Enviar lembretes aos seus clientes é útil, mas não devia ser feito à mão. Veja os cinco lembretes que mantêm os seus processos em andamento, e como os confiar ao seu cofre de uma vez por todas.
Segunda-feira de manhã, abre o seu e-mail com uma lista na cabeça: lembrar a Sra. Leroy do seu comprovativo, avisar o Sr. Costa de que a audiência se aproxima, verificar se o cliente de quinta-feira concluiu mesmo o questionário.
Cada lembrete demora dois minutos. Mas vinte lembretes por semana são uma manhã inteira. E é muitas vezes a tarefa que se adia, até ao dia em que o documento faz mesmo falta.
Lembrete n.º 1: os documentos pendentes
É o mais rentável. Pediu quatro documentos, dois chegaram. O cofre só lembra o seu cliente dos que ainda faltam, nos dias que escolheu, por exemplo três e depois sete dias após o pedido.
O seu cliente recebe uma mensagem clara, com uma ligação para o seu cofre e a lista do que ainda tem de enviar. Não tem nada a procurar.
Lembrete n.º 2: o prazo que se aproxima
Quando um prazo se aproxima, é avisado, e o seu cliente também. Vê chegar os processos apertados, e o seu cliente tem tempo para se organizar. Todos ganham em tranquilidade.
Lembrete n.º 3: o processo em atraso
Se o prazo já passou, o cofre assinala-o. Do lado do escritório, o processo aparece como atrasado, com o número de dias. Decide então o que se segue: uma chamada, uma mensagem pessoal, ou uma nova data.
O importante é que nada escape. Vê de relance os documentos recebidos e os que faltam.
Lembrete n.º 4: a etapa do percurso a concluir
Se acompanha os seus clientes com um percurso em várias etapas, o cofre lembra cada um da etapa que o espera e do seu prazo. O seu cliente avança ao seu ritmo, sem perder o fio.
Lembrete n.º 5: a marcação de amanhã
Na véspera de uma marcação, parte um lembrete com a data e a hora. Menos esquecimentos, clientes que chegam preparados.
Como configurar estes 5 lembretes em 20 minutos
- Ative o lembrete de documentos pendentes nas definições de notificações e escolha os seus dias.
- Dê um prazo a cada pedido de documentos.
- Reveja os modelos de e-mail e ajuste-os ao seu tom.
- Adicione prazos às etapas dos seus percursos.
- Mantenha o lembrete manual para os casos particulares: um clique basta.
Para ver o método completo num processo real, leia como receber os documentos de um processo sem lembrar 14 vezes.
Porque é que o cofre lembra melhor do que fazê-lo à mão
O Client Vault é um cofre digital seguro instalado no seu site WordPress. Conhece o estado de cada pedido: lembra na altura certa, sobre o documento certo, sem nunca esquecer. E tudo fica no seu servidor, no alojamento que escolher.
Tem uma agência WordPress?
Configurar os lembretes, adaptar os modelos de e-mail ao tom do escritório e vestir o cofre com as suas cores: é uma instalação rápida, que se nota já na primeira semana e que se factura.
O que o Client Vault não faz
Sejamos francos. Os lembretes partem por e-mail: o Client Vault não envia SMS. E um lembrete automático não substitui uma chamada quando um processo bloqueia mesmo. Liberta-lhe tempo para essas chamadas.
Próximo passo
Client Vault
Os seus lembretes partem sozinhos, os seus processos avançam
Por videochamada, mostro-lhe as definições dos lembretes e o que o seu cliente recebe, num cofre real.
- O lembrete de documentos pendentes
- O alerta de prazo
- Os modelos de e-mail
- As suas perguntas sobre o seu caso
Perguntas frequentes
Que lembretes automatizar primeiro?
O lembrete de documentos pendentes. Foca-se apenas no que falta e é o que mais tempo poupa.
É possível escolher quando partem os lembretes?
Sim. Escolhe os dias de lembrete após o pedido, por exemplo três e depois sete dias.
O cliente é avisado antes do prazo?
Sim. Quando o prazo se aproxima, é avisado, e o seu cliente também.
É possível alterar o texto dos e-mails de lembrete?
Sim. Os modelos de e-mail alteram-se nas definições do Client Vault, para manter o seu tom.
O Client Vault envia SMS?
Não. Os lembretes e avisos partem por e-mail, com uma ligação direta para o cofre do cliente.
