O listă clară, un termen limită și un seif pe numele dumneavoastră: clienții știu, în sfârșit, ce să vă trimită și până când. Documentele ajung la locul potrivit, seiful trimite memento-urile în locul dumneavoastră și totul rămâne pe propriul server.
Vineri, ora 18. V-ați păstrat seara liberă ca să terminați concluziile de depus luni. Vă lipsește un singur document: ultima decizie de impunere a clientului, cerută pe e-mail marți.
Reveniți pe e-mail. Apoi prin SMS. La ora 20, îl sunați. Îi pare rău, hârtia e într-un sertar, v-o trimite mâine dimineață. Ca fotografie, strâmbă, pe WhatsApp.
Văd scena asta în aproape toate cabinetele cu care lucrez. Și o spun direct: clientul dumneavoastră nu e de rea-credință. Pur și simplu, în acel moment, nu știe ce așteptați de la el. Soluția nu e să insistați mai tare. E să-i oferiți un loc clar unde să-și încarce documentele.
De ce se pierd documentele unui dosar
E-mailul e instrumentul tuturor. E simplu și funcționează peste tot. Dar nu a fost gândit pentru a strânge documentele unui dosar. O cerere pe e-mail e o frază în mijlocul unei conversații. Clientul o citește, o lasă „pentru mai târziu” și o pierde sub alte douăzeci de mesaje.
WhatsApp e rapid, iar clienților le place. Doar că documentul primit se amestecă cu conversațiile private, rămâne pe un telefon și nu aveți nicio dovadă despre cine l-a văzut sau când.
Drive, Dropbox și WeTransfer fac foarte bine un lucru: trimit un fișier mare. Pentru restul, un folder partajat devine repede un sertar mare în care nimeni nu mai știe ce e la zi.
Ce au în comun aceste trei instrumente: niciunul nu-i arată clientului, dintr-o privire, ce mai lipsește din dosarul lui.
Un seif face exact invers: fiecare document primit apare cu data lui, iar ce mai trebuie furnizat se vede imediat, atât pentru dumneavoastră, cât și pentru client.
Ce așteaptă de la dumneavoastră articolul 66-5
În Franța, articolul 66-5 din legea din 31 decembrie 1971 pune sub secret profesional schimburile dintre avocat și client și toate documentele dosarului. Textul e clar (traducere neoficială):
„[…] corespondența schimbată între client și avocatul său […] notele din întâlniri și, în general, toate documentele dosarului sunt protejate de secretul profesional.”
Articolul 66-5 din legea franceză nr. 71-1130 din 31 decembrie 1971
În practică, asta înseamnă trei lucruri pentru colectarea documentelor. Știți unde e păstrat fiecare document. Știți cine l-a accesat. Și puteți preda clientului dosarul complet la finalul mandatului. Alegerea canalului face deci parte din deontologia dumneavoastră, la fel ca încuierea arhivei.
Am analizat cazul aplicațiilor de mesagerie în acest articol despre secretul profesional și WhatsApp.
Cât vă costă insistențele
Cât timp petreceți în fiecare săptămână cerând documente? Aproape nimeni nu măsoară. Cei care o fac sunt adesea surprinși: câteva ore pe avocat, în fiecare săptămână, pe care nu le facturați nimănui.
Apoi e ceea ce nu se numără. Concluziile terminate în grabă în loc să fie recitite pe îndelete. Clientul care are impresia că dosarul lui trenează. Seara dumneavoastră de vineri.
Vestea bună e că acest timp se recuperează aproape în întregime. Ajunge ca cererea să fie clară, să aibă o dată și ca altcineva decât dumneavoastră să se ocupe de memento-uri.
Cele 7 criterii ale unei colectări de documente fiabile
Înainte să vorbesc despre Client Vault, iată grila pe care o aplic oricărui instrument. O puteți folosi ca să vă evaluați metoda actuală.
- O cerere structurată. Lista documentelor așteptate, un termen limită, un mesaj. Nu o frază pierdută într-un e-mail.
- Un spațiu pentru fiecare client. Fiecare client își vede doar dosarul lui.
- Un progres vizibil de ambele părți. Dumneavoastră și clientul vedeți ce a sosit și ce lipsește.
- Memento-uri automate. Insistă instrumentul, nu dumneavoastră.
- O urmă a fiecărei acțiuni. Încărcare, consultare, descărcare: totul este datat.
- O predare simplă. La finalul mandatului, dosarul complet se exportă dintr-o dată.
- O găzduire aleasă de dumneavoastră. În țara dorită, la un furnizor a cărui jurisdicție o cunoașteți.
Marile programe de gestiune pentru cabinete bifează o bună parte din aceste criterii. Se ocupă și de facturare și agendă, un avantaj real pentru un cabinet consolidat. Instrumentele de partajare pentru publicul larg bifează rar mai mult de două. Numărați-le pe ale dumneavoastră: peste cinci din șapte, sunteți deja bine echipat.
Colectarea documentelor cu Client Vault, pas cu pas
Client Vault este un seif digital securizat care se instalează pe site-ul dumneavoastră WordPress. Fiecare client are propriul seif. Când am conceput colectarea documentelor, am vrut un singur lucru: clientul să știe în trei secunde ce mai are de făcut.
1. Enumerați documentele, câte unul pe rând
Din seiful clientului, creați o solicitare de documente. Îi dați un nume, un termen limită și un scurt mesaj, apoi enumerați documentele necesare. Alegeți și dosarul în care vor fi clasate când sosesc.
2. Clientul încarcă, document cu document
Clientul primește un e-mail care îl duce înapoi în seif. Acolo își vede lista cu termenul limită și încarcă fiecare document la locul lui. Fiecare fișier este criptat imediat ce ajunge pe serverul dumneavoastră. Primiți o notificare la fiecare încărcare și vedeți cum se completează dosarul.
3. Seiful trimite memento-urile în locul dumneavoastră
Activați memento-ul pentru documentele în așteptare și alegeți zilele, de exemplu la trei zile, apoi la șapte zile după cerere. Apoi nu vă mai gândiți la asta: seiful îi amintește clientului de documentele care încă lipsesc. Când se apropie termenul limită, dumneavoastră și clientul primiți o notificare.
4. Totul este înregistrat și totul rămâne la dumneavoastră
Jurnalul de activitate datează fiecare acțiune: încărcare, consultare, descărcare. La finalul mandatului, exportați dosarul complet într-o singură arhivă, apoi arhivați seiful în mod doar citire.
Și mai ales, totul stă pe WordPress-ul dumneavoastră, la furnizorul de găzduire ales de dumneavoastră. Nimeni altcineva, inclusiv eu, nu vă vede documentele. Pentru alegerea găzduirii, am comparat OVH, Scaleway, Infomaniak și o2switch.
Sunteți o agenție WordPress?
Un cabinet de avocatură este un client ideal pentru dumneavoastră. Alegeți găzduirea, securizați site-ul, personalizați seiful în culorile cabinetului și instruiți echipa. Client Vault se bazează pe standardele WordPress: un API REST, webhook-uri semnate și hook-uri documentate pentru a-l conecta la instrumentele cabinetului. Aceeași implementare se repetă de la un cabinet la altul, iar fiecare etapă se facturează. Găsiți totul pe pagina avocați și notari.
Ce nu face Client Vault
Să fim sinceri. Client Vault nu oferă semnătură electronică calificată. Pentru asta, servicii specializate precum Yousign fac foarte bine treaba, în completare.
Nici nu înlocuiește programul de gestiune al cabinetului pentru facturare și contabilitate. Se ocupă de relația cu clienții și de documentele lor.
În sfârșit, este un plugin care vă aparține. Rulează pe site-ul dumneavoastră, care are nevoie de actualizări și copii de siguranță. Dacă nu aveți nici timp, nici o agenție de încredere care să se ocupe, luați în serios acest aspect înainte să începeți.
Pasul următor
Client Vault pentru avocați
Dosare complete, fără să alergați după niciun document
Prin videoconferință, vă arăt colectarea documentelor pe un seif real și vedem împreună dacă i se potrivește cabinetului dumneavoastră.
- O solicitare de documente creată în direct
- Seiful văzut de clientul dumneavoastră
- Memento-urile automate
- Întrebările dumneavoastră despre găzduire
Întrebări frecvente
Cum primesc documentele unui client fără să insist?
Dați-i o listă clară cu termen limită, într-un spațiu unde încarcă fiecare document, și lăsați instrumentul să trimită memento-urile. Cu Client Vault alegeți zilele, de exemplu la trei și la șapte zile după cerere.
Clientul meu trebuie să instaleze o aplicație?
Nu. Primește un e-mail, intră în seif din browser și își încarcă documentele. Seiful i se afișează în limba lui.
Se aplică articolul 66-5 documentelor trimise pe e-mail sau WhatsApp?
Da. Potrivit dreptului francez, secretul acoperă toate documentele dosarului, indiferent de canal. De aceea e mai bine să alegeți un canal ale cărui stocare și accesări le controlați.
Unde sunt stocate documentele încărcate de clienții mei?
Pe propriul server, la găzduirea pe care ați ales-o. Fiecare fișier este criptat acolo. Niciun furnizor de software, inclusiv eu, nu are acces.
Ce vede clientul meu după ce a încărcat toate documentele?
Seiful îi confirmă că toate documentele au fost trimise și că dosarul lui este în lucru. Dumneavoastră ați primit o notificare la fiecare încărcare.
Cum îi predau clientului dosarul la finalul mandatului?
Exportați seiful într-o arhivă ZIP, apoi îl arhivați în mod doar citire. Jurnalul de activitate păstrează urma fiecărei acțiuni.
Înlocuiește Client Vault programul de gestiune al cabinetului?
Nu. Îl completează. Programul dumneavoastră păstrează facturarea și contabilitatea. Client Vault se ocupă de schimburile și documentele cu clienții.
