Por trás da expressão «cofre digital» escondem-se três ferramentas muito diferentes. Dou-lhe uma grelha simples para escolher a que serve de facto a sua profissão e manter os seus dados sob o seu controlo.
Hoje, tudo se apresenta como cofre digital: os serviços de arquivo de recibos de vencimento, os portais do cliente e até algumas pastas partilhadas. Estas ferramentas não fazem o mesmo e não cobrem as mesmas obrigações.
Antes de comparar preços, convém saber o que procura. Receber os documentos dos seus clientes? Arquivar documentos durante trinta anos? Partilhar ficheiros com uma equipa? A resposta muda tudo.
Três ferramentas por trás da mesma palavra
1. O arquivo com valor probatório
É o universo da norma francesa NF Z42-013. Serve para conservar grandes volumes durante muito tempo, com um valor de prova reforçado: recibos de vencimento, contratos de grande importância. Empresas como a Coffreo ou a Digiposte posicionam-se neste terreno.
2. O portal do cliente seguro
Serve para receber, organizar e conservar os documentos que os seus clientes lhe confiam, no respeito pelo RGPD e pelo sigilo profissional. Cada cliente tem o seu espaço e sabe exatamente o que já chegou e o que falta. É a família do Client Vault.
3. O armazenamento partilhado
O Drive, a Dropbox ou a Box guardam e partilham ficheiros muito bem. Não pedem documentos, não enviam lembretes aos seus clientes e não organizam os envios por processo.
O que o RGPD exige a um cofre digital
Seja qual for a ferramenta, a partir do momento em que contém dados pessoais, o RGPD aplica-se. O artigo 32.º pede medidas adequadas ao risco: cifragem, controlo de acessos, rastreabilidade, cópias de segurança. O artigo 28.º enquadra o recurso a um subcontratante. O artigo 5.º limita o prazo de conservação.
«[…] o responsável pelo tratamento e o subcontratante aplicam as medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado ao risco.»
RGPD, Artigo 32.º, n.º 1
O texto não fixa um padrão único. Quanto mais sensíveis forem os dados, mais sólidas devem ser as medidas.
NF Z42 e HDS: quando precisa mesmo delas?
A norma NF Z42 diz respeito ao arquivo com valor probatório durante longos períodos. Para recolher os documentos dos seus clientes num escritório, a lei não a exige. O RGPD e as regras da sua profissão são o seu enquadramento.
Os dados de saúde são um caso à parte: em França, têm de ficar alojados num fornecedor com certificação HDS. A certificação incide sobre o alojamento. Um software instalado num servidor HDS, como o Client Vault, beneficia desse ambiente.
Para escolher o seu alojamento, comparei a OVH, a Scaleway, a Infomaniak e a o2switch.
A grelha de escolha segundo a sua profissão
- Recursos humanos com centenas de recibos por mês: o arquivo com valor probatório faz sentido.
- Profissional paramédico que recebe relatórios clínicos: um portal do cliente instalado num alojamento com certificação HDS.
- Advogado, contabilista certificado, mediador de seguros, arquiteto: um portal do cliente instalado no seu servidor, num alojamento do seu país.
- Coach, formador, freelancer, agência: um portal do cliente com a sua imagem, instalado no seu site.
Onde se situa o Client Vault
O Client Vault é um cofre digital seguro que se instala no seu site WordPress, no alojamento que escolher. É o proprietário e os seus dados ficam em sua casa.
- Um cofre por cliente, com as suas pastas e os seus documentos.
- Pedidos de documentos com prazo e lembretes automáticos.
- Ficheiros cifrados em AES-256 no seu servidor.
- Um registo de atividade selado e uma exportação ZIP para devolver um processo.
- As ferramentas RGPD do WordPress para exportar ou apagar os dados de uma pessoa.
Tem uma agência WordPress?
Esta grelha é a sua melhor ferramenta de aconselhamento. Orienta cada cliente para a solução certa e depois instala, aloja e personaliza o cofre com as cores dele. É um serviço claro e faturável.
O que o Client Vault não faz
Sejamos francos. O Client Vault não é um sistema de arquivo certificado NF Z42. Para conservar dezenas de milhares de documentos durante décadas com valor probatório reforçado, as soluções especializadas continuam a ser a escolha certa.
É também um plugin que lhe pertence: o seu site precisa de atualizações e de cópias de segurança. Com uma agência de confiança, tudo fica simples.
Próximo passo
Client Vault
O cofre do seu escritório, no seu servidor
Por videochamada, analisamos a sua profissão, os seus documentos e as suas exigências, e mostro-lhe o cofre numa situação real.
- O cofre visto pelo seu cliente
- Os pedidos de documentos e os lembretes
- A cifragem e o registo de atividade
- As suas perguntas sobre o alojamento
Perguntas frequentes
O que é um cofre digital conforme com o RGPD?
Uma ferramenta que protege os dados pessoais de forma adequada ao risco: cifragem, controlo de acessos, rastreabilidade, prazo de conservação controlado e um enquadramento claro quando intervém um prestador.
A norma NF Z42 é obrigatória para um escritório?
Não. Diz respeito ao arquivo com valor probatório durante longos períodos. Para a recolha de documentos dos clientes, o RGPD e as regras da sua profissão formam o enquadramento.
Um plugin WordPress pode servir de cofre digital?
Sim, como portal do cliente: o Client Vault cifra os ficheiros, data cada ação num registo selado e organiza os documentos por cliente, no seu próprio servidor.
Qual é a diferença entre um cofre e um armazenamento partilhado?
O armazenamento partilhado guarda e partilha ficheiros. O cofre pede os documentos, organiza-os por cliente, data cada envio e guarda o histórico dos acessos.
Que alojamento escolher para dados de saúde?
Um alojamento com certificação HDS. O Client Vault instala-se neste tipo de alojamento como em qualquer servidor WordPress.
A cifragem dos ficheiros é obrigatória?
O RGPD cita a cifragem entre as medidas adequadas (artigo 32.º). Para dados sensíveis, é a medida esperada.
