O sigilo profissional abrange cada documento do processo, seja qual for o caminho que fez até chegar a si. Eis os sete pontos que lhe permitem demonstrá-lo com calma, e como um cofre instalado em sua casa os resolve de uma só vez.
A inspeção do seu escritório aproxima-se. Sabe que lhe vão perguntar como protege os documentos que os seus clientes lhe enviam. Por e-mail, por WhatsApp, naquela pasta partilhada aberta no ano passado para desenrascar.
Fique tranquilo: a pergunta é simples, e a resposta também pode ser. Basta saber onde estão os seus documentos, quem os vê, e conseguir mostrá-lo.
O que diz exatamente o artigo 66-5
«[…] a correspondência trocada entre o cliente e o seu advogado […] as notas de reunião e, de forma mais geral, todos os documentos do processo estão abrangidos pelo sigilo profissional.»
Artigo 66-5 da lei francesa n.º 71-1130 de 31 de dezembro de 1971
A palavra «documento» é ampla, e de propósito. Abrange o PDF enviado pelo seu cliente, a digitalização feita no escritório, as suas notas de reunião e o quadro cronológico preparado para as suas alegações.
O texto não lhe impõe nenhum software. Confia-lhe uma responsabilidade: escolher uma ferramenta que proteja estes documentos do início ao fim do processo. É essa escolha que tem de saber explicar.
Os 7 pontos que dão tranquilidade ao seu escritório perante a inspeção
1. Sabe quem acedeu a quê
Em cada processo, encontra quem enviou, consultou ou descarregou um documento, e quando. Um registo datado e fiável, que ninguém consegue alterar às escondidas.
2. Cada cliente tem o seu espaço
Os documentos de um cliente nunca se misturam com os de outro. Cada cliente vê o seu processo, e apenas o seu.
3. Conhece a data de receção
Quando um cliente envia um documento, a data de envio fica registada. Sabe o que chegou, e quando.
4. Os ficheiros estão cifrados no disco
A cifragem durante a transferência não chega. O que conta é o ficheiro que fica guardado no servidor. Também ele tem de estar cifrado.
5. O prazo de conservação está controlado
O RGPD pede que os dados só sejam guardados durante o tempo necessário. No fim do processo, arquiva ou elimina, conforme as suas obrigações.
6. Os seus documentos ficam sob a sua jurisdição
Um software de uma empresa americana pode estar sujeito a um pedido de acesso das autoridades americanas ao abrigo do CLOUD Act. Um cofre instalado no seu servidor, num alojamento do seu país, mantém-no dono dos seus dados.
7. Devolve o processo em poucos cliques
O seu cliente pode pedir-lhe os documentos a qualquer momento. Tem de conseguir devolvê-los num formato legível, sem perder um dia inteiro.
Porque um cofre instalado em sua casa cumpre os sete pontos
Quando o cofre funciona no seu próprio WordPress, controla o servidor, o alojamento e o país. Os sete pontos passam a ser definições que controla, em vez de promessas de um fornecedor distante.
É isso que faz o Client Vault, um cofre digital seguro que instala e do qual continua a ser o proprietário.
- Um cofre por cliente, com as suas pastas e os seus documentos.
- Ficheiros cifrados em AES-256 logo que chegam ao seu servidor.
- Um registo de atividade selado: cada envio, consulta e transferência fica datado, e qualquer alteração posterior fica visível.
- Pedidos de documentos com prazo e lembretes automáticos.
- Uma exportação ZIP do cofre, seguida de um arquivo só de leitura.
Para a recolha do dia a dia, detalhei o método neste artigo sobre a recolha dos documentos dos seus processos.
Tem uma agência WordPress?
Preparar um escritório para a inspeção é uma missão concreta e faturável: alojamento, segurança, configuração do cofre com a imagem do escritório, formação da equipa. Está tudo detalhado na página advogados e notários.
Três ações para lançar já este mês
- Faça o inventário. Anote onde estão os documentos dos seus dez últimos processos.
- Identifique o ponto mais exposto. Muitas vezes, é o documento recebido pelo WhatsApp ou por e-mail.
- Mude de canal no próximo processo. Não em todos, só no próximo. Vai notar a diferença logo na primeira semana.
O que o Client Vault não faz
Sejamos francos. O Client Vault não faz assinatura eletrónica qualificada e não substitui o software do seu escritório na faturação. Trata das trocas e dos documentos com os seus clientes.
É também um plugin que lhe pertence: o seu site precisa de atualizações e de cópias de segurança. Com uma agência de confiança, é simples.
Próximo passo
Client Vault para advogados
Um processo pronto para a inspeção, todos os dias do ano
Por videochamada, mostro-lhe o cofre, o registo de atividade e a exportação, e vemos juntos o que o seu escritório precisa.
- O cofre visto pelo seu cliente
- O registo de atividade
- A exportação do processo
- As suas perguntas sobre o alojamento
Perguntas frequentes
O que abrange o artigo 66-5 da lei francesa de 1971?
A correspondência entre o advogado e o seu cliente, as notas de reunião e, de forma mais geral, todos os documentos do processo, seja qual for o canal por onde chegam.
Uma pasta partilhada online chega para proteger os documentos?
Permite partilhar, mas nem sempre separa os clientes, não data os envios e depende de um fornecedor. Um cofre por cliente, no seu servidor, responde de forma mais simples às perguntas de uma inspeção.
Como provar a data de receção de um documento?
No Client Vault, cada envio fica datado no cofre e inscrito no registo de atividade, que é selado: qualquer alteração posterior é detetada.
Onde ficam guardados os documentos com o Client Vault?
No seu próprio servidor, no alojamento e no país que escolher. Os ficheiros ficam cifrados em AES-256.
Como devolver o processo a um cliente?
Exporta o cofre dele num arquivo ZIP e depois arquiva-o em modo só de leitura.
