HR / Recruiting / Headhunting
Recruiter, Headhunter: Ihre Finalisten springen nicht mehr ab, Ihre Kandidaten haben keine Zweifel mehr.
Jeder Lebenslauf empfangen, validiert, mit Zeitstempel versehen. Auf Ihrem Server, in Ihrem Land, unter Ihrer Marke. DSGVO-konform für Kandidaten, 100 % souverän.
Für Ihre Kunden
- Verschlüsselter privater Bereich
- Schritt-für-Schritt-Prozess
- Rechtssichere Bewertungen mit Zeitstempel
Für Ihre Kanzlei
- Protokoll & Pipeline-Statistiken
- Delegierung an Personalvermittler
- Steuerung mehrerer Mandate
Dienstag 22:08 Uhr
Ihr Dienstag 22:08 Uhr. Vierte Aufforderung zum Angebot.
„Schicken Sie mir das Angebot?“ Zum vierten Mal diese Woche. Sasha, Ihr CTO-Finalist, wartet seit 5 Tagen auf das Angebot. Aurora wird das Rennen verlieren.
Ihre Angebote werden über geteilte Laufwerke verschickt, Ihre Kandidaten erhalten öffentliche Links, und Ihr ATS speichert sensible Lebensläufe auf Servern außerhalb der EU. Die DSGVO-Konformität bei Kandidatendaten wird dabei ignoriert.
Was wäre, wenn jedes Dokument in einem verschlüsselten Tresor auf IHREM Server landen würde – zeitgestempelt, nachvollziehbar und rechtssicher?
Vorher / Nachher
Sie stellen 18 k€ pro Einstellung in Rechnung. Sie verlieren 1 Finalisten pro Monat, weil Sie Dokumenten hinterherlaufen.
Vier stille Lecks entstehen, wenn der Kandidatenprozess nicht strukturiert ist. Hier sehen Sie, was sie kosten — und was Client Vault behebt, ohne schwerfällige ATS oder schmerzhafte Migrationen.
Heute · ohne strukturiertes Archiv
Der Alltag, der Ihre Mandate auffrisst
- 30 E-Mails « Haben Sie das unterschriebene Angebot? » pro Woche — 5 Stunden nicht abrechenbare Zeit.
- Kandidaten-Lebensläufe außerhalb der EU auf Drive — DSGVO-Risiko.
- Keine rechtssichere Nachweise über den Versand von Angeboten oder Ablehnungen.
- Geteiltes Drive für Rekrutierungen im Wert von 18 000 € — unseriöses Kanzlei-Image.
Mit Client Vault · strukturierte Unterlagen
Die Kanzlei, die vermittelt, statt nur zu jagen
- Engagement-Journal für Kandidaten — Sie sehen alles und wissen, wer zusagt.
- AES-256-Tresor auf IHREM Server, in IHREM Land.
- Audit mit Zeitstempel auf die Millisekunde genau — Angebote, Ablehnungen, Freigaben.
- URL cabinet-verbier.fr, Ihre Corporate Identity, Ihr Logo.
Der strukturierte Prozess
Ihre HR-Mandate, strukturiert vom Briefing bis zur Einstellung.
Jedes Mandat wird zu einem visuellen Pfad. Der Kandidat weiß jederzeit, wo er steht. Das Audit mit Zeitstempel bildet automatisch den Nachweis für die DSGVO. Sie akquirieren, das System erledigt den Rest.
T0
Brief & Mandat
Der Mandant öffnet seinen Bereich. Briefing, Stellenbeschreibung, Vertrag, Bankverbindung für die Anzahlung – alles liegt in einem verschlüsselten Tresor auf Ihrem Server, mit Zeitstempel versehen.
Sourcing
Strukturierter Prozess
Der Mandant validiert Longlist, Shortlist und Finalisten. Sie bewerten. Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert.
Auto · T+3
Gesteuerte Erinnerungen
Fehlt eine Validierung seit 3 Tagen? Automatische E-Mail. 7 Tage? Benachrichtigung in Ihrem Dashboard. Kein Finalist geht mehr verloren.
Einstellung
Onboarding + Archivierung
Unterschriebene Zusage: vollständiger Export mit Zeitstempel (Briefing, Bewertungen, Vertrag), Nachweis der DSGVO-Konformität des Kandidaten, Archivierung im Tresor. Die Daten verbleiben bei Ihnen.
In der Praxis: Sie konfigurieren einmalig Ihren Standardprozess (Führungskraft, Angestellte, Freelance, Executive). Diesen nutzen Sie für die nächsten 100 Mandate wieder.
Drei Säulen der Kanzlei
Auf Mandantenseite. Auf Kanzleiseite. Auf Ihrem Server.
16 Kanzlei-Funktionalitäten, gegliedert in 3 ergänzende Säulen. Klicken Sie, um die Details zu erkunden. Alles läuft auf Ihrer Domain, unter Ihrer Marke, in einem verschlüsselten Tresor.
Die Kundenerfahrung einer Premium-Kanzlei, in 3 Minuten bereitgestellt.
Der Kunde meldet sich an, legt Dokumente ab, unterschreibt und verfolgt den Fortschritt. Alles in einem verschlüsselten privaten Bereich unter Ihrer Kanzleimarke.
01
Verschlüsselter privater Bereich
4 Reiter: Dokumente, Datenblätter, Links, Notizen. AES-256 auf Ihrem Server.
02
Visuelle Akte
Der Mandant sieht abgeschlossene Phasen, eingereichte Dokumente und den nächsten Schritt. Kein Vergessen mehr.
03
Replays + Kalender
Videokonferenzen 90 Tage gespeichert, Termine für Audienzen und Closings integriert (Zoom, Whereby, Meet).
04
Privater Austausch pro Schritt
Gezielte Fragen pro Meilenstein, Kundenbereich für mandantenübergreifende Akten.
05
Erreichte Meilensteine (Badges)
Visuelle Darstellung: KYC validiert, Sorgfaltspflichten erfüllt, Dokument unterzeichnet. Für langwierige Mandate.
06
Statistiken pro Akte
„22/24 Dokumente, 100 % der Fristen eingehalten“. Zeigt die Sorgfalt der Kanzlei.
Das Steuerungstool, das Anwälten ermöglicht, zu plädieren, statt zu verwalten.
Sieben Back-Office-Funktionen, verknüpft mit täglichen Management-Entscheidungen. Status jeder Akte auf einen Blick. Konfigurierbarer Mitarbeiterzugriff.
07
Journal pro Akte
Kunden-Engagement-Score, eingehaltene Fristen, ausstehende Dokumente. Identifizieren Sie Verzögerungen bereits ab Tag 4.
08
Kanzlei-Statistiken
Entscheidungshilfe: durchschnittliche Bearbeitungsdauer nach Vorgangsart, Arbeitslast pro Partner, am häufigsten vergessene Dokumente.
09
Automatisierung
Ankündigungen, Terminkalender/Besprechungen, Dokumenten-Erinnerungen, Webhook + API REST (17 Events). Schließen Sie Ihre Kanzlei-Software an.
10
Konfigurator für Standardvorgänge
Abtretung, Scheidung, Nachlass, Rechtsstreitigkeiten, Mietverträge. Einmal eingerichtet, 100-mal wiederverwendet.
11
5 kombinierbare Validierungsmethoden
Upload, Drittvalidierung, Quiz, Termin, Anwesenheit — eine echte Beweiskette, kein einfaches „Gelesen“.
12
Delegierung an Mitarbeiter
Capability cv_manage_vault — jeder Partner, Mitarbeiter oder Praktikant hat seinen eigenen Aufgabenbereich. Admin-Farben gemäß Ihrer Corporate Identity.
13
LMS-Import
LearnDash, Tutor LMS — verknüpfen Sie interne Schulungsmodule mit dem Kunden-/Mitarbeiterpfad. Compliance gemäß Carcen.
Deontologische Säule · das Herzstück der Entscheidung
Sie mieten keine Cloud. Sie bauen das digitale Erbe der Kanzlei auf.
Secib Cloud speichert Ihre Unterlagen bei Septeo. Jarvis bei Wolters Kluwer. Dropbox Business außerhalb der EU. Mit Client Vault bleiben Ihre Unterlagen bei Ihnen. Der Verschlüsselungsschlüssel liegt auf Ihrem Server, nicht bei uns. Der Softwarehersteller sieht NICHTS. Open Source (GPL), prüfbar.
14
Die Kanzleimarke
Der Mandant sieht cabinet-verbier.fr/candidats/sasha-rivière. Ihr Corporate Design, Ihr Auftritt. Kein « powered by », keine Tracking-Pixel.
15
Deontologischer Kern
Volle Souveränität
- Host Ihrer Wahl: OVH, Infomaniak, o2switch oder privater Kanzlei-Server.
- Standort Ihrer Wahl: Frankreich, EU oder lokaler Kanzlei-Server.
- Volle Eigentümerschaft: Kein Mietmodell, kein SaaS.
- Kein Einblick für den Hersteller: Keine Telemetrie, kein Fernzugriff, keine Backdoor. Der Schlüssel liegt bei IHNEN.
- Artikel 66-5 nativ respektiert — das Berufsgeheimnis bleibt unter Ihrer Kontrolle.
16
Sicherheit auf Bankenniveau
AES-256-CBC, HMAC-SHA256, Tokens für die 5-minütige Einmalverwendung, .htaccess-Härtung, Rate Limiting (20 DL/Min), sichere Löschung. Das von Ihrer Berufsordnung geforderte Niveau.
Warum nicht LinkedIn Talent oder Welcome to the Jungle?
LinkedIn hostet Ihre Kandidaten in Dublin. Client Vault hostet sie bei Ihnen.
Klassische Kanzlei-Software (PGI)
LinkedIn Talent · Welcome to the Jungle · Greenhouse · Workable
- ≈ 9 000 €/Jahr für 5 Nutzer (LinkedIn Talent)
- Hosting beim Anbieter (USA / Irland)
- URL cabinet.linkedin.com/talent — nicht Ihre eigene
- Eingeschränktes Webhook oder unzureichende API
Client Vault · auf Ihrer Website
Ihr Kanzlei-Tresor
- 299 / 599 € — Einmalzahlung, unbegrenzte Dossiers
- Hosting auf IHREM Server (Frankreich/EU)
- URL cabinet-bertrand.fr/clients/m-bertrand
- Artikel 66-5 + Webhook + REST API
LinkedIn Talent für 9 000 €/Jahr. Client Vault Pro: 599 € Einmalzahlung, unbegrenzt viele Kunden. ROI ab dem 1. Monat.
39 ausgestattete HR-Kanzleien
Ihre Premium-Kandidaten vergleichen nicht mehr mit anderen Kanzleien.
Anfangs war ich skeptisch — wir hatten ja LinkedIn Talent. Dann erhielt ich keine „Schicken Sie mir das Angebot?“-Anfragen mehr. Meine Finalisten sagten: „Endlich eine professionelle Kanzlei.“ Unsere Durchlaufzeit hat sich halbiert.
Das RGPD-Argument hat meine Unternehmenskunden überzeugt. Finalisten-Lebensläufe sollten niemals über Drive laufen. Mit Client Vault sind sie auf unserem OVH-Server in Frankreich verschlüsselt.
Executive Search ist eine vertrauliche Angelegenheit — familiäre Situationen, Gegenangebote, Referenzen. Ich konnte es nicht mehr ertragen, dass dies über ein Drive lief, bei dem ich keine Kontrolle habe. Hier behalte ich die volle Kontrolle.
Ich bin von Workable migriert (89 €/Nutzer/Monat × 5 = 5 340 €/Jahr). Client Vault Pro: 599 € einmalig. Ersparnis im 1. Jahr: 4 741 €.
Was mich überzeugt hat, ist die Delegation: Jeder Sachbearbeiter hat seinen eigenen Verantwortungsbereich. Meine Assistentin kann Termine planen, ohne auf vertrauliche Notizen zugreifen zu können.
Das zeitgestempelte Audit-Logbuch hat mich gerettet. Ein Bewerber bestritt, seine Ablehnung erhalten zu haben. Ich habe den Export in 30 Sekunden erstellt: Versand um 14:22 Uhr, gelesen um 14:47 Uhr. Damit war der Rechtsstreit beendet.
Ihr nächstes Mandat verdient
einen DSGVO-konformen Datentresor.
20 Minuten für die Installation. 3 Testmandate. Sie sehen, wie das Audit zeitgestempelt wird, sich das Logbuch füllt und Ihre Kandidaten Dateien hochladen. Danach entscheiden Sie.
Launch-Angebot – endet am 15. September
Einmal zahlen. Lebenslang.
Bis zu 4× mehr Websites.
Das komplette Client Vault, inklusive Teamverwaltung, bei Ihnen installiert.
Zum Starten
Pro Team · 3 sites
Für Selbstständige, die ihre ersten Kunden verwalten.
3Websiteslebenslang
−50 % zum Launch
999 €statt 1 999 €
- Alles aus SOLO + PRO inklusive, plus:
- 3 Websites
(statt 1)unter der URL Ihrer Wahl - Unbegrenzte Kunden pro Tresor
- Team-Modus für Admins
- Team-Modus für Nutzer
- Lebenslange Lizenz · keine Verlängerung
- Updates GESCHENKT AUF LEBENSZEIT (Launch-Aktion)
- Skriptgesteuerte Journeys (1:1, Gruppe, Collection, Tunnel)
- REST-API + unbegrenzte Webhooks
- Technischer Support
Zum Ausrollen
Pro Team · 30 sites
Um Client Vault bei Ihren Kunden als White-Label zu installieren.
30Websiteslebenslang
10 Websites ×3 zum Launch
1 999 €Einmalzahlung
- Alles aus SOLO + PRO inklusive, plus:
- 30 Websites
(statt 10)unter der URL Ihrer Wahl - Unbegrenzte Kunden pro Tresor
- Team-Modus für Admins
- Team-Modus für Nutzer
- Lebenslange Lizenz · keine Verlängerung
- Updates GESCHENKT AUF LEBENSZEIT (Launch-Aktion)
- Skriptgesteuerte Journeys (1:1, Gruppe, Collection, Tunnel)
- REST-API + unbegrenzte Webhooks
- Technischer Support
★ Am häufigsten gewählt
Große Skalierung
Pro Team · 100 sites
Für Reseller und Kanzleien, die grenzenlos ausrollen.
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25 Websites ×4 zum Launch
2 999 €statt 9 999 €
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FAQ unter Kollegen
Echte Fragen von Kollegen. Echte Antworten.
Sind die Mitarbeiterdaten DSGVO-konform?
Ja. AES-256-CBC-Verschlüsselung im Ruhezustand, gehostet auf IHREM WordPress-Server. Der Verschlüsselungsschlüssel befindet sich auf Ihrem Server (Berechtigungen 600). Keine Telemetrie, kein Fernzugriff. Zeitgestempelter Audit-Trail für DPO-Verpflichtungen. Kompatibel mit DSGVO Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung) und der Vertraulichkeitsverpflichtung bei Gehaltsdaten.
Ich nutze bereits Lucca, Bodet oder ADP. Warum sollte ich Client Vault hinzufügen?
Lucca / Bodet / ADP verwalten Ihre Gehaltsabrechnungen, Urlaube und Mitarbeitergespräche. Keines dieser Systeme ist für den Dokumentenaustausch mit dem Endmitarbeiter konzipiert, wenn es um Verträge, Nachträge oder sensible Nachweise geht. Client Vault adressiert genau diesen Bereich, ohne in Ihr HRIS einzugreifen. Webhook + REST-API stehen zur Verfügung, falls Sie alles vernetzen möchten.
Werden meine Mitarbeiter, die weniger digital affin sind, damit zurechtkommen?
Der Zugang erfolgt über einen einfachen sicheren Link, der per E-Mail oder geschäftlicher SMS versendet wird. Es muss kein Passwort erstellt und keine App installiert werden. Mehrere HR-Abteilungen berichten, dass ihre gewerblichen Mitarbeiter / Mitarbeiter über 50 den Tresor nach 2-3 Nutzungen ohne Unterstützung bedienen können.
Wer sieht die Gehaltsabrechnungen auf Seiten des Anbieters?
Niemand. Die Abrechnungen werden mit AES-256 auf Ihrer Festplatte verschlüsselt. Der Anbieter hat keinerlei Zugriff. Der Quellcode ist offen (GPL) und überprüfbar. Ihre Daten verlassen niemals Ihren Server — im Gegensatz zu Workday, ADP oder Lucca, wo Ihre Gehaltsdaten den Server des Anbieters durchlaufen.
Kann ich von Lucca oder einem geteilten HR-Laufwerk migrieren?
Ja. Ein Begleitskript für den Import überträgt bestehende Mitarbeiterakten. Das Support-Team unterstützt Sie bei den ersten Migrationen ohne zusätzliche Kosten im Rahmen des Pro-Supports.
Wo werden die Daten meiner Mitarbeiter gehostet?
Auf Ihrem eigenen WordPress-Server, bei dem Hoster Ihrer Wahl und in dem Land Ihrer Wahl. Wenn Ihr Hoster in Frankreich (OVH, o2switch, Ikoula, Infomaniak) ansässig ist, verbleiben die Mitarbeiterdaten in Frankreich – eine fast systematische Anforderung von CSE und DPO.
Wie kann ich Aufgaben an meine Lohnbuchhalter / HR-Juristen delegieren?
Das Plugin stellt die Capability cv_manage_vault bereit. Sie weisen diese über die WordPress-Rollen jedem Sachbearbeiter zu. Jeder hat seinen eigenen Zuständigkeitsbereich (standardmäßig: alle Akten; Einschränkungen pro Mitarbeiter-Tag optional). Interne Notizen bleiben der Personalabteilung vorbehalten.
Was passiert, wenn Client Vault morgen nicht mehr existiert?
Ihre Daten bleiben intakt auf Ihrem Server. Der Quellcode ist offen (GPL). Ihre Akten, Exporte und Audit-Protokolle sind unabhängig vom Plugin. Kein Risiko der Abhängigkeit, im Gegensatz zu Workday oder ADP.