Une liste claire, une date limite et un coffre à votre nom : vos clients savent enfin quoi vous envoyer, et quand. Les pièces arrivent au bon endroit, le coffre relance pour vous, et tout reste sur votre propre serveur.
Vendredi, dix-huit heures. Vous avez gardé votre soirée pour finir les conclusions à déposer lundi. Il vous manque un seul document : le dernier avis d’imposition de votre client, demandé par mail mardi.
Vous relancez par mail. Puis par SMS. À vingt heures, vous l’appelez. Il est désolé, le papier est dans un tiroir, il vous l’envoie demain matin. En photo, de biais, sur WhatsApp.
Je vois cette scène dans presque tous les cabinets que j’accompagne. Et je vais être direct : votre client n’est pas de mauvaise foi. Il ne sait simplement pas, à un instant donné, ce que vous attendez de lui. La solution n’est donc pas de relancer plus fort. C’est de lui donner un endroit clair où déposer ses pièces.
Pourquoi les pièces d’un dossier se perdent
Le mail reste l’outil de tout le monde. Il est simple, il marche partout. Mais il n’a pas été pensé pour réunir les pièces d’un dossier. Une demande de pièces par mail, c’est une phrase au milieu d’un fil. Le client la lit, la garde « pour plus tard », et la perd sous vingt autres messages.
WhatsApp est rapide, et vos clients adorent. Seulement, la pièce reçue se mêle aux conversations privées, reste sur un téléphone, et vous n’avez aucune trace de qui l’a vue ni quand.
Drive, Dropbox et WeTransfer font très bien une chose : envoyer un gros fichier. Pour le reste, un dossier partagé devient vite un grand tiroir où plus personne ne sait ce qui est à jour.
Le point commun de ces trois outils : aucun ne dit à votre client, en un coup d’œil, ce qui manque encore à son dossier.
Un coffre fait l’inverse : chaque pièce reçue s’affiche avec sa date, et ce qui reste à fournir se voit tout de suite, pour vous comme pour votre client.
Ce que l’article 66-5 attend de vous
L’article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 couvre par le secret professionnel les échanges entre l’avocat et son client, et toutes les pièces du dossier. Le texte est clair :
« […] les correspondances échangées entre le client et son avocat […] les notes d’entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier sont couvertes par le secret professionnel. »
Article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971
En pratique, cela veut dire trois choses pour votre collecte de pièces. Vous savez où chaque pièce est conservée. Vous savez qui y a accédé. Et vous pouvez rendre le dossier complet à votre client en fin de mission. Le choix du canal de collecte fait donc partie de votre déontologie, au même titre que la fermeture de votre armoire.
J’ai détaillé le cas des messageries dans cet article sur le secret professionnel et WhatsApp.
Ce que les relances vous coûtent
Combien de temps passez-vous chaque semaine à réclamer des pièces ? Presque personne ne le mesure. Ceux qui le font sont souvent surpris : quelques heures par avocat, chaque semaine, qui ne sont facturées à personne.
Il y a aussi ce qui ne se compte pas. Les conclusions bouclées dans l’urgence au lieu d’être relues au calme. Le client qui a l’impression que son dossier traîne. La soirée du vendredi.
La bonne nouvelle, c’est que ce temps se récupère presque entièrement. Il suffit que la demande soit claire, qu’elle ait une date, et que quelqu’un d’autre que vous pense à relancer.
Les 7 critères d’une collecte de pièces fiable
Avant de parler de Client Vault, voici la grille que j’applique à n’importe quel outil. Vous pouvez l’utiliser pour juger votre méthode actuelle.
- Une demande structurée. La liste des pièces attendues, une date limite, un message. Pas une phrase perdue dans un mail.
- Un espace par client. Chaque client ne voit que son dossier.
- Un suivi visible des deux côtés. Vous et votre client voyez ce qui est reçu et ce qui manque.
- Des relances automatiques. L’outil relance, pas vous.
- Une trace de chaque action. Dépôt, consultation, téléchargement : tout est daté.
- Une restitution simple. En fin de mission, le dossier complet s’exporte en une fois.
- Un hébergement que vous choisissez. Dans le pays de votre choix, chez un hébergeur dont vous connaissez la juridiction.
Les grands logiciels de cabinet cochent une bonne partie de ces cases. Ils gèrent aussi la facturation et l’agenda, ce qui est une vraie force pour un cabinet installé. Les outils de partage grand public, eux, en cochent rarement plus de deux. Comptez les vôtres : au-dessus de cinq sur sept, vous êtes déjà bien équipé.
La collecte de pièces avec Client Vault, pas à pas
Client Vault est un coffre-fort digital sécurisé qui s’installe sur votre site WordPress. Chaque client a son propre coffre. Quand j’ai conçu la collecte de pièces, je voulais une chose : que votre client sache en trois secondes ce qu’il lui reste à faire.
1. Vous listez les pièces, une par ligne
Depuis le coffre du client, vous créez une demande de documents. Vous lui donnez un nom, une date limite, un petit message, et vous listez les pièces attendues. Vous choisissez aussi le dossier où elles seront rangées à leur arrivée.
2. Votre client dépose, pièce par pièce
Votre client reçoit un e-mail qui le ramène dans son coffre. Il y voit sa liste, avec la date limite, et dépose chaque document au bon endroit. Chaque fichier est chiffré dès son arrivée sur votre serveur. Vous êtes prévenu à chaque dépôt, et vous voyez le dossier se remplir.
3. Le coffre relance à votre place
Vous activez la relance des pièces en attente et vous choisissez les jours, par exemple trois jours puis sept jours après la demande. Ensuite, vous n’y pensez plus : le coffre relance votre client sur les pièces qui manquent encore. À l’approche de la date limite, vous et votre client êtes prévenus.
4. Tout est tracé, et tout reste chez vous
Le journal d’activité date chaque action : dépôt, consultation, téléchargement. En fin de mission, vous exportez le dossier complet en une archive, puis vous archivez le coffre en lecture seule.
Et surtout, tout vit sur votre WordPress, chez l’hébergeur de votre choix. Personne d’autre, moi compris, ne voit vos pièces. Pour choisir votre hébergeur, j’ai comparé OVH, Scaleway, Infomaniak et o2switch.
Vous êtes une agence WordPress ?
Un cabinet d’avocats est un client idéal pour vous. Vous choisissez l’hébergeur, vous sécurisez le site, vous habillez le coffre aux couleurs du cabinet et vous formez l’équipe. Client Vault s’appuie sur les standards WordPress : une API REST, des webhooks signés et des hooks documentés pour le relier aux outils du cabinet. Le même déploiement se reproduit d’un cabinet à l’autre, et chaque étape se facture. Tout est détaillé sur la page avocats et notaires.
Ce que Client Vault ne fait pas
Soyons francs. Client Vault ne fait pas de signature électronique qualifiée. Pour ça, des services spécialisés comme Yousign font très bien le travail, en complément.
Il ne remplace pas non plus votre logiciel de cabinet pour la facturation et la comptabilité. Il s’occupe de la relation avec vos clients et de leurs documents.
Enfin, c’est un plugin que vous possédez. Il vit sur votre site, qui demande des mises à jour et des sauvegardes. Si vous n’avez ni le temps ni une agence de confiance pour s’en charger, prenez ce point au sérieux avant de vous lancer.
Prochaine étape
Client Vault pour les avocats
Vos dossiers complets, sans courir après une seule pièce
En visio, je vous montre la collecte de pièces sur un vrai coffre, et on regarde ensemble si elle convient à votre cabinet.
- Une demande de pièces créée en direct
- Le coffre vu par votre client
- Les relances automatiques
- Vos questions sur l’hébergement
Questions fréquentes
Comment recevoir les pièces d’un client sans le relancer ?
Donnez-lui une liste claire avec une date limite, dans un espace où il dépose chaque pièce, et laissez l’outil relancer à votre place. Avec Client Vault, vous choisissez les jours de relance, par exemple trois et sept jours après la demande.
Mon client doit-il installer une application ?
Non. Il reçoit un e-mail, se connecte à son coffre depuis son navigateur et dépose ses documents. Son coffre s’affiche dans sa langue.
L’article 66-5 s’applique-t-il aux pièces envoyées par mail ou WhatsApp ?
Oui. Le secret couvre toutes les pièces du dossier, quel que soit le canal. C’est pour ça qu’il vaut mieux choisir un canal dont vous maîtrisez la conservation et les accès.
Où sont stockées les pièces déposées par mes clients ?
Sur votre propre serveur, chez l’hébergeur que vous avez choisi. Chaque fichier y est chiffré. Aucun éditeur, moi compris, n’y a accès.
Que voit mon client quand toutes les pièces sont déposées ?
Son coffre lui confirme que tous les documents ont été envoyés et que son dossier est en cours de traitement. De votre côté, vous avez été prévenu à chaque dépôt.
Comment restituer le dossier à mon client en fin de mission ?
Vous exportez le coffre en une archive ZIP, puis vous l’archivez en lecture seule. Le journal d’activité garde la trace de chaque action.
Client Vault remplace-t-il mon logiciel de cabinet ?
Non. Il le complète. Votre logiciel garde la facturation et la comptabilité. Client Vault s’occupe des échanges et des documents avec vos clients.
