Dietro le parole « cassaforte digitale » si nascondono tre strumenti molto diversi. Vi do una griglia semplice per scegliere quello che serve davvero al vostro mestiere, e tenere i vostri dati sotto il vostro controllo.
Tutti si definiscono cassaforte digitale: i servizi di archiviazione delle buste paga, i portali clienti e perfino alcune cartelle condivise. Questi strumenti non fanno la stessa cosa e non coprono gli stessi obblighi.
Prima di confrontare i prezzi, quindi, conviene sapere cosa cercate. Ricevere i documenti dei vostri clienti? Archiviare documenti per trent’anni? Condividere file con un team? La risposta cambia tutto.
Tre strumenti dietro la stessa parola
1. L’archiviazione con valore probatorio
È il mondo della norma francese NF Z42-013. Serve a conservare grandi volumi molto a lungo, con un valore di prova rafforzato: buste paga, contratti importanti. Operatori come Coffreo o Digiposte lavorano in questo campo.
2. Il portale clienti sicuro
Serve a ricevere, ordinare e conservare i documenti che i vostri clienti vi affidano, nel rispetto del GDPR e del segreto professionale. Ogni cliente ha il suo spazio e voi sapete cosa è arrivato e cosa deve ancora arrivare. È la famiglia di Client Vault.
3. Il cloud condiviso
Drive, Dropbox o Box archiviano e condividono file molto bene. Il loro compito è un altro: non richiedono documenti, non sollecitano i vostri clienti e non ordinano i caricamenti per pratica.
Cosa chiede il GDPR a una cassaforte digitale
Qualunque sia lo strumento, appena contiene dati personali si applica il GDPR. L’articolo 32 chiede misure adeguate al rischio: cifratura, controllo degli accessi, tracciabilità, backup. L’articolo 28 regola il ricorso a un responsabile del trattamento. L’articolo 5 limita la durata di conservazione.
« […] il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. »
GDPR, Articolo 32, paragrafo 1
Il testo non fissa uno standard unico. Più i dati sono sensibili, più le misure devono essere solide.
NF Z42 e HDS: quando vi servono davvero?
La norma NF Z42 riguarda l’archiviazione con valore probatorio su lunghi periodi. Per raccogliere i documenti dei clienti in uno studio, la legge non la richiede. Il vostro quadro di riferimento sono il GDPR e le vostre regole professionali.
I dati sanitari sono un caso a parte: in Francia vanno ospitati presso un hosting certificato HDS. La certificazione riguarda l’hosting. Un software installato su un server HDS, come Client Vault, beneficia di questo ambiente.
Per scegliere il vostro hosting, ho confrontato OVH, Scaleway, Infomaniak e o2switch.
La griglia di scelta in base al vostro mestiere
- Ufficio del personale con centinaia di buste paga al mese: l’archiviazione con valore probatorio è la scelta coerente.
- Professioni sanitarie che ricevono referti: un portale clienti installato su un hosting certificato HDS.
- Avvocato, commercialista, broker, architetto: un portale clienti installato sul vostro server, presso un hosting del vostro paese.
- Coach, formatore, freelance, agenzia: un portale clienti con la vostra immagine, installato sul vostro sito.
Dove si colloca Client Vault
Client Vault è una cassaforte digitale sicura che si installa sul vostro sito WordPress, presso l’hosting che preferite. Ne siete proprietari e i vostri dati restano da voi.
- Una cassaforte per ogni cliente, con le sue pratiche e i suoi documenti.
- Richieste di documenti con scadenza e solleciti automatici.
- File cifrati in AES-256 sul vostro server.
- Un registro delle attività sigillato e un export ZIP per restituire una pratica.
- Gli strumenti GDPR di WordPress per esportare o cancellare i dati di una persona.
Siete un’agenzia WordPress?
Questa griglia è il vostro miglior strumento di consulenza. Indirizzate ogni cliente verso la soluzione giusta, poi installate, ospitate e personalizzate la sua cassaforte con i suoi colori. È un servizio chiaro e fatturabile.
Cosa non fa Client Vault
Siamo sinceri. Client Vault non è un sistema di archiviazione certificato NF Z42. Per conservare decine di migliaia di documenti per decenni con un valore probatorio rafforzato, le soluzioni specializzate restano la scelta giusta.
È anche un plugin di vostra proprietà: il vostro sito richiede aggiornamenti e backup. Con un’agenzia di fiducia tutto diventa semplice.
Il prossimo passo
Client Vault
La cassaforte del vostro studio, sul vostro server
In videochiamata guardiamo insieme il vostro mestiere, i vostri documenti e le vostre esigenze, e vi mostro la cassaforte in una situazione reale.
- La cassaforte vista dal vostro cliente
- Le richieste di documenti e i solleciti
- La cifratura e il registro delle attività
- Le vostre domande sull’hosting
Domande frequenti
Che cos’è una cassaforte digitale conforme al GDPR?
Uno strumento che protegge i dati personali in modo adeguato al rischio: cifratura, controllo degli accessi, tracciabilità, durata di conservazione sotto controllo e un quadro chiaro se interviene un fornitore.
La norma NF Z42 è obbligatoria per uno studio?
No. Riguarda l’archiviazione con valore probatorio su lunghi periodi. Per la raccolta dei documenti dei clienti, il quadro è dato dal GDPR e dalle vostre regole professionali.
Un plugin WordPress può fare da cassaforte digitale?
Sì, per un portale clienti: Client Vault cifra i file, data ogni azione in un registro sigillato e ordina i documenti per cliente, sul vostro server.
Che differenza c’è tra una cassaforte e un cloud condiviso?
Il cloud condiviso ordina e condivide file. La cassaforte richiede i documenti, li ordina per cliente, data ogni caricamento e conserva la cronologia degli accessi.
Quale hosting scegliere per i dati sanitari?
Un hosting certificato HDS. Client Vault si installa su questo tipo di hosting come su qualsiasi server WordPress.
La cifratura dei file è obbligatoria?
Il GDPR cita la cifratura tra le misure adeguate (articolo 32). Per i dati sensibili è la misura attesa.
