Il segreto professionale copre ogni documento della pratica, qualunque strada abbia preso per arrivare fino a voi. Ecco i sette punti che vi permettono di dimostrarlo con calma, e come una cassaforte installata da voi li risolve in un colpo solo.
Il controllo del vostro studio si avvicina. Sapete che vi chiederanno come proteggete i documenti che i vostri clienti vi inviano. Per email, su WhatsApp, in quella cartella condivisa aperta l’anno scorso per un’emergenza.
State tranquilli: la domanda è semplice, e la risposta può esserlo altrettanto. Basta sapere dove sono i vostri documenti, chi li vede, e poterlo mostrare.
Cosa dice esattamente l’articolo 66-5
« […] la corrispondenza scambiata tra il cliente e il suo avvocato […] gli appunti dei colloqui e, più in generale, tutti i documenti della pratica sono coperti dal segreto professionale. »
Articolo 66-5 della legge n. 71-1130 del 31 dicembre 1971
La parola « documento » è ampia, ed è voluto. Copre il PDF inviato dal vostro cliente, la scansione fatta in studio, i vostri appunti dei colloqui e la tabella cronologica preparata per le vostre conclusioni.
Il testo non vi impone alcun software. Vi affida una responsabilità: scegliere uno strumento che protegga questi documenti dall’inizio alla fine della pratica. È questa scelta che dovete saper spiegare.
I 7 punti che rendono il vostro studio sereno davanti al controllo
1. Sapete chi ha avuto accesso a cosa
Per ogni pratica ritrovate chi ha caricato, consultato o scaricato un documento, e quando. Un registro datato, affidabile, che nessuno può ritoccare di nascosto.
2. Ogni cliente ha il suo spazio
I documenti di un cliente restano sempre separati da quelli degli altri. Ogni cliente vede la sua pratica, e solo quella.
3. Conoscete la data di ricezione
Quando un cliente carica un documento, la data di caricamento viene registrata. Sapete cosa è arrivato, e quando.
4. I file sono cifrati sul disco
La cifratura durante il trasferimento è solo l’inizio. Ciò che conta è il file che resta sul server. Deve essere cifrato anche lui.
5. La durata di conservazione è sotto controllo
Il GDPR chiede di conservare i dati solo per il tempo necessario. A fine pratica archiviate o cancellate, secondo i vostri obblighi.
6. I vostri documenti restano sotto la vostra giurisdizione
Un software sviluppato negli Stati Uniti può essere soggetto a una richiesta di accesso delle autorità americane in base al CLOUD Act. Una cassaforte installata sul vostro server, presso un hosting del vostro paese, vi lascia padroni dei vostri dati.
7. Restituite la pratica in pochi clic
Il vostro cliente può chiedervi i suoi documenti in qualsiasi momento. Dovete poterglieli restituire in un formato leggibile, in pochi minuti.
Perché una cassaforte installata da voi spunta tutte e sette le caselle
Quando la cassaforte gira sul vostro WordPress, controllate il server, l’hosting e il paese. I sette punti diventano impostazioni che gestite voi, invece di promesse di un fornitore lontano.
È ciò che fa Client Vault, una cassaforte digitale sicura che installate e di cui restate proprietari.
- Una cassaforte per ogni cliente, con le sue pratiche e i suoi documenti.
- File cifrati in AES-256 appena arrivano sul vostro server.
- Un registro delle attività sigillato: ogni caricamento, consultazione e download è datato, e una modifica successiva si vede.
- Richieste di documenti con scadenza e solleciti automatici.
- Un export ZIP della cassaforte, poi l’archiviazione in sola lettura.
Per la raccolta quotidiana, ho descritto il metodo in questo articolo sulla raccolta dei documenti delle vostre pratiche.
Siete un’agenzia WordPress?
Preparare uno studio al controllo è un incarico concreto e fatturabile: hosting, messa in sicurezza, configurazione della cassaforte con l’immagine dello studio, formazione del team. Trovate tutti i dettagli nella pagina avvocati e notai.
Tre azioni da avviare già questo mese
- Fate l’inventario. Annotate dove si trovano i documenti delle vostre ultime dieci pratiche.
- Individuate il punto più esposto. Spesso è il documento ricevuto su WhatsApp o per email.
- Cambiate canale per la prossima pratica. Non tutte, solo la prossima. Vedrete la differenza già dalla prima settimana.
Cosa non fa Client Vault
Siamo sinceri. Client Vault non gestisce la firma elettronica qualificata e non sostituisce il vostro gestionale di studio per la fatturazione. Si occupa degli scambi e dei documenti con i vostri clienti.
È anche un plugin di vostra proprietà: il vostro sito richiede aggiornamenti e backup. Con un’agenzia di fiducia è semplice.
Il prossimo passo
Client Vault per gli avvocati
Una pratica pronta per il controllo, ogni giorno dell’anno
In videochiamata vi mostro la cassaforte, il registro delle attività e l’export, e vediamo insieme cosa serve al vostro studio.
- La cassaforte vista dal vostro cliente
- Il registro delle attività
- L’export della pratica
- Le vostre domande sull’hosting
Domande frequenti
Cosa copre l’articolo 66-5 della legge francese del 1971?
La corrispondenza tra l’avvocato e il suo cliente, gli appunti dei colloqui e, più in generale, tutti i documenti della pratica, qualunque sia il canale da cui arrivano.
Una cartella condivisa online basta per proteggere i documenti?
Permette di condividere, ma non sempre separa i clienti, non data i caricamenti e dipende da un fornitore. Una cassaforte per cliente, sul vostro server, risponde in modo più semplice alle domande di un controllo.
Come dimostrare la data di ricezione di un documento?
In Client Vault ogni caricamento è datato nella cassaforte e annotato nel registro delle attività, che è sigillato: una modifica successiva viene rilevata.
Dove sono conservati i documenti con Client Vault?
Sul vostro server, presso l’hosting e nel paese che scegliete voi. I file sono cifrati in AES-256.
Come restituire la pratica a un cliente?
Esportate la sua cassaforte in un archivio ZIP, poi la archiviate in sola lettura.
