Detrás de las palabras «caja fuerte digital» se esconden tres herramientas muy distintas. Le doy una guía sencilla para elegir la que de verdad sirve a su profesión y mantener sus datos bajo su control.
Todo el mundo dice ser una caja fuerte digital: los servicios de archivo de nóminas, los portales de cliente e incluso algunas carpetas compartidas. Estas herramientas no hacen lo mismo ni cubren las mismas obligaciones.
Antes de comparar precios, conviene saber qué busca. ¿Recibir los documentos de sus clientes? ¿Archivar documentos durante treinta años? ¿Compartir archivos con un equipo? La respuesta lo cambia todo.
Tres herramientas detrás de la misma palabra
1. El archivo con valor probatorio
Es el terreno de la norma francesa NF Z42-013. Sirve para conservar grandes volúmenes durante mucho tiempo, con un valor de prueba reforzado: nóminas, contratos de alto riesgo. Proveedores como Coffreo o Digiposte trabajan en este ámbito.
2. El portal de cliente seguro
Sirve para recibir, ordenar y conservar los documentos que le confían sus clientes, respetando el RGPD y el secreto profesional. Cada cliente tiene su espacio, y usted sabe qué ha llegado y qué falta por llegar. Es la familia de Client Vault.
3. El almacenamiento compartido
Drive, Dropbox o Box almacenan y comparten archivos muy bien. No piden documentos, no envían recordatorios a sus clientes y no ordenan los envíos por expediente.
Lo que el RGPD pide a una caja fuerte digital
Sea cual sea la herramienta, en cuanto contiene datos personales, se aplica el RGPD. El artículo 32 exige medidas adaptadas al riesgo: cifrado, control de accesos, trazabilidad, copias de seguridad. El artículo 28 regula el recurso a un encargado del tratamiento. El artículo 5 limita el plazo de conservación.
«[…] el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.»
RGPD, artículo 32, apartado 1
El texto no fija un estándar único. Cuanto más sensibles son los datos, más sólidas deben ser las medidas.
NF Z42 y HDS: ¿cuándo los necesita de verdad?
La norma NF Z42 se refiere al archivo con valor probatorio a largo plazo. Para recopilar los documentos de sus clientes en un despacho, la ley no la exige. El RGPD y sus normas profesionales son su marco.
Los datos de salud son un caso aparte: en Francia deben alojarse en un proveedor con certificación HDS. La certificación corresponde al proveedor de alojamiento. Un software instalado en un servidor HDS, como Client Vault, aprovecha ese entorno.
Para elegir su proveedor de alojamiento, he comparado OVH, Scaleway, Infomaniak y o2switch.
La guía de elección según su profesión
- Departamento de RR. HH. con cientos de nóminas al mes: el archivo con valor probatorio es lo coherente.
- Profesional sanitario que recibe informes: un portal de cliente instalado en un alojamiento con certificación HDS.
- Abogado, asesor contable, corredor de seguros, arquitecto: un portal de cliente instalado en su servidor, con un proveedor de su país.
- Coach, formador, freelance, agencia: un portal de cliente con su imagen, instalado en su web.
Dónde se sitúa Client Vault
Client Vault es una caja fuerte digital segura que se instala en su web WordPress, con el proveedor de alojamiento que usted elija. Usted es el propietario y sus datos se quedan en su casa.
- Una caja fuerte por cliente, con sus expedientes y sus documentos.
- Solicitudes de documentos con fecha límite y recordatorios automáticos.
- Archivos cifrados en AES-256 en su servidor.
- Un registro de actividad sellado y una exportación ZIP para devolver un expediente.
- Las herramientas RGPD de WordPress para exportar o borrar los datos de una persona.
¿Tiene usted una agencia WordPress?
Esta guía es su mejor herramienta de asesoramiento. Orienta a cada cliente hacia la solución adecuada y después instala, aloja y personaliza su caja fuerte con sus colores. Es un servicio claro y facturable.
Lo que Client Vault no hace
Seamos claros. Client Vault no es un sistema de archivo certificado NF Z42. Para conservar decenas de miles de documentos durante décadas con un valor probatorio reforzado, las soluciones especializadas siguen siendo la elección correcta.
También es un plugin de su propiedad: su web necesita actualizaciones y copias de seguridad. Con una agencia de confianza, todo resulta sencillo.
Siguiente paso
Client Vault
La caja fuerte de su despacho, en su propio servidor
Por videollamada, repasamos su profesión, sus documentos y sus necesidades, y le muestro la caja fuerte en una situación real.
- La caja fuerte vista por su cliente
- Las solicitudes de documentos y los recordatorios
- El cifrado y el registro de actividad
- Sus preguntas sobre el alojamiento
Preguntas frecuentes
¿Qué es una caja fuerte digital conforme al RGPD?
Una herramienta que protege los datos personales de forma adaptada al riesgo: cifrado, control de accesos, trazabilidad, plazo de conservación controlado y un marco claro si interviene un proveedor.
¿Es obligatoria la norma NF Z42 para un despacho?
No. Se refiere al archivo con valor probatorio a largo plazo. Para recopilar los documentos de sus clientes, el marco lo forman el RGPD y sus normas profesionales.
¿Puede un plugin de WordPress servir de caja fuerte digital?
Sí, como portal de cliente: Client Vault cifra los archivos, fecha cada acción en un registro sellado y ordena los documentos por cliente, en su propio servidor.
¿Qué diferencia hay entre una caja fuerte y un almacenamiento compartido?
El almacenamiento compartido guarda y comparte archivos. La caja fuerte pide los documentos, los ordena por cliente, fecha cada envío y conserva el historial de accesos.
¿Qué alojamiento elegir para datos de salud?
Un proveedor con certificación HDS. Client Vault se instala en este tipo de alojamiento igual que en cualquier servidor WordPress.
¿Es obligatorio cifrar los archivos?
El RGPD cita el cifrado entre las medidas apropiadas (artículo 32). Para datos sensibles, es la medida que se espera.
