I vostri clienti adorano WhatsApp, ed è normale. Vi mostro come mantenere questa semplicità per la conversazione e dare a ogni documento della pratica un posto sicuro, tracciato e ordinato sul vostro server.
« Ve lo mando su WhatsApp, è più semplice. » Quante volte avete sentito questa frase quest’anno? Per un messaggio veloce, nessun problema. Per la foto di un atto, la scansione di un accordo o la relazione di un perito, il discorso cambia.
Vado dritto al punto: WhatsApp è un ottimo strumento per conversare. Semplicemente non è stato pensato per gestire la pratica di un avvocato. E l’articolo 66-5 della legge francese del 31 dicembre 1971 non fa differenza tra un documento ricevuto per posta e un documento ricevuto su un telefono.
La cifratura di WhatsApp protegge il viaggio, non la pratica
WhatsApp cifra i messaggi end-to-end. Durante il viaggio nessuno può leggerli, nemmeno Meta. È un vero punto di forza.
Ma un documento della pratica non si limita a viaggiare. Poi viene conservato, consultato, inoltrato a un collega, restituito a fine mandato. Su WhatsApp vive nella galleria di un telefono, si mescola alle foto di famiglia e segue il dispositivo ovunque vada. Le spunte blu dicono che un messaggio è stato letto. Non dicono dove è archiviato il documento.
Signal, Telegram o iMessage pongono la stessa domanda. Ognuno ha i suoi punti di forza per conversare. Nessuno ordina i documenti per cliente, con una data di ricezione e una cronologia.
Una cassaforte fa l’opposto: ogni documento arriva nella pratica del cliente giusto, con la sua data, e vedete subito cosa deve ancora arrivare.
Cosa si aspetta l’articolo 66-5 dal canale che scegliete
« […] la corrispondenza scambiata tra il cliente e il suo avvocato […] gli appunti dei colloqui e, più in generale, tutti i documenti della pratica sono coperti dal segreto professionale. »
Articolo 66-5 della legge n. 71-1130 del 31 dicembre 1971
Il testo non vi impone alcuno strumento. Vi affida una responsabilità: sapere dove sono i documenti, chi li vede, e poterli restituire al vostro cliente. In pratica bastano quattro domande per valutare un canale. Dove viene conservato il documento? Chi può aprirlo? Potete dimostrare quando lo avete ricevuto? Potete restituirlo in modo ordinato?
Ho descritto i punti che un controllo esamina da vicino in questo articolo sull’articolo 66-5 e il controllo dell’Ordine degli avvocati francese.
WhatsApp per parlare, una cassaforte per i documenti
La risposta giusta non è vietare la chat. È separare gli usi. Una domanda veloce mentre siete in viaggio? Un messaggio. Un documento della pratica? La cassaforte.
Questa separazione semplifica la vita a tutti. Non dovete più cercare se il documento del signor Rossi è nelle email, su WhatsApp o in un SMS di martedì scorso. È nella sua cassaforte. E il vostro cliente non deve più chiedersi se vi ha già inviato la dichiarazione dei redditi: la sua lista glielo dice.
E quando il vostro cliente dimentica un documento, la cassaforte lo sollecita al posto vostro, nei giorni che avete scelto.
Come risponde Client Vault, in concreto
Client Vault è una cassaforte digitale sicura che si installa sul vostro sito WordPress. Ogni cliente ha la propria cassaforte, riservata solo a lui.
- Una richiesta chiara. Elencate i documenti attesi, uno per riga, con una scadenza e un breve messaggio.
- Un caricamento nel posto giusto. Il vostro cliente carica ogni documento nella sua cassaforte, dal browser, senza app da installare.
- File cifrati. Ogni documento è cifrato in AES-256 appena arriva sul vostro server.
- Un registro delle attività. Caricamenti, consultazioni e download sono datati, e il registro è sigillato: una modifica successiva si vede.
- Una restituzione semplice. A fine mandato esportate la pratica in un archivio ZIP.
Tutto resta sul vostro server, presso l’hosting e nel paese che scegliete voi. Nessuno sviluppatore, me compreso, vede i vostri documenti. Per scegliere il vostro hosting, ho confrontato OVH, Scaleway, Infomaniak e o2switch.
Siete un’agenzia WordPress?
Uno studio legale coglie subito il vantaggio: meno tempo perso, più serenità deontologica. Voi installate, ospitate, personalizzate la cassaforte con i colori dello studio e formate il team. Trovate tutti i dettagli nella pagina avvocati e notai.
Cosa non fa Client Vault
Siamo sinceri. Client Vault non sostituisce WhatsApp per la conversazione veloce, e non è il suo ruolo. Non gestisce nemmeno la firma elettronica qualificata: Yousign o Universign la offrono molto bene, come complemento.
È anche un plugin di vostra proprietà. Il vostro sito richiede aggiornamenti e backup. Con un’agenzia di fiducia è semplice. Da soli, basta prevedere un po’ di tempo.
Il prossimo passo
Client Vault per gli avvocati
I documenti al posto giusto, le conversazioni dove preferite
In videochiamata vi mostro la cassaforte lato studio e lato cliente, e vediamo insieme se si adatta al vostro modo di lavorare.
- Una richiesta di documenti creata dal vivo
- La cassaforte vista dal vostro cliente
- Il registro delle attività e l’export
- Le vostre domande sull’hosting
Domande frequenti
Un avvocato può usare WhatsApp con i suoi clienti?
Sì, per la conversazione. Per i documenti della pratica è meglio un canale in cui controllate conservazione, accessi e restituzione, come una cassaforte installata sul vostro server.
La cifratura end-to-end basta per rispettare il segreto professionale?
Protegge il viaggio del messaggio. Il segreto copre anche la conservazione dei documenti, il loro accesso e la loro restituzione, che dipendono dal posto in cui sono archiviati.
Signal è un’opzione migliore di WhatsApp per un avvocato?
Signal è ottimo per conversare. Come WhatsApp, però, non ordina i documenti per cliente e non conserva la cronologia dei caricamenti. Per i documenti, una cassaforte dedicata resta la soluzione più adatta.
Il mio cliente deve installare un’app?
No. Riceve un’email, apre la sua cassaforte nel browser e carica i suoi documenti. La sua cassaforte si mostra nella sua lingua.
Come restituire la pratica a fine mandato?
Esportate la cassaforte del cliente in un archivio ZIP. Il registro delle attività conserva la traccia di ogni caricamento e di ogni consultazione.
Dove sono conservati i documenti caricati in Client Vault?
Sul vostro server, presso l’hosting che scegliete voi. I file sono cifrati in AES-256 e nessuno sviluppatore vi ha accesso.
