Hinter dem Wort „digitaler Tresor“ stecken drei sehr unterschiedliche Werkzeuge. Ich gebe Ihnen ein einfaches Raster an die Hand, mit dem Sie das Werkzeug finden, das Ihrem Beruf wirklich dient, und Ihre Daten in Ihrer Hand behalten.
Jeder nennt sich heute digitaler Tresor: Archivdienste für Gehaltsabrechnungen, Kundenportale und sogar manche geteilten Ordner. Diese Werkzeuge leisten nicht dasselbe und decken nicht dieselben Pflichten ab.
Bevor Sie Preise vergleichen, lohnt sich also die Frage, was Sie suchen. Unterlagen Ihrer Mandanten empfangen? Dokumente dreißig Jahre lang archivieren? Dateien mit einem Team teilen? Die Antwort entscheidet über alles.
Drei Werkzeuge hinter demselben Wort
1. Die beweissichere Archivierung
Das ist die Welt der französischen Norm NF Z42-013. Sie dient dazu, große Mengen sehr lange aufzubewahren, mit erhöhter Beweiskraft: Gehaltsabrechnungen, Verträge mit hohem Einsatz. Anbieter wie Coffreo oder Digiposte sind hier zu Hause.
2. Das sichere Kundenportal
Es dient dazu, die Unterlagen Ihrer Mandanten zu empfangen, zu ordnen und aufzubewahren, unter Einhaltung der DSGVO und des Berufsgeheimnisses. Jeder Mandant hat seinen eigenen Bereich, und Sie sehen, was eingegangen ist und was noch kommt. Das ist die Familie von Client Vault.
3. Der geteilte Speicher
Drive, Dropbox oder Box speichern und teilen Dateien sehr gut. Sie fordern keine Unterlagen an, erinnern Ihre Mandanten nicht und ordnen Uploads nicht nach Akte.
Was die DSGVO von einem digitalen Tresor verlangt
Egal welches Werkzeug: Sobald es personenbezogene Daten enthält, gilt die DSGVO. Artikel 32 verlangt Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit, Backups. Artikel 28 regelt den Einsatz eines Auftragsverarbeiters. Artikel 5 begrenzt die Speicherdauer.
„[…] treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.“
DSGVO, Artikel 32, Absatz 1
Der Text legt keinen einheitlichen Standard fest. Je sensibler die Daten, desto solider müssen die Maßnahmen sein.
NF Z42 und HDS: Wann brauchen Sie das wirklich?
Die Norm NF Z42 betrifft die beweissichere Archivierung über lange Zeiträume. Für das Sammeln von Mandantenunterlagen in einer Kanzlei schreibt das Gesetz sie nicht vor. Ihr Rahmen sind die DSGVO und Ihre Berufsregeln.
Gesundheitsdaten sind ein Sonderfall: In Frankreich müssen sie bei einem HDS-zertifizierten Hoster liegen. Die Zertifizierung gilt für den Hoster. Eine Software auf einem HDS-Server, wie Client Vault, profitiert von dieser Umgebung.
Für die Wahl Ihres Hosters habe ich OVH, Scaleway, Infomaniak und o2switch verglichen.
Das Auswahlraster nach Beruf
- Personalabteilung mit Hunderten Abrechnungen pro Monat: Die beweissichere Archivierung ist die stimmige Wahl.
- Heilberufe, die Befunde erhalten: ein Kundenportal auf einem HDS-zertifizierten Hoster.
- Anwalt, Steuerberater, Makler, Architekt: ein Kundenportal auf Ihrem Server, bei einem Hoster in Ihrem Land.
- Coach, Trainer, Freelancer, Agentur: ein Kundenportal in Ihrem Design, direkt auf Ihrer Website.
Wo Client Vault seinen Platz hat
Client Vault ist ein sicherer digitaler Tresor, der sich auf Ihrer WordPress-Website installiert, beim Hoster Ihrer Wahl. Er gehört Ihnen, und Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
- Ein Tresor pro Mandant, mit seinen Ordnern und Dokumenten.
- Unterlagenanfragen mit Frist und automatischen Erinnerungen.
- AES-256-verschlüsselte Dateien auf Ihrem Server.
- Ein versiegeltes Aktivitätsprotokoll und ein ZIP-Export, um eine Akte herauszugeben.
- Die DSGVO-Werkzeuge von WordPress, um die Daten einer Person zu exportieren oder zu löschen.
Sie sind eine WordPress-Agentur?
Dieses Raster ist Ihr bestes Beratungswerkzeug. Sie führen jeden Kunden zur passenden Lösung, dann installieren, hosten und gestalten Sie seinen Tresor in seinen Farben. Eine klare Leistung, die Sie gut abrechnen können.
Was Client Vault nicht leistet
Ganz offen: Client Vault ist kein nach NF Z42 zertifiziertes Archivsystem. Wer Zehntausende Dokumente jahrzehntelang mit erhöhter Beweiskraft aufbewahren will, ist bei spezialisierten Lösungen richtig.
Es ist außerdem ein Plugin, das Ihnen gehört: Ihre Website braucht Updates und Backups. Mit einer Agentur Ihres Vertrauens wird das ganz einfach.
Der nächste Schritt
Client Vault
Der Tresor Ihrer Kanzlei, auf Ihrem Server
Im Videocall schauen wir uns Ihren Beruf, Ihre Dokumente und Ihre Anforderungen an, und ich zeige Ihnen den Tresor im echten Einsatz.
- Der Tresor aus Sicht Ihres Mandanten
- Unterlagenanfragen und Erinnerungen
- Verschlüsselung und Aktivitätsprotokoll
- Ihre Fragen zum Hosting
Häufige Fragen
Was ist ein DSGVO-konformer digitaler Tresor?
Ein Werkzeug, das personenbezogene Daten dem Risiko angemessen schützt: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit, eine klar geregelte Speicherdauer und ein sauberer Rahmen, wenn ein Dienstleister beteiligt ist.
Ist die Norm NF Z42 für eine Kanzlei Pflicht?
Nein. Sie betrifft die beweissichere Archivierung über lange Zeiträume. Für das Sammeln von Mandantenunterlagen bilden die DSGVO und Ihre Berufsregeln den Rahmen.
Kann ein WordPress-Plugin als digitaler Tresor dienen?
Ja, als Kundenportal: Client Vault verschlüsselt die Dateien, datiert jede Aktion in einem versiegelten Protokoll und ordnet die Unterlagen nach Mandant, auf Ihrem eigenen Server.
Was unterscheidet einen Tresor von einem geteilten Speicher?
Ein geteilter Speicher ordnet und teilt Dateien. Der Tresor fordert Unterlagen an, ordnet sie nach Mandant, datiert jeden Upload und bewahrt den Zugriffsverlauf auf.
Welches Hosting eignet sich für Gesundheitsdaten?
Ein HDS-zertifizierter Hoster. Client Vault lässt sich dort genauso installieren wie auf jedem anderen WordPress-Server.
Ist die Verschlüsselung der Dateien Pflicht?
Die DSGVO nennt Verschlüsselung ausdrücklich unter den geeigneten Maßnahmen (Artikel 32). Bei sensiblen Daten ist sie die erwartete Maßnahme.
