Os seus clientes adoram o WhatsApp, e é natural. Mostro-lhe como manter essa simplicidade na conversa e dar a cada documento do processo um lugar seguro, rastreado e organizado no seu próprio servidor.
«Envio-lhe pelo WhatsApp, é mais simples.» Quantas vezes ouviu esta frase este ano? Para uma mensagem rápida, tudo bem. Para a fotografia de uma escritura, a digitalização de um acordo ou o relatório de um perito, a conversa é outra.
Vou ser direto: o WhatsApp é uma excelente ferramenta de conversa. Simplesmente, não foi pensado para gerir um processo de advogado. E o artigo 66-5 da lei francesa de 31 de dezembro de 1971 não distingue um documento recebido por correio de um documento recebido num telemóvel.
A cifragem do WhatsApp protege o trajeto, não o processo
O WhatsApp cifra as mensagens de ponta a ponta. Durante o trajeto, ninguém as consegue ler, nem sequer a Meta. É uma verdadeira qualidade.
Mas um documento do processo não se limita a viajar. Depois é conservado, consultado, enviado a um colega, devolvido no fim do mandato. No WhatsApp, vive na galeria de um telemóvel, mistura-se com as fotografias de família e acompanha o aparelho para onde quer que vá. Os vistos azuis dizem que uma mensagem foi lida. Não dizem onde o documento está guardado.
O Signal, o Telegram ou o iMessage levantam a mesma questão. Cada um tem os seus pontos fortes para conversar. Nenhum organiza os documentos por cliente, com data de receção e histórico.
Um cofre faz o contrário: cada documento chega ao processo do cliente certo, com a sua data, e vê de imediato o que ainda falta.
O que o artigo 66-5 espera do canal que escolher
«[…] a correspondência trocada entre o cliente e o seu advogado […] as notas de reunião e, de forma mais geral, todos os documentos do processo estão abrangidos pelo sigilo profissional.»
Artigo 66-5 da lei francesa n.º 71-1130 de 31 de dezembro de 1971
O texto não lhe impõe nenhuma ferramenta. Confia-lhe uma responsabilidade: saber onde estão os documentos, quem os vê e conseguir devolvê-los ao seu cliente. Na prática, bastam quatro perguntas para avaliar um canal. Onde fica guardado o documento? Quem o pode abrir? Consegue provar quando o recebeu? Consegue devolvê-lo de forma organizada?
Detalhei os pontos que uma inspeção analisa com atenção neste artigo sobre o artigo 66-5 e a auditoria da Ordem.
O WhatsApp para conversar, um cofre para os documentos
A boa resposta não é proibir as mensagens. É separar os usos. Uma pergunta rápida a caminho do tribunal? Uma mensagem. Um documento do processo? O cofre.
Esta separação facilita a vida a todos. Deixa de procurar se o documento do Sr. Costa está no seu e-mail, no WhatsApp ou num SMS da terça-feira passada. Está no cofre dele. E o seu cliente deixa de se perguntar se já lhe enviou a declaração de IRS: a lista dele responde.
E quando o seu cliente se esquece de um documento, o cofre envia-lhe um lembrete por si, nos dias que escolheu.
Como o Client Vault responde, em concreto
O Client Vault é um cofre digital seguro que se instala no seu site WordPress. Cada cliente tem o seu próprio cofre, só para ele.
- Um pedido claro. Lista os documentos esperados, um por linha, com um prazo e uma breve mensagem.
- Um envio no sítio certo. O seu cliente coloca cada documento no cofre dele, a partir do navegador, sem aplicação para instalar.
- Ficheiros cifrados. Cada documento é cifrado em AES-256 logo que chega ao seu servidor.
- Um registo de atividade. Envios, consultas e transferências ficam datados, e o registo é selado: qualquer alteração posterior fica visível.
- Uma devolução simples. No fim do mandato, exporta o processo num arquivo ZIP.
Tudo fica no seu servidor, no alojamento que escolher, no país que escolher. Nenhum fornecedor, incluindo eu, vê os seus documentos. Para escolher o seu alojamento, comparei a OVH, a Scaleway, a Infomaniak e a o2switch.
Tem uma agência WordPress?
Um escritório de advogados percebe depressa o benefício: menos tempo perdido, mais tranquilidade deontológica. Instala, aloja, personaliza o cofre com as cores do escritório e forma a equipa. Está tudo detalhado na página advogados e notários.
O que o Client Vault não faz
Sejamos francos. O Client Vault não substitui o WhatsApp na conversa rápida, e esse não é o seu papel. Também não faz assinatura eletrónica qualificada: a Yousign ou a Universign tratam disso muito bem, como complemento.
É também um plugin que lhe pertence. O seu site precisa de atualizações e de cópias de segurança. Com uma agência de confiança, é simples. Sem ela, reserve um pouco de tempo.
Próximo passo
Client Vault para advogados
Os seus documentos no sítio certo, as suas conversas onde quiser
Por videochamada, mostro-lhe o cofre do lado do escritório e do lado do cliente, e vemos juntos se se adapta à sua forma de trabalhar.
- Um pedido de documentos criado em direto
- O cofre visto pelo seu cliente
- O registo de atividade e a exportação
- As suas perguntas sobre o alojamento
Perguntas frequentes
Um advogado pode usar o WhatsApp com os seus clientes?
Sim, para conversar. Para os documentos do processo, é preferível um canal em que controla a conservação, os acessos e a devolução, como um cofre instalado no seu próprio servidor.
A cifragem de ponta a ponta chega para respeitar o sigilo profissional?
Protege o trajeto da mensagem. O sigilo abrange também a conservação dos documentos, o acesso a eles e a sua devolução, que dependem do sítio onde estão guardados.
O Signal é uma opção melhor do que o WhatsApp para um advogado?
O Signal é muito bom para conversar. Tal como o WhatsApp, não organiza os documentos por cliente nem guarda o histórico dos envios. Para os documentos, um cofre dedicado é mais adequado.
O meu cliente tem de instalar uma aplicação?
Não. Recebe um e-mail, abre o cofre no navegador e envia os documentos. O cofre aparece na língua dele.
Como devolver o processo no fim do mandato?
Exporta o cofre do cliente num arquivo ZIP. O registo de atividade guarda o rasto de cada envio e de cada consulta.
Onde ficam guardados os documentos enviados para o Client Vault?
No seu servidor, no alojamento que escolher. Os ficheiros ficam cifrados em AES-256 e nenhum fornecedor lhes tem acesso.
