Eine klare Liste, eine Frist und ein Tresor auf Ihren Namen: Ihre Mandanten wissen endlich, was sie Ihnen schicken sollen, und bis wann. Die Unterlagen landen am richtigen Ort, der Tresor erinnert für Sie, und alles bleibt auf Ihrem eigenen Server.
Freitag, 18 Uhr. Sie haben sich den Abend freigehalten, um den Schriftsatz für Montag fertigzustellen. Es fehlt nur noch ein Dokument: der letzte Steuerbescheid Ihres Mandanten, am Dienstag per E-Mail angefordert.
Sie haken per E-Mail nach. Dann per SMS. Um 20 Uhr rufen Sie ihn an. Es tut ihm leid, das Papier liegt in einer Schublade, er schickt es morgen früh. Als schräges Foto, per WhatsApp.
Diese Szene sehe ich in fast jeder Kanzlei, die ich begleite. Und ich sage es direkt: Ihr Mandant handelt nicht in böser Absicht. Er weiß in dem Moment einfach nicht, was Sie von ihm erwarten. Die Lösung ist also nicht, lauter nachzuhaken. Sondern ihm einen klaren Ort zu geben, an dem er seine Unterlagen hochlädt.
Warum Unterlagen einer Akte verloren gehen
Die E-Mail ist das Werkzeug aller. Sie ist einfach und funktioniert überall. Aber sie wurde nie dafür gemacht, die Unterlagen einer Akte zusammenzutragen. Eine Anforderung per E-Mail ist ein Satz mitten in einem Verlauf. Der Mandant liest ihn, legt ihn „für später“ beiseite und verliert ihn unter zwanzig anderen Nachrichten.
WhatsApp ist schnell, und Ihre Mandanten lieben es. Nur vermischt sich das erhaltene Dokument mit privaten Unterhaltungen, bleibt auf einem Telefon, und Sie haben keinen Nachweis, wer es wann gesehen hat.
Drive, Dropbox und WeTransfer können eine Sache sehr gut: eine große Datei versenden. Für alles andere wird ein geteilter Ordner schnell zu einer großen Schublade, in der niemand mehr weiß, was aktuell ist.
Was diese drei Werkzeuge gemeinsam haben: Keines zeigt Ihrem Mandanten auf einen Blick, was in seiner Akte noch fehlt.
Ein Tresor macht es umgekehrt: Jedes eingegangene Dokument erscheint mit seinem Datum, und was noch kommt, sehen Sie und Ihr Mandant sofort.
Was Artikel 66-5 von Ihnen erwartet
In Frankreich stellt Artikel 66-5 des Gesetzes vom 31. Dezember 1971 den gesamten Austausch zwischen Anwalt und Mandant sowie alle Unterlagen der Akte unter das Berufsgeheimnis. Der Text ist eindeutig (nicht amtliche Übersetzung):
„[…] der Schriftverkehr zwischen dem Mandanten und seinem Anwalt […] die Gesprächsnotizen und ganz allgemein alle Unterlagen der Akte unterliegen dem Berufsgeheimnis.“
Artikel 66-5 des französischen Gesetzes Nr. 71-1130 vom 31. Dezember 1971
In der Praxis bedeutet das drei Dinge für Ihre Dokumentensammlung. Sie wissen, wo jedes Dokument aufbewahrt wird. Sie wissen, wer darauf zugegriffen hat. Und Sie können Ihrem Mandanten am Ende des Mandats die vollständige Akte zurückgeben. Die Wahl des Kanals gehört damit zu Ihrem Berufsrecht, genau wie das Abschließen Ihres Aktenschranks.
Den Fall der Messenger habe ich in diesem Artikel über das Berufsgeheimnis und WhatsApp ausführlich behandelt.
Was Sie das Nachhaken kostet
Wie viel Zeit verbringen Sie jede Woche damit, Unterlagen anzufordern? Fast niemand misst das. Wer es tut, ist oft überrascht: einige Stunden pro Anwalt, jede Woche, die niemandem in Rechnung gestellt werden.
Dazu kommt, was sich nicht zählen lässt. Schriftsätze, die in Eile fertig werden, statt in Ruhe gegengelesen zu werden. Der Mandant, der das Gefühl hat, seine Akte zieht sich. Ihr Freitagabend.
Die gute Nachricht: Diese Zeit lässt sich fast vollständig zurückgewinnen. Die Anforderung muss nur klar sein, ein Datum haben, und jemand anderes als Sie muss ans Erinnern denken.
Die 7 Kriterien einer zuverlässigen Dokumentensammlung
Bevor ich über Client Vault spreche, hier die Checkliste, die ich an jedes Werkzeug anlege. Sie können damit Ihre heutige Arbeitsweise prüfen.
- Eine strukturierte Anfrage. Die Liste der erwarteten Unterlagen, eine Frist, eine Nachricht. Kein Satz, der in einer E-Mail untergeht.
- Ein Bereich pro Mandant. Jeder Mandant sieht nur seine eigene Akte.
- Ein Fortschritt, den beide Seiten sehen. Sie und Ihr Mandant sehen, was da ist und was fehlt.
- Automatische Erinnerungen. Das Werkzeug hakt nach, nicht Sie.
- Ein Nachweis jeder Aktion. Upload, Ansicht, Download: alles ist datiert.
- Eine einfache Rückgabe. Am Ende des Mandats wird die vollständige Akte in einem Schritt exportiert.
- Ein Hosting, das Sie wählen. Im Land Ihrer Wahl, bei einem Hoster, dessen Rechtsordnung Sie kennen.
Die großen Kanzleisoftwares erfüllen viele dieser Punkte. Sie übernehmen auch Abrechnung und Kalender, eine echte Stärke für eine etablierte Kanzlei. Filesharing-Dienste für Privatnutzer erfüllen selten mehr als zwei. Zählen Sie Ihre Punkte: Ab fünf von sieben sind Sie bereits gut aufgestellt.
Dokumentensammlung mit Client Vault, Schritt für Schritt
Client Vault ist ein sicherer digitaler Tresor, der sich auf Ihrer WordPress-Website installiert. Jeder Mandant hat seinen eigenen Tresor. Als ich die Dokumentensammlung entworfen habe, wollte ich vor allem eines: Ihr Mandant soll in drei Sekunden wissen, was noch zu tun ist.
1. Sie listen die Unterlagen auf, eine pro Zeile
Im Tresor des Mandanten erstellen Sie eine Dokumentenanfrage. Sie geben ihr einen Namen, eine Frist und eine kurze Nachricht und listen die benötigten Unterlagen auf. Außerdem wählen Sie den Ordner, in dem sie bei Eingang abgelegt werden.
2. Ihr Mandant lädt hoch, Dokument für Dokument
Ihr Mandant erhält eine E-Mail, die ihn in seinen Tresor führt. Dort sieht er seine Liste mit der Frist und lädt jedes Dokument an der richtigen Stelle hoch. Jede Datei wird verschlüsselt, sobald sie auf Ihrem Server ankommt. Sie werden bei jedem Upload benachrichtigt und sehen, wie sich die Akte füllt.
3. Der Tresor erinnert für Sie
Sie aktivieren die Erinnerung an ausstehende Dokumente und wählen die Tage, zum Beispiel drei und dann sieben Tage nach der Anfrage. Danach müssen Sie nicht mehr daran denken: Der Tresor erinnert Ihren Mandanten an die Unterlagen, die noch fehlen. Kurz vor Ablauf der Frist werden Sie und Ihr Mandant benachrichtigt.
4. Alles wird protokolliert, und alles bleibt bei Ihnen
Das Aktivitätsprotokoll datiert jede Aktion: Upload, Ansicht, Download. Am Ende des Mandats exportieren Sie die vollständige Akte als ein Archiv und archivieren den Tresor anschließend schreibgeschützt.
Vor allem aber liegt alles auf Ihrer WordPress-Website, beim Hoster Ihrer Wahl. Niemand sonst, auch ich nicht, sieht Ihre Unterlagen. Für die Wahl Ihres Hosters habe ich OVH, Scaleway, Infomaniak und o2switch verglichen.
Sie sind eine WordPress-Agentur?
Eine Anwaltskanzlei ist ein idealer Kunde für Sie. Sie wählen den Hoster, sichern die Website ab, gestalten den Tresor in den Farben der Kanzlei und schulen das Team. Client Vault setzt auf WordPress-Standards: eine REST-API, signierte Webhooks und dokumentierte Hooks, um ihn mit den Werkzeugen der Kanzlei zu verbinden. Die gleiche Einrichtung lässt sich von Kanzlei zu Kanzlei wiederholen, und jeder Schritt kann abgerechnet werden. Alles Weitere finden Sie auf der Seite Anwälte und Notare.
Was Client Vault nicht kann
Seien wir ehrlich. Client Vault bietet keine qualifizierte elektronische Signatur. Dafür erledigen spezialisierte Dienste wie Yousign die Arbeit sehr gut, als Ergänzung.
Er ersetzt auch nicht Ihre Kanzleisoftware für Abrechnung und Buchhaltung. Er kümmert sich um die Beziehung zu Ihren Mandanten und um deren Unterlagen.
Und schließlich ist es ein Plugin, das Ihnen gehört. Es läuft auf Ihrer Website, die Updates und Sicherungen braucht. Wenn Sie weder die Zeit noch eine vertrauenswürdige Agentur dafür haben, nehmen Sie diesen Punkt ernst, bevor Sie starten.
Nächster Schritt
Client Vault für Anwälte
Vollständige Akten, ohne einem einzigen Dokument hinterherzulaufen
Per Video zeige ich Ihnen die Dokumentensammlung an einem echten Tresor, und wir schauen gemeinsam, ob sie zu Ihrer Kanzlei passt.
- Eine Dokumentenanfrage, live erstellt
- Der Tresor aus Sicht Ihres Mandanten
- Die automatischen Erinnerungen
- Ihre Fragen zum Hosting
Häufige Fragen
Wie erhalte ich die Unterlagen eines Mandanten, ohne nachzuhaken?
Geben Sie ihm eine klare Liste mit Frist, an einem Ort, an dem er jedes Dokument hochlädt, und lassen Sie das Werkzeug für Sie erinnern. Mit Client Vault wählen Sie die Erinnerungstage, zum Beispiel drei und sieben Tage nach der Anfrage.
Muss mein Mandant eine App installieren?
Nein. Er erhält eine E-Mail, meldet sich im Browser bei seinem Tresor an und lädt seine Unterlagen hoch. Sein Tresor wird in seiner Sprache angezeigt.
Gilt Artikel 66-5 auch für Unterlagen per E-Mail oder WhatsApp?
Ja. Nach französischem Recht umfasst das Geheimnis alle Unterlagen der Akte, unabhängig vom Kanal. Deshalb ist ein Kanal besser, dessen Speicherung und Zugriffe Sie kontrollieren.
Wo werden die von meinen Mandanten hochgeladenen Unterlagen gespeichert?
Auf Ihrem eigenen Server, bei dem Hoster, den Sie gewählt haben. Jede Datei ist dort verschlüsselt. Kein Softwareanbieter, auch ich nicht, hat Zugriff darauf.
Was sieht mein Mandant, wenn alle Unterlagen hochgeladen sind?
Sein Tresor bestätigt ihm, dass alle Unterlagen übermittelt wurden und seine Akte bearbeitet wird. Sie selbst wurden bei jedem Upload benachrichtigt.
Wie gebe ich meinem Mandanten die Akte am Ende des Mandats zurück?
Sie exportieren den Tresor als ZIP-Archiv und archivieren ihn anschließend schreibgeschützt. Das Aktivitätsprotokoll bewahrt jede Aktion auf.
Ersetzt Client Vault meine Kanzleisoftware?
Nein. Er ergänzt sie. Ihre Software behält Abrechnung und Buchhaltung. Client Vault kümmert sich um den Austausch und die Unterlagen mit Ihren Mandanten.
