Derrière le mot « coffre-fort numérique » se cachent trois outils très différents. Je vous donne une grille simple pour choisir celui qui sert vraiment votre métier, et garder vos données sous votre contrôle.
Tout le monde se dit coffre-fort numérique : les services d’archivage des fiches de paie, les portails client, et même certains dossiers partagés. Ces outils ne font pas la même chose et ne couvrent pas les mêmes obligations.
Avant de comparer les prix, il faut donc savoir ce que vous cherchez. Recevoir les pièces de vos clients ? Archiver des documents pendant trente ans ? Partager des fichiers avec une équipe ? La réponse change tout.
Trois outils derrière le même mot
1. L’archivage à valeur probante
C’est l’univers de la norme NF Z42-013. Il sert à conserver de gros volumes pendant très longtemps, avec une valeur de preuve renforcée : bulletins de paie, contrats à fort enjeu. Des acteurs comme Coffreo ou Digiposte se positionnent sur ce terrain.
2. Le portail client sécurisé
Il sert à recevoir, ranger et conserver les pièces que vos clients vous confient, dans le respect du RGPD et du secret professionnel. Chaque client a son espace, vous savez ce qui est arrivé et ce qui reste à venir. C’est la famille de Client Vault.
3. Le stockage partagé
Drive, Dropbox ou Box stockent et partagent très bien des fichiers. Ils ne demandent pas de pièces, ne relancent pas vos clients et ne rangent pas les dépôts par dossier.
Ce que le RGPD demande à un coffre-fort numérique
Quel que soit l’outil, dès qu’il contient des données personnelles, le RGPD s’applique. L’article 32 demande des mesures adaptées au risque : chiffrement, contrôle des accès, traçabilité, sauvegardes. L’article 28 encadre le recours à un sous-traitant. L’article 5 limite la durée de conservation.
« […] le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. »
RGPD, article 32, paragraphe 1
Le texte ne fixe pas un standard unique. Plus les données sont sensibles, plus les mesures doivent être solides.
NF Z42 et HDS : quand en avez-vous vraiment besoin ?
La norme NF Z42 concerne l’archivage à valeur probante sur de longues durées. Pour collecter les pièces de vos clients dans un cabinet, elle n’est pas exigée par la loi. Le RGPD et vos règles professionnelles sont votre cadre.
Les données de santé sont un cas à part : elles doivent être hébergées chez un hébergeur certifié HDS. La certification porte sur l’hébergeur. Un logiciel installé sur un serveur HDS, comme Client Vault, profite de cet environnement.
Pour choisir votre hébergeur, j’ai comparé OVH, Scaleway, Infomaniak et o2switch.
La grille de choix selon votre métier
- Service RH avec des centaines de bulletins par mois : l’archivage à valeur probante est cohérent.
- Paramédical qui reçoit des bilans : un portail client installé sur un hébergeur certifié HDS.
- Avocat, expert-comptable, courtier, architecte : un portail client installé sur votre serveur, chez un hébergeur de votre pays.
- Coach, formateur, freelance, agence : un portail client à votre image, installé sur votre site.
Où se place Client Vault
Client Vault est un coffre-fort digital sécurisé qui s’installe sur votre site WordPress, chez l’hébergeur de votre choix. Vous en êtes propriétaire, vos données restent chez vous.
- Un coffre par client, avec ses dossiers et ses documents.
- Des demandes de pièces avec date limite et relances automatiques.
- Des fichiers chiffrés en AES-256 sur votre serveur.
- Un journal d’activité scellé et un export ZIP pour restituer un dossier.
- Les outils RGPD de WordPress pour exporter ou effacer les données d’une personne.
Vous êtes une agence WordPress ?
Cette grille est votre meilleur outil de conseil. Vous orientez chaque client vers la bonne solution, puis vous installez, hébergez et habillez son coffre à ses couleurs. C’est une prestation claire et facturable.
Ce que Client Vault ne fait pas
Soyons francs. Client Vault n’est pas un système d’archivage certifié NF Z42. Pour conserver des dizaines de milliers de documents pendant des décennies avec une valeur probante renforcée, les solutions spécialisées restent le bon choix.
C’est aussi un plugin que vous possédez : votre site demande des mises à jour et des sauvegardes. Avec une agence de confiance, tout devient simple.
Prochaine étape
Client Vault
Le coffre-fort de votre cabinet, sur votre serveur
En visio, on regarde votre métier, vos documents et vos contraintes, et je vous montre le coffre en situation réelle.
- Le coffre vu par votre client
- Les demandes de pièces et les relances
- Le chiffrement et le journal d’activité
- Vos questions sur l’hébergement
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique conforme au RGPD ?
Un outil qui protège les données personnelles de façon adaptée au risque : chiffrement, contrôle des accès, traçabilité, durée de conservation maîtrisée et cadre clair si un prestataire intervient.
La norme NF Z42 est-elle obligatoire pour un cabinet ?
Non. Elle concerne l’archivage à valeur probante sur de longues durées. Pour la collecte des pièces clients, le RGPD et vos règles professionnelles forment le cadre.
Un plugin WordPress peut-il servir de coffre-fort numérique ?
Oui pour un portail client : Client Vault chiffre les fichiers, date chaque action dans un journal scellé et range les pièces par client, sur votre propre serveur.
Quelle différence entre un coffre-fort et un stockage partagé ?
Le stockage partagé range et partage des fichiers. Le coffre-fort demande les pièces, les range par client, date chaque dépôt et garde l’historique des accès.
Quel hébergement choisir pour des données de santé ?
Un hébergeur certifié HDS. Client Vault s’installe sur ce type d’hébergement comme sur n’importe quel serveur WordPress.
Le chiffrement des fichiers est-il obligatoire ?
Le RGPD cite le chiffrement parmi les mesures appropriées (article 32). Pour des données sensibles, c’est la mesure attendue.
