Les 5 relances clients à automatiser dès cette semaine

Relancer vos clients est utile, mais ce n’est pas à vous de le faire à la main. Voici les cinq relances qui gardent vos dossiers en mouvement, et comment les confier à votre coffre une fois pour toutes.

Lundi matin, vous ouvrez votre boîte mail avec une liste en tête : relancer madame Leroy pour son justificatif, rappeler à monsieur Morel que l’audience approche, vérifier si le client de jeudi a bien terminé son questionnaire.

Chaque relance prend deux minutes. Mais vingt relances par semaine, c’est une matinée entière. Et c’est souvent la tâche qu’on repousse, jusqu’au jour où la pièce manque vraiment.

Relance n°1 : les pièces en attente

C’est la plus rentable. Vous avez demandé quatre pièces, deux sont arrivées. Le coffre relance votre client uniquement pour celles qui manquent encore, aux jours que vous avez choisis, par exemple trois puis sept jours après la demande.

Votre client reçoit un message clair, avec un lien vers son coffre et la liste de ce qu’il lui reste à déposer. Il n’a rien à chercher.

Relance n°2 : l’échéance qui approche

Quand une date limite approche, vous et votre client êtes prévenus. Vous voyez venir les dossiers serrés, et votre client a le temps de s’organiser. Tout le monde y gagne en sérénité.

Relance n°3 : le dossier en retard

Si la date est dépassée, le coffre le signale. Côté cabinet, le dossier apparaît en retard, avec le nombre de jours. Vous décidez alors de la suite : un appel, un message personnel, ou une nouvelle date.

L’important, c’est que rien ne passe entre les mailles. Vous voyez d’un coup d’œil les pièces reçues et celles à venir.

Relance n°4 : l’étape de parcours à terminer

Si vous accompagnez vos clients avec un parcours en plusieurs étapes, le coffre rappelle à chacun l’étape qui l’attend et sa date limite. Votre client avance à son rythme, sans perdre le fil.

Relance n°5 : le rendez-vous de demain

La veille d’un rendez-vous, un rappel part avec la date et l’heure. Moins d’oublis, des clients qui arrivent préparés.

Comment régler ces 5 relances en 20 minutes

1. Activez la relance des pièces en attente dans les réglages des notifications et choisissez vos jours.
2. Donnez une date limite à chaque demande de pièces.
3. Relisez les modèles d’e-mail et mettez-les à votre ton.
4. Ajoutez des dates limites aux étapes de vos parcours.
5. Gardez la relance manuelle pour les cas particuliers : un clic suffit.

Pour voir la méthode complète sur un vrai dossier, lisez comment recevoir les pièces d’un dossier sans relancer 14 fois.

Pourquoi le coffre relance mieux que vous

Client Vault est un coffre-fort digital sécurisé installé sur votre site WordPress. Il connaît l’état de chaque demande : il relance au bon moment, sur la bonne pièce, sans jamais oublier. Et tout reste sur votre serveur, chez l’hébergeur de votre choix.

Vous êtes une agence WordPress ?

Régler les relances, adapter les modèles d’e-mail au ton du cabinet et habiller le coffre à ses couleurs : c’est une mise en place rapide, qui se voit dès la première semaine et qui se facture.

Ce que Client Vault ne fait pas

Soyons francs. Les relances partent par e-mail : Client Vault n’envoie pas de SMS. Et une relance automatique ne remplace pas un appel quand un dossier bloque vraiment. Elle vous libère du temps pour ces appels-là.

Prochaine étape

Questions fréquentes

Quelles relances automatiser en priorité ?

La relance des pièces en attente. Elle cible uniquement ce qui manque et fait gagner le plus de temps.

Peut-on choisir quand partent les relances ?

Oui. Vous choisissez les jours de relance après la demande, par exemple trois puis sept jours.

Le client est-il prévenu avant la date limite ?

Oui. Quand l’échéance approche, vous et votre client êtes prévenus.

Peut-on modifier le texte des e-mails de relance ?

Oui. Les modèles d’e-mail se modifient dans les réglages de Client Vault, pour garder votre ton.

Client Vault envoie-t-il des SMS ?

Non. Les relances et rappels partent par e-mail, avec un lien direct vers le coffre du client.