El secreto profesional cubre cada documento del expediente, sea cual sea el camino que haya seguido hasta usted. Estos son los siete puntos que le permiten demostrarlo con calma, y cómo una caja fuerte instalada en su casa los resuelve de una vez.
Se acerca la inspección de su despacho. Sabe que le preguntarán cómo protege los documentos que le envían sus clientes. Por correo electrónico, por WhatsApp, en esa carpeta compartida que abrió el año pasado para salir del paso.
Tranquilo: la pregunta es sencilla, y la respuesta también puede serlo. Basta con saber dónde están sus documentos, quién los ve y poder demostrarlo.
Lo que dice exactamente el artículo 66-5
«[…] la correspondencia intercambiada entre el cliente y su abogado […] las notas de entrevista y, en general, todos los documentos del expediente están amparados por el secreto profesional.»
Artículo 66-5 de la ley n.º 71-1130 de 31 de diciembre de 1971
La palabra «documento» es amplia, y es intencionado. Cubre el PDF que le envía su cliente, el escaneo hecho en el despacho, sus notas de entrevista y la cronología preparada para sus conclusiones.
El texto no le impone ningún software. Le confía una responsabilidad: elegir una herramienta que proteja esos documentos de principio a fin del expediente. Es esa elección la que debe poder explicar.
Los 7 puntos que dan tranquilidad a su despacho ante la inspección
1. Sabe quién ha accedido a qué
En cada expediente, sabe quién ha subido, consultado o descargado un documento, y cuándo. Un registro fechado y fiable que nadie puede retocar a escondidas.
2. Cada cliente tiene su espacio
Los documentos de un cliente nunca se mezclan con los de otro. Cada cliente ve su expediente, y solo el suyo.
3. Conoce la fecha de recepción
Cuando un cliente sube un documento, se registra la fecha del envío. Sabe qué ha llegado, y cuándo.
4. Los archivos están cifrados en el disco
El cifrado durante la transferencia no basta. Lo que cuenta es el archivo que reposa en el servidor. También debe estar cifrado.
5. El plazo de conservación está controlado
El RGPD pide conservar los datos solo el tiempo necesario. Al cerrar el expediente, usted archiva o elimina, según sus obligaciones.
6. Sus documentos siguen bajo su jurisdicción
Un software de una empresa estadounidense puede recibir una solicitud de acceso de las autoridades de EE. UU. en virtud del CLOUD Act. Una caja fuerte instalada en su servidor, con un proveedor de alojamiento de su país, le mantiene al mando de sus datos.
7. Devuelve el expediente en pocos clics
Su cliente puede pedirle sus documentos en cualquier momento. Debe poder devolvérselos en un formato legible, sin dedicarle un día entero.
Por qué una caja fuerte instalada en su casa cumple los siete puntos
Cuando la caja fuerte funciona en su propio WordPress, usted controla el servidor, el proveedor de alojamiento y el país. Los siete puntos se convierten en ajustes que usted domina, en lugar de promesas de un proveedor lejano.
Es lo que hace Client Vault, una caja fuerte digital segura que usted instala y de la que sigue siendo propietario.
- Una caja fuerte por cliente, con sus expedientes y sus documentos.
- Archivos cifrados en AES-256 en cuanto llegan a su servidor.
- Un registro de actividad sellado: cada envío, consulta y descarga queda fechado, y cualquier modificación posterior se nota.
- Solicitudes de documentos con fecha límite y recordatorios automáticos.
- Una exportación ZIP de la caja fuerte y después un archivo en solo lectura.
Para la recogida diaria, he detallado el método en este artículo sobre la recogida de documentos de sus expedientes.
¿Tiene usted una agencia WordPress?
Preparar a un despacho para su inspección es un encargo concreto y facturable: alojamiento, seguridad, configuración de la caja fuerte con la imagen del despacho, formación del equipo. Todo está detallado en la página abogados y notarios.
Tres acciones para empezar este mismo mes
- Haga el inventario. Anote dónde están los documentos de sus diez últimos expedientes.
- Localice el punto más expuesto. Suele ser el documento recibido por WhatsApp o por correo electrónico.
- Cambie de canal para el próximo expediente. No todos, solo el próximo. Notará la diferencia desde la primera semana.
Lo que Client Vault no hace
Seamos claros. Client Vault no hace firma electrónica cualificada y no sustituye a su software de gestión del despacho para la facturación. Se ocupa de los intercambios y los documentos con sus clientes.
También es un plugin de su propiedad: su web necesita actualizaciones y copias de seguridad. Con una agencia de confianza, es sencillo.
Siguiente paso
Client Vault para abogados
Un expediente listo para la inspección, todos los días del año
Por videollamada, le muestro la caja fuerte, el registro de actividad y la exportación, y vemos juntos lo que necesita su despacho.
- La caja fuerte vista por su cliente
- El registro de actividad
- La exportación del expediente
- Sus preguntas sobre el alojamiento
Preguntas frecuentes
¿Qué cubre el artículo 66-5 de la ley de 1971?
La correspondencia entre el abogado y su cliente, las notas de entrevista y, en general, todos los documentos del expediente, sea cual sea el canal por el que lleguen.
¿Basta una carpeta compartida en línea para proteger los documentos?
Permite compartir, pero no siempre separa a los clientes, no fecha los envíos y depende de un proveedor. Una caja fuerte por cliente, en su servidor, responde de forma más sencilla a las preguntas de una inspección.
¿Cómo demostrar la fecha de recepción de un documento?
En Client Vault, cada envío queda fechado en la caja fuerte y anotado en el registro de actividad, que está sellado: cualquier modificación posterior se detecta.
¿Dónde se conservan los documentos con Client Vault?
En su propio servidor, con el alojamiento y en el país que usted elija. Allí los archivos se cifran en AES-256.
¿Cómo devolver su expediente a un cliente?
Exporta su caja fuerte en un archivo ZIP y después la archiva en solo lectura.
