Recordar a sus clientes es útil, pero no le corresponde a usted hacerlo a mano. Aquí están los cinco recordatorios que mantienen sus expedientes en marcha, y cómo confiarlos a su caja fuerte de una vez por todas.
Lunes por la mañana, abre su correo con una lista en la cabeza: recordar a la señora Leroy su justificante, avisar al señor García de que la audiencia se acerca, comprobar si el cliente del jueves ha terminado su cuestionario.
Cada recordatorio lleva dos minutos. Pero veinte recordatorios a la semana son toda una mañana. Y suele ser la tarea que se posterga, hasta el día en que el documento realmente falta.
Recordatorio n.º 1: los documentos pendientes
Es el más rentable. Ha pedido cuatro documentos, han llegado dos. La caja fuerte solo recuerda a su cliente los que aún faltan, en los días que usted elija, por ejemplo a los tres y a los siete días de la solicitud.
Su cliente recibe un mensaje claro, con un enlace a su caja fuerte y la lista de lo que le queda por subir. No tiene que buscar nada.
Recordatorio n.º 2: el plazo que se acerca
Cuando se acerca una fecha límite, usted y su cliente reciben un aviso. Usted ve venir los expedientes ajustados, y su cliente tiene tiempo de organizarse. Todos ganan tranquilidad.
Recordatorio n.º 3: el expediente con retraso
Si la fecha ya pasó, la caja fuerte lo señala. En el despacho, el expediente aparece como retrasado, con el número de días. Usted decide entonces qué hacer: una llamada, un mensaje personal o una nueva fecha.
Lo importante es que nada se escape. Ve de un vistazo los documentos recibidos y los que faltan.
Recordatorio n.º 4: la etapa del proceso por completar
Si acompaña a sus clientes con un proceso de varias etapas, la caja fuerte recuerda a cada uno la etapa que le espera y su fecha límite. Su cliente avanza a su ritmo, sin perder el hilo.
Recordatorio n.º 5: la cita de mañana
La víspera de una cita, sale un aviso con la fecha y la hora. Menos olvidos, clientes que llegan preparados.
Cómo configurar estos 5 recordatorios en 20 minutos
- Active el recordatorio de documentos pendientes en los ajustes de notificaciones y elija sus días.
- Fije una fecha límite a cada solicitud de documentos.
- Revise las plantillas de correo y adáptelas a su tono.
- Añada fechas límite a las etapas de sus procesos.
- Mantenga el recordatorio manual para los casos particulares: basta un clic.
Para ver el método completo con un caso real, lea cómo recibir los documentos de un expediente sin tener que insistir 14 veces.
Por qué la caja fuerte recuerda mejor que usted
Client Vault es una caja fuerte digital segura instalada en su web WordPress. Conoce el estado de cada solicitud: recuerda en el momento adecuado, sobre el documento correcto, sin olvidar nunca. Y todo permanece en su servidor, con el proveedor de alojamiento que usted elija.
¿Tiene usted una agencia WordPress?
Configurar los recordatorios, adaptar las plantillas de correo al tono del despacho y vestir la caja fuerte con sus colores: es una puesta en marcha rápida, que se nota desde la primera semana y que se factura.
Lo que Client Vault no hace
Seamos claros. Los recordatorios salen por correo electrónico: Client Vault no envía SMS. Y un recordatorio automático no sustituye una llamada cuando un expediente realmente se atasca. Le libera tiempo para esas llamadas.
Siguiente paso
Client Vault
Sus recordatorios salen solos, sus expedientes avanzan
Por videollamada, le muestro los ajustes de los recordatorios y lo que recibe su cliente, en una caja fuerte real.
- El recordatorio de documentos pendientes
- La alerta de plazo
- Las plantillas de correo
- Sus preguntas sobre su caso
Preguntas frecuentes
¿Qué recordatorios automatizar en primer lugar?
El recordatorio de documentos pendientes. Se centra solo en lo que falta y es el que más tiempo ahorra.
¿Se puede elegir cuándo salen los recordatorios?
Sí. Usted elige los días de recordatorio tras la solicitud, por ejemplo a los tres y a los siete días.
¿Se avisa al cliente antes de la fecha límite?
Sí. Cuando el plazo se acerca, usted y su cliente reciben un aviso.
¿Se puede modificar el texto de los correos de recordatorio?
Sí. Las plantillas de correo se modifican en los ajustes de Client Vault, para mantener su tono.
¿Client Vault envía SMS?
No. Los recordatorios y avisos salen por correo electrónico, con un enlace directo a la caja fuerte del cliente.
