourne sur votre propre WordPress, vous maîtrisez le serveur, l’hébergeur et le pays. Les sept points deviennent des réglages que vous contrôlez, plutôt que des promesses d’un éditeur lointain.
C’est ce que fait Client Vault, un coffre-fort digital sécurisé que vous installez et dont vous restez propriétaire.
- Un coffre par client, avec ses dossiers et ses documents.
- Des fichiers chiffrés en AES-256 dès leur arrivée sur votre serveur.
- Un journal d’activité scellé : chaque dépôt, consultation et téléchargement est daté, et une modification après coup se voit.
- Des demandes de pièces avec date limite et relances automatiques.
- Un export ZIP du coffre, puis un archivage en lecture seule.
Pour la collecte au quotidien, j’ai détaillé la méthode dans cet article sur la collecte des pièces de vos dossiers.
Vous êtes une agence WordPress ?
Préparer un cabinet à son contrôle est une mission concrète et facturable : hébergement, sécurisation, paramétrage du coffre à l’image du cabinet, formation de l’équipe. Tout est détaillé sur la page avocats et notaires.
Trois actions à lancer dès ce mois-ci
- Faites l’inventaire. Notez où vivent les pièces de vos dix derniers dossiers.
- Repérez le point le plus exposé. C’est souvent la pièce reçue sur WhatsApp ou par mail.
- Changez de canal pour le prochain dossier. Pas tous, juste le prochain. Vous verrez la différence dès la première semaine.
Ce que Client Vault ne fait pas
Soyons francs. Client Vault ne fait pas de signature électronique qualifiée, et il ne remplace pas votre logiciel de cabinet pour la facturation. Il s’occupe des échanges et des documents avec vos clients.
C’est aussi un plugin que vous possédez : votre site demande des mises à jour et des sauvegardes. Avec une agence de confiance, c’est simple.
Prochaine étape
Client Vault pour les avocats
Un dossier prêt pour le contrôle, chaque jour de l’année
En visio, je vous montre le coffre, le journal d’activité et l’export, et on regarde ensemble ce qu’il faut pour votre cabinet.
- Le coffre vu par votre client
- Le journal d’activité
- L’export du dossier
- Vos questions sur l’hébergement
Questions fréquentes
Que couvre l’article 66-5 de la loi de 1971 ?
Les correspondances entre l’avocat et son client, les notes d’entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier, quel que soit le canal par lequel elles arrivent.
Un dossier partagé en ligne suffit-il pour protéger les pièces ?
Il permet de partager, mais il ne sépare pas toujours les clients, ne date pas les dépôts et dépend d’un éditeur. Un coffre par client, sur votre serveur, répond plus simplement aux questions d’un contrôle.
Comment prouver la date de réception d’une pièce ?
Dans Client Vault, chaque dépôt est daté dans le coffre et inscrit au journal d’activité, qui est scellé : une modification après coup se détecte.
Où sont conservées les pièces avec Client Vault ?
Sur votre propre serveur, chez l’hébergeur et dans le pays de votre choix. Les fichiers y sont chiffrés en AES-256.
Comment rendre son dossier à un client ?
Vous exportez son coffre en une archive ZIP, puis vous l’archivez en lecture seule.
