Secretul profesional acoperă fiecare document din dosar, indiferent de drumul pe care a ajuns la dumneavoastră. Iată cele șapte puncte care vă permit să demonstrați asta cu calm și cum un seif instalat la dumneavoastră le rezolvă dintr-odată.
Controlul cabinetului dumneavoastră se apropie. Știți că vi se va cere să explicați cum protejați documentele pe care vi le trimit clienții. Pe e-mail, pe WhatsApp, în acel folder partajat deschis anul trecut pentru o urgență.
Fiți liniștit: întrebarea este simplă, iar răspunsul poate fi la fel. Este suficient să știți unde sunt documentele, cine le vede și să puteți arăta asta.
Ce spune exact articolul 66-5
„[…] corespondența schimbată între client și avocatul său […] notițele de întâlnire și, mai general, toate documentele din dosar sunt acoperite de secretul profesional.”
Articolul 66-5 din Legea nr. 71-1130 din 31 decembrie 1971
Cuvântul „document” este larg, și este intenționat. El acoperă PDF-ul trimis de client, scanarea făcută la cabinet, notițele de întâlnire și tabelul cronologic pregătit pentru concluziile dumneavoastră.
Textul, parte din legea franceză privind profesia de avocat, nu vă impune niciun software. Vă încredințează o responsabilitate: să alegeți un instrument care protejează aceste documente de la începutul până la sfârșitul dosarului. Această alegere trebuie să o puteți explica.
Cele 7 puncte care vă aduc liniștea în fața controlului
1. Știți cine a accesat ce
Pentru fiecare dosar, regăsiți cine a încărcat, consultat sau descărcat un document și când. Un jurnal datat, fiabil, pe care nimeni nu îl poate modifica pe ascuns.
2. Fiecare client are spațiul său
Documentele unui client nu se amestecă niciodată cu ale altuia. Fiecare client își vede dosarul, și doar pe al său.
3. Cunoașteți data primirii
Când un client încarcă un document, data încărcării este înregistrată. Știți ce a sosit și când.
4. Fișierele sunt criptate pe disc
Criptarea în timpul transferului nu este suficientă. Ceea ce contează este fișierul care stă pe server. Și el trebuie să fie criptat.
5. Durata de păstrare este stăpânită
GDPR cere ca datele să fie păstrate doar cât este necesar. La finalul dosarului, arhivați sau ștergeți, în funcție de obligațiile dumneavoastră.
6. Documentele rămân sub jurisdicția dumneavoastră
Un software produs în Statele Unite poate face obiectul unei cereri de acces din partea autorităților americane în temeiul CLOUD Act. Un seif instalat pe serverul dumneavoastră, la un furnizor de găzduire din țara dumneavoastră, vă păstrează stăpân pe date.
7. Restituiți dosarul în câteva clicuri
Clientul vă poate cere documentele oricând. Trebuie să i le puteți preda într-un format lizibil, fără să pierdeți o zi întreagă.
De ce un seif instalat la dumneavoastră bifează toate cele șapte puncte
Când seiful rulează pe propriul dumneavoastră WordPress, controlați serverul, furnizorul de găzduire și țara. Cele șapte puncte devin setări pe care le controlați, nu promisiuni ale unui producător îndepărtat.
Exact asta face Client Vault, un seif digital securizat pe care îl instalați și al cărui proprietar rămâneți.
- Un seif pentru fiecare client, cu dosarele și documentele lui.
- Fișiere criptate AES-256 încă de la sosirea pe serverul dumneavoastră.
- Un jurnal de activitate sigilat: fiecare încărcare, consultare și descărcare este datată, iar orice modificare ulterioară se vede.
- Cereri de documente cu termen limită și mementouri automate.
- Un export ZIP al seifului, apoi o arhivare doar în citire.
Pentru colectarea de zi cu zi, am detaliat metoda în acest articol despre colectarea documentelor din dosare.
Sunteți o agenție WordPress?
Pregătirea unui cabinet pentru control este o misiune concretă și facturabilă: găzduire, securizare, configurarea seifului cu identitatea cabinetului, instruirea echipei. Totul este detaliat pe pagina avocați și notari.
Trei acțiuni de pornit chiar luna aceasta
- Faceți inventarul. Notați unde se află documentele ultimelor zece dosare.
- Identificați punctul cel mai expus. Este adesea documentul primit pe WhatsApp sau pe e-mail.
- Schimbați canalul pentru următorul dosar. Nu pentru toate, doar pentru următorul. Veți vedea diferența încă din prima săptămână.
Ce nu face Client Vault
Să fim sinceri. Client Vault nu oferă semnătură electronică calificată și nu vă înlocuiește software-ul de cabinet pentru facturare. El se ocupă de schimburile și documentele cu clienții dumneavoastră.
Este și un plugin pe care îl dețineți: site-ul are nevoie de actualizări și copii de siguranță. Alături de o agenție de încredere, este simplu.
Următorul pas
Client Vault pentru avocați
Un dosar pregătit pentru control, în fiecare zi a anului
Într-o întâlnire video, vă arăt seiful, jurnalul de activitate și exportul și vedem împreună ce îi trebuie cabinetului dumneavoastră.
- Seiful văzut de clientul dumneavoastră
- Jurnalul de activitate
- Exportul dosarului
- Întrebările dumneavoastră despre găzduire
Întrebări frecvente
Ce acoperă articolul 66-5 din legea franceză din 1971?
Corespondența dintre avocat și client, notițele de întâlnire și, mai general, toate documentele din dosar, indiferent de canalul prin care sosesc.
Este suficient un folder partajat online pentru a proteja documentele?
Permite partajarea, dar nu separă întotdeauna clienții, nu datează încărcările și depinde de un producător. Un seif pentru fiecare client, pe serverul dumneavoastră, răspunde mai simplu întrebărilor unui control.
Cum dovediți data primirii unui document?
În Client Vault, fiecare încărcare este datată în seif și înscrisă în jurnalul de activitate, care este sigilat: orice modificare ulterioară este detectată.
Unde sunt păstrate documentele cu Client Vault?
Pe propriul dumneavoastră server, la furnizorul de găzduire și în țara pe care le alegeți. Fișierele sunt criptate AES-256.
Cum îi predați dosarul unui client?
Exportați seiful lui într-o arhivă ZIP, apoi îl arhivați doar în citire.
