Email & CRM
Gebrandete Benachrichtigungen,
FluentCRM-Automatisierungen.
Drei spezifische Funktionen: 37 gebrandete transaktionale E-Mail-Vorlagen, die mit dem Plugin geliefert werden, native Integration in FluentCRM-Automatisierungen (2 Aktionen + 7 Trigger) sowie ein Webhook-Gateway zur Anbindung jedes anderen CRM-Systems.
Schicht 1 — Interne E-Mails
37 gebrandete E-Mail-Vorlagen,
mit dem Plugin geliefert.
Jede kritische Aktion im Kundenverlauf löst eine anpassbare transaktionale E-Mail aus. Navy-Gold-Layout, automatisch ausgefüllte Variablen, integriertes A/B-Testing, vollständige Historie. Alles wird von Ihrem Server über Standard-wp_mail() von Ihrer Domain aus versendet.
01
Dokumente (4 Vorlagen)
Neues Dokument hochgeladen · Dokument gelöscht · Kundendownload · Kundenansicht. Der Kunde wird über jede Bewegung SEINER Dateien benachrichtigt, niemals über die anderer.
02
Karten & Links (3 Vorlagen)
Neue Informationskarte · Geteilter Link · Kartenänderung. Ideal für die Übermittlung von Zoom-Zugängen, Zusammenfassungen oder Merkzetteln.
03
Einbettungen & Medien (3 Vorlagen)
Neues Video / Podcast / Einbettung · Löschen einer Einbettung · Aktualisierung. Ihre Medien wecken Aufmerksamkeit zum richtigen Zeitpunkt, Ihr Video-ROI steigt.
04
Notepad (3 Vorlagen)
Neuer Notizblock · Aktualisierung · Löschung. Die Konversation rund um das Dossier bleibt lebendig, auch wenn der Kunde nicht eingeloggt ist.
05
Kommentare (2 Vorlagen)
Neuer Kommentar (Admin → Kunde) · Neuer Kommentar (Kunde → Admin). Die asynchrone Diskussion reißt nicht ab, jede Nachricht wird rechtzeitig gemeldet.
06
Dossiers (4 Vorlagen)
Neues Dossier · Deadline nähert sich · Deadline überschritten · Dossier abgeschlossen. Vorausschau auf Kundenseite bedeutet weniger Rückfragen Ihrerseits.
07
Kundenlebenszyklus (3 Vorlagen)
Willkommen · Archivierung · Dearchivierung. Onboarding und Abschluss von Aufträgen bleiben herzlich, auch wenn Sie keine Zeit für eine persönliche Anpassung haben.
08
Tags (2 Vorlagen)
Tag zugewiesen · Tag entfernt. Für interne Workflows (Eskalation, Team, manuelle Segmentierung).
09
Batch (2 Vorlagen)
Admin-Batch · Kunden-Batch. Um Sammelvorgänge anzukündigen, ohne 30 E-Mails zu versenden.
10
Sicherheit & Quoten (4 Vorlagen)
Sicherheitswarnung · Monatlicher Sicherheitsbericht · Warnung Speicherquote 80 % · Defekte Links erkannt. Solide Haltung, beruhigende Transparenz.
11
Prozess (2 Vorlagen · Pro)
Prozessschritt · Prozess-Unterschritt. Benachrichtigungen bei jedem erreichten Meilenstein, Badge bei jedem Schritt (25 / 50 / 75 / 100 %).
12
Ankündigungen (1 Vorlage)
Verbreitung einer globalen Ankündigung (E-Mail-Pendant zu einer In-App-Meldung). Um inaktive Nutzer zu erreichen.
Wrapper Navy + Gold
Premium-Layout direkt aus dem Posteingang: Hero-Header, Chip, Banner, CTA-Button. Bannerfarbe je nach Typ (Info, Erfolg, Warnung, Kritisch).
Automatisch ersetzte Variablen
{site_name}, {client_name}, {file_name}, {parcours_name}… werden zum Zeitpunkt des Versands eingefügt. Systematische Personalisierung ohne manuelle Fehler.
Integriertes A/B-Testing
cv_email_ab_config: zwei Betreff-/Inhaltsvarianten, Split in %, definierte Zielgruppe. Faktische Optimierung jeder wichtigen E-Mail.
Rechtssichere Historie
Tabelle cv_email_history: Betreff, Inhalt, Empfänger, Variante, Zeitstempel, Erfolg. Versand mit einem Klick wiederholen. Rechtssicherer Versandnachweis. Kundenservice in 5 Sekunden.
Granulare Präferenzen
Master-Toggle für Kunden + 5 detaillierte Toggles (Upload, Ansicht, Download, Kommentar, Archiv). Master-Toggle für Admins + 7 Toggles + Empfänger für Benachrichtigungen (Admin/Kunde/Beide).
Versanddomain: Ihre eigene
Alle E-Mails werden standardmäßig via wp_mail() versendet. Sie behalten die Kontrolle über SMTP (FluentSMTP, SendGrid, Mailgun, Postmark…), Zustellbarkeit und SPF/DKIM-Header. Keine Daten laufen über uns.
Ebene 2 — FluentCRM-Automatisierungen
Ihre FluentCRM-Automatisierungen
reagieren in Echtzeit auf den Kundenpfad.
Client Vault stellt 2 Aktionen und 7 Pfad-Trigger in FluentCRM-Automatisierungen bereit. Sie erstellen Ihre Workflows in FluentCRM, und diese reagieren auf jedes Ereignis im Kundenpfad. FluentCRM weist Tags zu, segmentiert und versendet eigene Marketing-E-Mails — nicht Client Vault.
2 Aktionen in den Funnel Builder integriert
Eine FluentCRM-„Aktion“ ist ein Baustein, den Sie per Drag-and-Drop in eine visuelle Automatisierung ziehen. Diese zwei Blöcke sind nativ in FluentCRM verfügbar, sobald Client Vault installiert ist.
Aktion
In einen Pfad einschreiben
Wenn FluentCRM einem Kontakt das Tag „Onboarding abgeschlossen“ zuweist, kann diese Aktion automatisch folgen, um ihn in den gewünschten Client Vault-Pfad einzuschreiben.
Aktion
Aus einem Pfad austragen
Das Gegenstück zur vorherigen Aktion. Wenn ein Kontakt als „Churn“ oder „Pause“ markiert wird, entfernt die FluentCRM-Automatisierung ihn ordnungsgemäß aus dem Client Vault-Pfad.
7 Pfad-Trigger, die Ihre Automatisierungen starten
Ein FluentCRM-Trigger ist ein Ereignis, das eine Automatisierung startet. Diese 7 Parcours-Trigger sind nativ direkt nach der Installation verfügbar. Sie entscheiden in FluentCRM, was als Nächstes geschieht (einen Tag anwenden, zu einer Liste hinzufügen, eine Marketing-E-Mail senden, X Tage warten usw.).
Trigger
Kunde in einen Parcours eingeschrieben
cv_fluentcrm_parcours_enrolled. Ideal für: Start einer Willkommenssequenz, Tagging des Kontakts, Hinzufügen zu einer Liste „Phase 1“.
Trigger
Kunde aus einem Parcours ausgetragen
cv_fluentcrm_parcours_unenrolled. Ideal für: Auslösen einer Feedback-Sequenz, Entfernen des Tags „aktiv“, Senden einer Abschieds-E-Mail.
Trigger
Parcours abgeschlossen
cv_fluentcrm_parcours_completed. Ideal für: Senden des Diploms/Zertifikats, Anfordern einer Bewertung, Anbieten eines Upsells, Tagging als „Alumni“.
Trigger
Schritt abgeschlossen
cv_fluentcrm_step_completed. Ideal für: Glückwünsche bei jedem Schritt, Vorschlagen einer Ergänzung, Segmentierung nach Fortschritt.
Trigger
Schritt-Feedback hinterlassen
cv_fluentcrm_step_feedback. Ideal für: Kunden bedanken, bei negativem Feedback eskalieren, Tag für die Überarbeitung der pädagogischen Inhalte setzen.
Trigger
Meilenstein erreicht
cv_fluentcrm_milestone. Ausgelöst bei 25 / 50 / 75 / 100 %. Ideal für: Feiern, ein Goodie versenden, um ein Zwischenfazit bitten.
Trigger
Schutzmaßnahme bestätigt
cv_fluentcrm_guard_approved. Ideal für: Bestätigung, dass die Bedingung erfüllt ist, Tag „validiert X“ setzen, zur nächsten Phase der FluentCRM-Sequenz übergehen.
Ebene 3 — Weitere CRM
ActiveCampaign, HubSpot, Brevo, Mailchimp…
via signierte Webhooks.
Keine native Integration für andere CRM (bewusst gewählt — wir bevorzugen EINE exzellente Integration mit FluentCRM gegenüber einem Dutzend oberflächlicher Lösungen). Aber Client Vault bietet 28+ HMAC SHA-256 signierte Webhooks + eine vollständige REST-API, mit denen jedes Drittanbieter-CRM verbunden werden kann — entweder direkt oder über einen Orchestrator.
Eingehender Webhook CRM-seitig
Falls Ihr CRM eingehende Webhooks unterstützt (ActiveCampaign, HubSpot, Brevo, Mailchimp via Zapier-Zwischenschritt, ConvertKit, Klaviyo usw.), können Sie die mehr als 28 Client Vault-Events mit CRM-Aktionen verknüpfen (Tag zuweisen, zur Liste hinzufügen, Automatisierung auslösen, transaktionale E-Mails senden).
Via Zapier / Make / n8n
Für CRMs ohne einfache Webhook-Schnittstelle oder bei komplexeren Anforderungen (Datentransformationen, bedingte Verzweigungen) nutzen Sie einen Orchestrator. Es gibt keinen offiziellen Zapier-Connector für Client Vault (nichts erfinden), verwenden Sie stattdessen die generischen Webhooks.
REST-API für Ihre Entwickler
Falls Ihre IT-Abteilung Client Vault aus einer hauseigenen Softwareumgebung anbinden möchte (Benutzerbereitstellung, Reverse-Sync, BI), steht die REST-API mit 4 Verben zur Verfügung. Authentifizierung via Bearer Token oder X-CV-API-Key.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wird FluentCRM für die Nutzung von Client Vault benötigt?
Nein. Ebene 1 (37 transaktionale E-Mails) funktioniert mit dem Standard-wp_mail() ohne zusätzliches CRM. FluentCRM ergänzt Ebene 2 (Marketing-Automatisierungen), bleibt jedoch optional.
Werden meine E-Mails von Ihrem Server versendet?
Nein. Die 37 E-Mail-Vorlagen verwenden den Standard wp_mail()-Befehl, der von IHREM Server aus versendet wird. Sie behalten die volle Kontrolle über SMTP (FluentSMTP, SendGrid, Mailgun, Postmark etc.), die Zustellbarkeit sowie SPF/DKIM-Header. Es werden keinerlei Daten über uns übertragen.
Kann ich die E-Mails von Client Vault deaktivieren und alles über FluentCRM abwickeln?
Ja. Der Master-Schalter cv_email_notifications auf Admin-Seite sorgt für Funkstille bei Client Vault. Stattdessen konfigurieren Sie Ihre eigenen Marketing-E-Mails in FluentCRM, die durch die 7 Journey-Trigger ausgelöst werden. Dies ist die bevorzugte Methode erfahrener Anwender, die eine 100%ige Kontrolle über ihre E-Mail- und Marketing-Ebene wünschen.
Warum ist nur FluentCRM tief integriert?
Wir verfolgen den Ansatz, eine einzige exzellente Integration anzubieten, statt zehn oberflächliche. FluentCRM ist kostenlos, bietet eine exzellente Code-Qualität und der Funnel Builder deckt alle Anwendungsfälle ab. Für andere CRM-Systeme ermöglichen die über 28 Webhooks und die REST-API eine Anbindung innerhalb weniger Stunden.
Kann der Kunde alle Benachrichtigungen deaktivieren?
Ja. Der Master-Schalter cv_email_notifications in seinem Profil führt zur vollständigen Stummschaltung. Alternativ kann er eine fein abgestimmte Konfiguration vornehmen: 5 granulare Schalter (Upload, Ansicht, Download, Kommentar, Archiv). DSGVO-freundliche Konfiguration.
Sind die FluentCRM-Trigger in der Solo-Edition verfügbar?
Nein. Die 7 Parcours-Trigger erfordern die Pro-Edition (die Parcours beinhaltet). In der Solo-Edition haben Sie Zugriff auf die für den Tresor bestimmten Transaktions-E-Mails, jedoch nicht auf die FluentCRM-Trigger, da diese an das Parcours-System gebunden sind.
Bereit zum Verbinden
Ihre Tools sind bereit.
Client Vault bringt sie in Bewegung.
Launch-Angebot – endet am 15. September
Einmal zahlen. Lebenslang.
Bis zu 4× mehr Websites.
Das komplette Client Vault, inklusive Teamverwaltung, bei Ihnen installiert.
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- Team-Modus für Admins
- Team-Modus für Nutzer
- Lebenslange Lizenz · keine Verlängerung
- Updates GESCHENKT AUF LEBENSZEIT (Launch-Aktion)
- Skriptgesteuerte Journeys (1:1, Gruppe, Collection, Tunnel)
- REST-API + unbegrenzte Webhooks
- Technischer Support
Zum Ausrollen
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(statt 10)unter der URL Ihrer Wahl - Unbegrenzte Kunden pro Tresor
- Team-Modus für Admins
- Team-Modus für Nutzer
- Lebenslange Lizenz · keine Verlängerung
- Updates GESCHENKT AUF LEBENSZEIT (Launch-Aktion)
- Skriptgesteuerte Journeys (1:1, Gruppe, Collection, Tunnel)
- REST-API + unbegrenzte Webhooks
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