Un elenco chiaro, una scadenza e una cassaforte a vostro nome: i vostri clienti sanno finalmente cosa inviarvi, e quando. I documenti arrivano nel posto giusto, la cassaforte sollecita al posto vostro e tutto resta sul vostro server.
Venerdì, ore diciotto. Vi siete tenuti libera la serata per finire la memoria da depositare lunedì. Manca un solo documento: l’ultima dichiarazione dei redditi del vostro cliente, richiesta via email martedì.
Sollecitate via email. Poi via SMS. Alle venti lo chiamate. Si scusa, il foglio è in un cassetto, ve lo manda domani mattina. In foto, storta, su WhatsApp.
Vedo questa scena in quasi tutti gli studi che accompagno. E sarò diretto: il vostro cliente non è in malafede. Semplicemente, in quel momento non sa cosa vi aspettate da lui. La soluzione quindi non è sollecitare di più. È dargli un posto chiaro dove caricare i suoi documenti.
Perché i documenti di un fascicolo si perdono
L’email è lo strumento di tutti. È semplice e funziona ovunque. Ma non è stata pensata per raccogliere i documenti di un fascicolo. Una richiesta via email è una frase in mezzo a una conversazione. Il cliente la legge, la tiene «per dopo» e la perde sotto altri venti messaggi.
WhatsApp è veloce e i vostri clienti lo adorano. Però il documento ricevuto si mescola alle conversazioni private, resta su un telefono e non avete traccia di chi l’ha visto né quando.
Drive, Dropbox e WeTransfer fanno molto bene una cosa: inviare un file pesante. Per il resto, una cartella condivisa diventa presto un grande cassetto dove nessuno sa più cosa è aggiornato.
Il punto in comune di questi tre strumenti: nessuno dice al vostro cliente, a colpo d’occhio, cosa manca ancora al suo fascicolo.
Una cassaforte fa l’opposto: ogni documento ricevuto compare con la sua data, e ciò che resta da fornire si vede subito, per voi come per il vostro cliente.
Cosa si aspetta da voi l’articolo 66-5
In Francia, l’articolo 66-5 della legge del 31 dicembre 1971 pone sotto segreto professionale gli scambi tra l’avvocato e il suo cliente e tutti i documenti del fascicolo. Il testo è chiaro (traduzione non ufficiale):
«[…] la corrispondenza scambiata tra il cliente e il suo avvocato […] gli appunti dei colloqui e, più in generale, tutti i documenti del fascicolo sono coperti dal segreto professionale.»
Articolo 66-5 della legge francese n. 71-1130 del 31 dicembre 1971
In pratica, per la raccolta dei documenti significa tre cose. Sapete dove è conservato ogni documento. Sapete chi vi ha avuto accesso. E potete restituire il fascicolo completo al cliente a fine incarico. La scelta del canale fa quindi parte della vostra deontologia, come chiudere a chiave il vostro archivio.
Ho approfondito il caso delle app di messaggistica in questo articolo sul segreto professionale e WhatsApp.
Quanto vi costano i solleciti
Quanto tempo passate ogni settimana a chiedere documenti? Quasi nessuno lo misura. Chi lo fa resta spesso sorpreso: qualche ora per avvocato, ogni settimana, che non viene fatturata a nessuno.
Poi c’è quello che non si conta. Le memorie chiuse di corsa invece di essere rilette con calma. Il cliente che ha l’impressione che il suo fascicolo vada per le lunghe. Il vostro venerdì sera.
La buona notizia è che questo tempo si recupera quasi del tutto. Basta che la richiesta sia chiara, che abbia una data e che qualcun altro, non voi, si ricordi di sollecitare.
I 7 criteri di una raccolta documenti affidabile
Prima di parlare di Client Vault, ecco la griglia che applico a qualsiasi strumento. Potete usarla per valutare il vostro metodo attuale.
- Una richiesta strutturata. L’elenco dei documenti attesi, una scadenza, un messaggio. Non una frase persa in un’email.
- Uno spazio per ogni cliente. Ogni cliente vede solo il proprio fascicolo.
- Un avanzamento visibile da entrambe le parti. Voi e il vostro cliente vedete cosa è arrivato e cosa manca.
- Solleciti automatici. È lo strumento a sollecitare, non voi.
- Una traccia di ogni azione. Caricamento, consultazione, download: tutto è datato.
- Una restituzione semplice. A fine incarico, il fascicolo completo si esporta in un colpo solo.
- Un hosting che scegliete voi. Nel paese che preferite, presso un fornitore di cui conoscete la giurisdizione.
I grandi gestionali per studi legali soddisfano buona parte di questi criteri. Gestiscono anche fatturazione e agenda, un vero punto di forza per uno studio avviato. Gli strumenti di condivisione per il grande pubblico raramente ne soddisfano più di due. Contate i vostri: sopra cinque su sette, siete già ben attrezzati.
La raccolta dei documenti con Client Vault, passo dopo passo
Client Vault è una cassaforte digitale sicura che si installa sul vostro sito WordPress. Ogni cliente ha la propria cassaforte. Quando ho progettato la raccolta dei documenti, volevo una cosa sola: che il vostro cliente sapesse in tre secondi cosa gli resta da fare.
1. Elencate i documenti, uno per riga
Dalla cassaforte del cliente create una richiesta di documenti. Le date un nome, una scadenza, un breve messaggio ed elencate i documenti attesi. Scegliete anche la cartella in cui verranno archiviati al loro arrivo.
2. Il cliente carica, documento dopo documento
Il vostro cliente riceve un’email che lo riporta nella sua cassaforte. Lì vede il suo elenco con la scadenza e carica ogni documento al posto giusto. Ogni file viene cifrato appena arriva sul vostro server. Ricevete un avviso a ogni caricamento e vedete il fascicolo riempirsi.
3. La cassaforte sollecita al posto vostro
Attivate il sollecito dei documenti in attesa e scegliete i giorni, per esempio tre giorni e poi sette giorni dopo la richiesta. Poi non ci pensate più: la cassaforte ricorda al cliente i documenti che mancano ancora. All’avvicinarsi della scadenza, voi e il vostro cliente ricevete un avviso.
4. Tutto è tracciato, e tutto resta da voi
Il registro delle attività data ogni azione: caricamento, consultazione, download. A fine incarico esportate il fascicolo completo in un unico archivio, poi archiviate la cassaforte in sola lettura.
E soprattutto, tutto vive sul vostro WordPress, presso l’hosting che avete scelto. Nessun altro, me compreso, vede i vostri documenti. Per scegliere l’hosting ho confrontato OVH, Scaleway, Infomaniak e o2switch.
Siete un’agenzia WordPress?
Uno studio legale è un cliente ideale per voi. Scegliete l’hosting, mettete in sicurezza il sito, personalizzate la cassaforte con i colori dello studio e formate il team. Client Vault si basa sugli standard WordPress: una API REST, webhook firmati e hook documentati per collegarlo agli strumenti dello studio. La stessa installazione si ripete da uno studio all’altro e ogni fase si fattura. Trovate tutti i dettagli nella pagina avvocati e notai.
Cosa Client Vault non fa
Siamo franchi. Client Vault non offre la firma elettronica qualificata. Per quella, servizi specializzati come Yousign fanno benissimo il loro lavoro, in affiancamento.
Non sostituisce nemmeno il vostro gestionale per fatturazione e contabilità. Si occupa del rapporto con i vostri clienti e dei loro documenti.
Infine, è un plugin che vi appartiene. Vive sul vostro sito, che richiede aggiornamenti e backup. Se non avete né il tempo né un’agenzia di fiducia per occuparvene, prendete sul serio questo punto prima di iniziare.
Prossimo passo
Client Vault per gli avvocati
Fascicoli completi, senza rincorrere un solo documento
In videochiamata vi mostro la raccolta dei documenti su una vera cassaforte e vediamo insieme se fa al caso del vostro studio.
- Una richiesta di documenti creata in diretta
- La cassaforte vista dal vostro cliente
- I solleciti automatici
- Le vostre domande sull’hosting
Domande frequenti
Come ricevere i documenti di un cliente senza sollecitarlo?
Dategli un elenco chiaro con una scadenza, in uno spazio dove carica ogni documento, e lasciate che sia lo strumento a sollecitare. Con Client Vault scegliete i giorni dei solleciti, per esempio tre e sette giorni dopo la richiesta.
Il mio cliente deve installare un’app?
No. Riceve un’email, accede alla sua cassaforte dal browser e carica i suoi documenti. La sua cassaforte si mostra nella sua lingua.
L’articolo 66-5 vale anche per i documenti inviati via email o WhatsApp?
Sì. Secondo il diritto francese il segreto copre tutti i documenti del fascicolo, qualunque sia il canale. Per questo conviene scegliere un canale di cui controllate conservazione e accessi.
Dove sono conservati i documenti caricati dai miei clienti?
Sul vostro server, presso l’hosting che avete scelto. Ogni file vi è cifrato. Nessun fornitore di software, me compreso, vi ha accesso.
Cosa vede il mio cliente quando tutti i documenti sono caricati?
La sua cassaforte gli conferma che tutti i documenti sono stati inviati e che il suo fascicolo è in lavorazione. Voi avete ricevuto un avviso a ogni caricamento.
Come restituire il fascicolo al cliente a fine incarico?
Esportate la cassaforte in un archivio ZIP, poi la archiviate in sola lettura. Il registro delle attività conserva la traccia di ogni azione.
Client Vault sostituisce il mio gestionale per lo studio?
No. Lo completa. Il vostro gestionale mantiene fatturazione e contabilità. Client Vault si occupa degli scambi e dei documenti con i vostri clienti.
