Una lista clara, una fecha límite y una caja fuerte a su nombre: sus clientes saben por fin qué enviarle, y cuándo. Los documentos llegan al lugar correcto, la caja fuerte envía los recordatorios por usted y todo se queda en su propio servidor.
Viernes, seis de la tarde. Se ha reservado la noche para terminar el escrito que presenta el lunes. Solo le falta un documento: la última declaración de la renta de su cliente, pedida por correo el martes.
Insiste por correo. Luego por SMS. A las ocho, le llama. Lo siente, el papel está en un cajón, se lo envía mañana por la mañana. En foto, torcida, por WhatsApp.
Veo esta escena en casi todos los despachos que acompaño. Y voy a ser directo: su cliente no actúa de mala fe. Simplemente, en ese momento no sabe qué espera usted de él. La solución no es insistir más. Es darle un lugar claro donde subir sus documentos.
Por qué se pierden los documentos de un expediente
El correo es la herramienta de todos. Es sencillo y funciona en todas partes. Pero no se pensó para reunir los documentos de un expediente. Una petición por correo es una frase en medio de un hilo. El cliente la lee, la deja «para luego» y la pierde bajo otros veinte mensajes.
WhatsApp es rápido y a sus clientes les encanta. Pero el documento recibido se mezcla con conversaciones privadas, se queda en un teléfono y usted no tiene constancia de quién lo vio ni cuándo.
Drive, Dropbox y WeTransfer hacen muy bien una cosa: enviar un archivo pesado. Para lo demás, una carpeta compartida se convierte pronto en un gran cajón donde nadie sabe qué está al día.
Lo que tienen en común estas tres herramientas: ninguna le dice a su cliente, de un vistazo, qué falta todavía en su expediente.
Una caja fuerte hace lo contrario: cada documento recibido aparece con su fecha, y lo que queda por aportar se ve enseguida, para usted y para su cliente.
Qué espera de usted el artículo 66-5
En Francia, el artículo 66-5 de la ley de 31 de diciembre de 1971 sitúa bajo secreto profesional los intercambios entre el abogado y su cliente y todos los documentos del expediente. El texto es claro (traducción no oficial):
«[…] la correspondencia intercambiada entre el cliente y su abogado […] las notas de las entrevistas y, en general, todos los documentos del expediente están amparados por el secreto profesional.»
Artículo 66-5 de la ley francesa n.º 71-1130 de 31 de diciembre de 1971
En la práctica, esto significa tres cosas para su recogida de documentos. Sabe dónde se guarda cada documento. Sabe quién ha accedido a él. Y puede devolver el expediente completo a su cliente al final del encargo. Elegir el canal forma parte de su deontología, igual que cerrar con llave su archivador.
He analizado el caso de las aplicaciones de mensajería en este artículo sobre el secreto profesional y WhatsApp.
Lo que le cuesta insistir
¿Cuánto tiempo dedica cada semana a pedir documentos? Casi nadie lo mide. Quien lo hace suele sorprenderse: unas cuantas horas por abogado, cada semana, que no se facturan a nadie.
Y está lo que no se cuenta. Los escritos cerrados con prisa en lugar de releídos con calma. El cliente que siente que su expediente se alarga. Su viernes por la noche.
La buena noticia es que ese tiempo se recupera casi por completo. Basta con que la petición sea clara, tenga una fecha y que alguien que no sea usted se acuerde de recordarla.
Los 7 criterios de una recogida de documentos fiable
Antes de hablar de Client Vault, esta es la lista que aplico a cualquier herramienta. Puede usarla para valorar su forma de trabajar actual.
- Una solicitud estructurada. La lista de documentos esperados, una fecha límite, un mensaje. No una frase perdida en un correo.
- Un espacio por cliente. Cada cliente solo ve su expediente.
- Un avance visible por ambas partes. Usted y su cliente ven qué ha llegado y qué falta.
- Recordatorios automáticos. Insiste la herramienta, no usted.
- Constancia de cada acción. Subida, consulta, descarga: todo queda fechado.
- Una devolución sencilla. Al final del encargo, el expediente completo se exporta de una vez.
- Un alojamiento que usted elige. En el país que prefiera, con un proveedor cuya jurisdicción conoce.
Los grandes programas de gestión de despachos cumplen buena parte de estos criterios. También llevan la facturación y la agenda, una verdadera ventaja para un despacho consolidado. Las herramientas para compartir archivos de uso general rara vez cumplen más de dos. Cuente los suyos: con más de cinco sobre siete, ya está bien equipado.
La recogida de documentos con Client Vault, paso a paso
Client Vault es una caja fuerte digital segura que se instala en su sitio WordPress. Cada cliente tiene su propia caja fuerte. Cuando diseñé la recogida de documentos, quería una sola cosa: que su cliente supiera en tres segundos qué le queda por hacer.
1. Enumera los documentos, uno por línea
Desde la caja fuerte del cliente, crea una solicitud de documentos. Le da un nombre, una fecha límite y un breve mensaje, y enumera los documentos que necesita. También elige la carpeta donde se archivarán cuando lleguen.
2. Su cliente sube, documento a documento
Su cliente recibe un correo que le lleva de vuelta a su caja fuerte. Allí ve su lista con la fecha límite y sube cada documento en su sitio. Cada archivo se cifra en cuanto llega a su servidor. Usted recibe un aviso con cada subida y ve cómo se completa el expediente.
3. La caja fuerte envía los recordatorios por usted
Activa el recordatorio de documentos pendientes y elige los días, por ejemplo tres días y luego siete días después de la solicitud. Después, se olvida: la caja fuerte recuerda a su cliente los documentos que aún faltan. Cuando se acerca la fecha límite, usted y su cliente reciben un aviso.
4. Todo queda registrado, y todo se queda en su casa
El registro de actividad fecha cada acción: subida, consulta, descarga. Al final del encargo, exporta el expediente completo en un solo archivo y luego archiva la caja fuerte en modo solo lectura.
Y sobre todo, todo vive en su WordPress, con el alojamiento que usted elija. Nadie más, yo incluido, ve sus documentos. Para elegir su alojamiento, he comparado OVH, Scaleway, Infomaniak y o2switch.
¿Es usted una agencia WordPress?
Un despacho de abogados es un cliente ideal para usted. Elige el alojamiento, protege el sitio, adapta la caja fuerte a los colores del despacho y forma al equipo. Client Vault se apoya en los estándares de WordPress: una API REST, webhooks firmados y hooks documentados para conectarlo con las herramientas del despacho. La misma implantación se repite de un despacho a otro, y cada paso se factura. Lo tiene todo en la página abogados y notarios.
Lo que Client Vault no hace
Seamos francos. Client Vault no ofrece firma electrónica cualificada. Para eso, servicios especializados como Yousign hacen muy bien su trabajo, como complemento.
Tampoco sustituye a su programa de gestión para la facturación y la contabilidad. Se ocupa de la relación con sus clientes y de sus documentos.
Por último, es un plugin que le pertenece. Vive en su sitio web, que necesita actualizaciones y copias de seguridad. Si no tiene tiempo ni una agencia de confianza que se encargue, tómese este punto en serio antes de empezar.
Siguiente paso
Client Vault para abogados
Expedientes completos, sin perseguir un solo documento
Por videollamada le enseño la recogida de documentos en una caja fuerte real y vemos juntos si encaja con su despacho.
- Una solicitud de documentos creada en directo
- La caja fuerte vista por su cliente
- Los recordatorios automáticos
- Sus preguntas sobre el alojamiento
Preguntas frecuentes
¿Cómo recibir los documentos de un cliente sin tener que insistir?
Dele una lista clara con una fecha límite, en un espacio donde suba cada documento, y deje que la herramienta envíe los recordatorios. Con Client Vault usted elige los días, por ejemplo tres y siete días después de la solicitud.
¿Mi cliente tiene que instalar una aplicación?
No. Recibe un correo, entra en su caja fuerte desde el navegador y sube sus documentos. Su caja fuerte se muestra en su idioma.
¿Se aplica el artículo 66-5 a los documentos enviados por correo o WhatsApp?
Sí. Según el derecho francés, el secreto cubre todos los documentos del expediente, sea cual sea el canal. Por eso conviene elegir un canal cuyo almacenamiento y accesos controle usted.
¿Dónde se guardan los documentos que suben mis clientes?
En su propio servidor, con el alojamiento que usted eligió. Cada archivo está cifrado. Ningún proveedor de software, yo incluido, tiene acceso.
¿Qué ve mi cliente cuando ha subido todos los documentos?
Su caja fuerte le confirma que todos los documentos se han enviado y que su expediente está en curso. Usted ha recibido un aviso con cada subida.
¿Cómo devuelvo el expediente a mi cliente al final del encargo?
Exporta la caja fuerte en un archivo ZIP y luego la archiva en modo solo lectura. El registro de actividad conserva la constancia de cada acción.
¿Client Vault sustituye a mi programa de gestión del despacho?
No. Lo complementa. Su programa sigue llevando la facturación y la contabilidad. Client Vault se ocupa de los intercambios y los documentos con sus clientes.
