Das Berufsgeheimnis umfasst jedes Aktenstück, egal auf welchem Weg es zu Ihnen gekommen ist. Hier sind die sieben Punkte, mit denen Sie das in aller Ruhe belegen, und wie ein Tresor auf Ihrem eigenen Server sie auf einen Schlag erledigt.
Die Prüfung Ihrer Kanzlei durch die französische Anwaltskammer rückt näher. Sie wissen, dass man Sie fragen wird, wie Sie die Unterlagen schützen, die Ihre Mandanten Ihnen schicken. Per Mail, per WhatsApp, über den geteilten Ordner, der letztes Jahr als Notlösung eingerichtet wurde.
Keine Sorge: Die Frage ist einfach, und die Antwort kann es auch sein. Sie müssen nur wissen, wo Ihre Unterlagen liegen, wer sie sieht, und es zeigen können.
Was Artikel 66-5 genau sagt
„[…] die zwischen dem Mandanten und seinem Anwalt ausgetauschte Korrespondenz […] die Gesprächsnotizen und ganz allgemein alle Aktenstücke unterliegen dem Berufsgeheimnis.“
Artikel 66-5 des Gesetzes Nr. 71-1130 vom 31. Dezember 1971
Der Begriff „Aktenstück“ ist weit gefasst, und das ist gewollt. Er umfasst das PDF Ihres Mandanten, den Scan aus der Kanzlei, Ihre Gesprächsnotizen und die Chronologie, die Sie für Ihre Schriftsätze erstellt haben.
Der Text schreibt Ihnen keine Software vor. Er überträgt Ihnen eine Verantwortung: ein Werkzeug zu wählen, das diese Unterlagen vom Anfang bis zum Ende der Akte schützt. Genau diese Wahl sollten Sie erklären können.
Die 7 Punkte, mit denen Ihre Kanzlei der Prüfung gelassen begegnet
1. Sie wissen, wer worauf zugegriffen hat
Für jede Akte sehen Sie, wer ein Dokument hochgeladen, eingesehen oder heruntergeladen hat, und wann. Ein datiertes, verlässliches Protokoll, das niemand unbemerkt verändern kann.
2. Jeder Mandant hat seinen eigenen Bereich
Die Unterlagen eines Mandanten vermischen sich nie mit denen eines anderen. Jeder Mandant sieht seine Akte, und nur seine.
3. Sie kennen das Eingangsdatum
Lädt ein Mandant ein Dokument hoch, wird das Datum gespeichert. Sie wissen, was angekommen ist, und wann.
4. Die Dateien sind auf der Festplatte verschlüsselt
Verschlüsselung bei der Übertragung allein reicht nicht. Entscheidend ist die Datei, die auf dem Server liegt. Auch sie muss verschlüsselt sein.
5. Die Speicherdauer ist klar geregelt
Die DSGVO verlangt, Daten nur so lange wie nötig aufzubewahren. Am Ende der Akte archivieren oder löschen Sie, je nach Ihren Pflichten.
6. Ihre Unterlagen bleiben unter Ihrer Rechtsordnung
Software eines US-Anbieters kann nach dem CLOUD Act Zugriffsanfragen von US-Behörden unterliegen. Ein Tresor auf Ihrem Server, bei einem Hoster in Ihrem Land, lässt Sie Herr über Ihre Daten bleiben.
7. Sie geben die Akte mit wenigen Klicks zurück
Ihr Mandant kann seine Unterlagen jederzeit zurückverlangen. Sie sollten sie ihm in einem lesbaren Format übergeben können, ohne einen ganzen Tag damit zu verbringen.
Warum ein Tresor bei Ihnen alle sieben Punkte erfüllt
Läuft der Tresor auf Ihrem eigenen WordPress, bestimmen Sie Server, Hoster und Land. Die sieben Punkte werden zu Einstellungen, die Sie selbst kontrollieren, statt zu Versprechen eines fernen Anbieters.
Genau das leistet Client Vault, ein sicherer digitaler Tresor, den Sie installieren und der Ihnen gehört.
- Ein Tresor pro Mandant, mit seinen Ordnern und Dokumenten.
- AES-256-verschlüsselte Dateien ab der Ankunft auf Ihrem Server.
- Ein versiegeltes Aktivitätsprotokoll: Jeder Upload, Abruf und Download wird datiert, und jede nachträgliche Änderung wird sichtbar.
- Unterlagenanfragen mit Frist und automatischen Erinnerungen.
- Ein ZIP-Export des Tresors, danach eine Archivierung im Nur-Lese-Modus.
Wie das tägliche Einsammeln funktioniert, beschreibe ich in diesem Artikel über das Sammeln Ihrer Aktenunterlagen.
Sie sind eine WordPress-Agentur?
Eine Kanzlei auf ihre Prüfung vorzubereiten ist ein konkreter, abrechenbarer Auftrag: Hosting, Absicherung, Einrichtung des Tresors im Stil der Kanzlei, Schulung des Teams. Alles Weitere finden Sie auf der Seite Anwälte und Notare.
Drei Schritte für diesen Monat
- Machen Sie Inventur. Notieren Sie, wo die Unterlagen Ihrer letzten zehn Akten liegen.
- Finden Sie die empfindlichste Stelle. Oft ist es das Dokument, das per WhatsApp oder Mail kam.
- Wechseln Sie für die nächste Akte den Kanal. Nicht für alle, nur für die nächste. Den Unterschied sehen Sie schon in der ersten Woche.
Was Client Vault nicht leistet
Ganz offen: Client Vault bietet keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt nicht Ihre Kanzleisoftware für die Abrechnung. Es kümmert sich um den Austausch und die Dokumente mit Ihren Mandanten.
Es ist außerdem ein Plugin, das Ihnen gehört: Ihre Website braucht Updates und Backups. Mit einer Agentur Ihres Vertrauens ist das einfach.
Der nächste Schritt
Client Vault für Anwälte
Eine prüfungsbereite Akte, an jedem Tag des Jahres
Im Videocall zeige ich Ihnen den Tresor, das Aktivitätsprotokoll und den Export, und wir schauen gemeinsam, was Ihre Kanzlei braucht.
- Der Tresor aus Sicht Ihres Mandanten
- Das Aktivitätsprotokoll
- Der Export der Akte
- Ihre Fragen zum Hosting
Häufige Fragen
Was umfasst Artikel 66-5 des Gesetzes von 1971?
Die Korrespondenz zwischen Anwalt und Mandant, die Gesprächsnotizen und ganz allgemein alle Aktenstücke, egal über welchen Kanal sie ankommen.
Reicht ein geteilter Online-Ordner, um die Unterlagen zu schützen?
Er ermöglicht das Teilen, trennt aber nicht immer die Mandanten, datiert keine Uploads und hängt von einem Anbieter ab. Ein Tresor pro Mandant auf Ihrem Server beantwortet die Fragen einer Prüfung viel einfacher.
Wie belege ich das Eingangsdatum eines Dokuments?
In Client Vault wird jeder Upload im Tresor datiert und im versiegelten Aktivitätsprotokoll erfasst: Eine nachträgliche Änderung wird erkannt.
Wo werden die Unterlagen mit Client Vault aufbewahrt?
Auf Ihrem eigenen Server, bei dem Hoster und in dem Land Ihrer Wahl. Die Dateien sind dort mit AES-256 verschlüsselt.
Wie gebe ich einem Mandanten seine Akte zurück?
Sie exportieren seinen Tresor als ZIP-Archiv und archivieren ihn danach im Nur-Lese-Modus.
