Un cliente que le pregunta por la seguridad de sus datos le brinda una gran ocasión para demostrar su seriedad. Aquí tiene cinco respuestas sencillas, las referencias que citar y un correo listo para enviar.
Hace unos años, un cliente que preguntaba «¿dónde están mis datos?» era una excepción. Hoy es casi la norma en los expedientes importantes: divorcio con patrimonio, venta de una empresa, denuncia penal, fiscalidad internacional.
Seamos claros: no es desconfianza. Es un cliente maduro. Y responderle bien suele inclinar la balanza a su favor.
Pregunta 1: «¿Dónde se guardan mis datos?»
Una buena respuesta tiene tres elementos. La ubicación del servidor, con el nombre del proveedor de alojamiento y el país. La jurisdicción del proveedor del software, porque es la que decide la exposición al CLOUD Act. El plazo de conservación.
Ejemplo de respuesta: «Sus documentos se guardan en nuestra instalación, alojada en OVH, en Francia. Ningún proveedor externo tiene acceso. Los conservamos mientras dura el expediente y los plazos legales.»
Referencias: RGPD, artículo 5.1.b (limitación de la finalidad) y 5.1.e (limitación del plazo de conservación).
Pregunta 2: «¿Quién puede leer mis documentos?»
Su cliente quiere saber quién abre, en concreto, sus documentos. La respuesta nombra el principio: solo el despacho accede y cada cliente ve únicamente su propia caja fuerte. Después, el mecanismo: cada envío, consulta y descarga queda anotado en un registro fechado.
Referencias: RGPD, artículo 32 (seguridad del tratamiento) y artículo 5.1.f (integridad y confidencialidad).
Pregunta 3: «¿Y si le hackean?»
Su cliente no le pide una garantía absoluta. Quiere saber cómo limita usted el riesgo y cómo le avisará.
- Archivos cifrados en el servidor. Con Client Vault, cada documento se cifra en AES-256 en cuanto llega. Un archivo robado por sí solo es ilegible.
- Una web bien mantenida. Su instalación se actualiza y se supervisa, por usted o por su agencia.
- Una información rápida. Si una violación supone un riesgo, se notifica a la CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, en 72 horas y se avisa al cliente afectado.
Referencias: RGPD, artículos 33 y 34.
Pregunta 4: «¿Puedo recuperar todos mis datos?»
Es el derecho a la portabilidad. Su cliente puede ejercerlo en cualquier momento, no solo al final del expediente. Usted le devuelve los documentos que le confió, en un formato legible.
Con una caja fuerte instalada en su casa, es un archivo ZIP exportado en pocos clics. Las herramientas de WordPress para exportar y borrar datos personales también funcionan con los datos de Client Vault.
Referencia: RGPD, artículo 20.
Pregunta 5: «¿Pueden mis datos salir al extranjero?»
Todo depende de sus herramientas. Con un software de una empresa estadounidense, la respuesta honesta es: es posible, a petición de las autoridades de EE. UU. en virtud del CLOUD Act. Con una instalación en su servidor, con un proveedor de alojamiento de su país, sus datos siguen bajo su jurisdicción.
Para profundizar, he detallado la relación entre el RGPD y el CLOUD Act.
Referencias: sentencia Schrems II del TJUE (16 de julio de 2020) y CLOUD Act estadounidense (2018).
Un correo listo para enviar a su cliente
«Estimado/a [Nombre]: gracias por su pregunta, es exactamente la prudencia que recomiendo. Sus documentos se guardan en su caja fuerte Client Vault, en nuestra instalación alojada en [proveedor], en [país]. Ningún proveedor externo tiene acceso. Cada archivo está cifrado y cada consulta queda anotada en un registro. En caso de incidente, se le avisaría sin demora. En cualquier momento puedo entregarle todos sus documentos en un archivo comprimido. Un cordial saludo, [Firma]»
Modelo para personalizar
Bastan dos minutos para adaptarlo. Convierte una pregunta delicada en una prueba de su seriedad ante los clientes que más importan.
Cómo le ayuda Client Vault a responder
Client Vault es una caja fuerte digital segura que se instala en su web WordPress. Cada cliente tiene su caja fuerte, los archivos están cifrados, el registro de actividad está sellado y la exportación se hace en un archivo comprimido. Todo se queda en su servidor, con el proveedor de alojamiento que usted elija. Para elegirlo, aquí tiene mi comparativa de proveedores de alojamiento.
¿Tiene usted una agencia WordPress?
Estas cinco respuestas son un argumento de venta excelente ante sus clientes profesionales. Usted instala, aloja y personaliza la caja fuerte con sus colores y les forma. Cada paso se factura.
Lo que Client Vault no hace
Seamos claros. Un software no hace que un despacho cumpla la normativa por sí solo: su registro de actividades de tratamiento, sus plazos de conservación y sus contratos siguen siendo trabajo suyo. Client Vault le da las herramientas para cumplir sus compromisos.
Siguiente paso
Client Vault
Respuestas claras a cada pregunta de sus clientes
Por videollamada, le muestro dónde viven los datos, cómo se protegen y cómo devolverlos.
- La caja fuerte vista por su cliente
- El registro de actividad
- La exportación de un expediente
- Sus preguntas sobre el alojamiento
Preguntas frecuentes
¿Qué responder a un cliente que pregunta dónde están sus datos?
Indique el nombre del proveedor de alojamiento, el país del servidor, la jurisdicción del proveedor del software y el plazo de conservación. Estos cuatro elementos bastan.
¿Debo avisar a mi cliente en caso de fuga de datos?
Sí, si la violación supone un alto riesgo para él (RGPD, artículo 34). La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, debe ser notificada en 72 horas (artículo 33).
¿Cómo devolver sus datos a un cliente que los pide?
Con Client Vault, exporta su caja fuerte en un archivo ZIP. Las herramientas RGPD de WordPress también permiten exportar o borrar sus datos personales.
¿Están cifrados los archivos en Client Vault?
Sí. Cada documento se cifra en AES-256 en cuanto llega a su servidor.
¿Afecta el CLOUD Act a un despacho francés?
Afecta a los datos confiados a un proveedor de software o de alojamiento sujeto al derecho estadounidense. Los datos en su servidor, con un proveedor europeo independiente del derecho estadounidense, quedan fuera de su alcance.
