Client Vault 20.42: modul Echipă, toată echipa dumneavoastră în jurul fiecărui client

Cu Client Vault 20.42, echipa dumneavoastră, clientul, apropiații și partenerii săi lucrează, în sfârșit, în același seif. Fiecare vede ce îl privește, fiecare știe ce are de făcut, iar dumneavoastră vedeți unde a ajuns fiecare dosar.

Un dosar de client trece rareori printr-o singură persoană. Sunteți dumneavoastră. Adesea un colaborator. Clientul, desigur, și uneori soțul sau asociatul lui. Apoi un partener extern: un broker de credite, un expert contabil, un notar.

Până acum, Client Vault reunea mai ales două persoane, dumneavoastră și clientul dumneavoastră. Ideea de a merge mai departe a venit de la unul dintre dumneavoastră, un cabinet de avocatură care însoțește familii împreună cu consilierii lor. Modul Echipă s-a născut din această cerere și din feedbackul dumneavoastră din comunitate.

Este cea mai mare actualizare Client Vault de până acum. Ca exemplu, iau o agenție imobiliară: Sophie o conduce, Léo este agent acolo, Claire cumpără o casă împreună cu soțul ei, Thomas, iar Hugo, brokerul lor de credite, se ocupă de finanțare.

Client Vault 20.42 dintr-o privire

• Modul Echipă: colaboratorii dumneavoastră urmăresc clienții care le sunt încredințați, în același seif.
• Apropiații și partenerii clientului dumneavoastră: un soț cotitular, un invitat pe un dosar, un validator pe un singur pas.
• Un responsabil pe pas: fiecare își găsește pașii în lista „De făcut”.
• Trei protecții noi: acordul unui validator, partea fiecărui responsabil, o sarcină FluentBoards finalizată.
• Urmărire: toate dosarele, pasul la care se află fiecare și cine trebuie să acționeze.
• Dosare care se construiesc singure: șabloane, creare dintr-un formular, memento-uri automate și închidere cu arhivă.
• Pentru toți: un start ghidat, un spațiu client mai simplu, un bloc de pagină mai flexibil și texte pe care le modificați singur.

Modul Echipă: toți în același seif

Modul Echipă are propriul meniu, Echipă, cu șase file: Urmărire, De făcut, Membri, Șabloane, Preferințele mele și Setări. Un chenar vă ghidează la punerea în funcțiune, iar activarea se face dintr-un clic.

Echipa dumneavoastră

Vă invitați colaboratorii prin e-mail, din Membri. Fiecare primește un nivel: Administrator, Consilier, Colaborator sau Citire. Un colaborator vede doar clienții care îi sunt încredințați. Setările rămân în mâinile dumneavoastră.

Clientul dumneavoastră și apropiații săi

Din fila Acces a fișei clientului, deschideți seiful persoanelor potrivite, în măsura potrivită:

• Cotitular: soțul sau asociatul vede tot seiful, scrie și încarcă documente din propriul spațiu.
• Invitat: accesează un dosar precis, doar în citire dacă doriți.
• Validator: vede un singur pas și documentele lui. Accesul său se închide imediat ce a validat.

Fiecare acces poate avea o dată de sfârșit, cu un memento cu o săptămână înainte. Fiecare adăugare și fiecare retragere este înscrisă în jurnal. Știți întotdeauna cine intră în seiful clientului dumneavoastră.

Fiecare pas are responsabilul său

Când construiți un parcurs, indicați cine se ocupă de fiecare pas: clientul, un membru al echipei, un consilier sau un invitat. Numele apare direct pe pas. Îl puteți ajusta și client cu client.

Fiecare membru deschide apoi lista „De făcut”. Acolo găsește toți pașii care i-au fost încredințați, pentru toți clienții lui, cu un buton pentru a-i termina. Când un pas este încheiat, următorul responsabil este înștiințat.

Pentru client este la fel de simplu. Claire își vede următoarea acțiune în partea de sus a seifului, în „De făcut”. Conversațiile se poartă în mai mulți, fiecare mesaj poartă numele autorului, iar o @mențiune anunță persoana potrivită.

Un partener validează un pas, fără să vadă restul

Hugo, brokerul de credite, nu are nevoie de tot dosarul. Primește un link prin e-mail. Vede pasul Finanțare și documentele lui, pe un ecran simplu. Validează sau retrimite pasul cu un comentariu. Pasul următor se deschide singur.

Partenerii avansează împreună cu dumneavoastră, iar restul dosarului clientului rămâne confidențial.

Protecții pentru un parcurs pe măsură

Pasul avansează datorită protecțiilor. Alegeți dintre șase familii: încărcarea unui document, dovedirea unei realizări, evaluarea competențelor, programarea unei acțiuni, cumpărarea unui produs sau primirea semnalului de la un alt instrument. Le combinați liber.

Modul Echipă adaugă trei, marcate „Doar în modul Echipă”:

• Validat de validator: pasul așteaptă acordul partenerului dumneavoastră.
• Finalizat de toți responsabilii: fiecare își confirmă partea, iar pasul se încheie cu ultimul.
• Sarcină FluentBoards finalizată: sarcina din tabloul dumneavoastră de proiect face parcursul să avanseze.

Iar pentru toți utilizatorii, cardul „Magazin și vânzări” reunește cumpărarea unui produs și vânzările de afiliere cu Fluent Affiliate: un pas poate cere vânzări, care aduc puncte și insigna Vânzător.

Urmărire: unde se află fiecare dosar și cine trebuie să acționeze

Meniul Echipă se deschide pe Urmărire. Toate dosarele dumneavoastră sunt acolo, cu pasul în curs, termenul și echipa. Filtrele merg direct la esențial: De urmărit, Cu întârziere, Rândul dvs. sau un parcurs anume.

• Neatribuit: un dosar pe care nu îl urmărește nimeni spune clar acest lucru, cu un buton „Atribuie”.
• Memento-uri automate: pașii întârziați îi reamintesc responsabilului, cu o setare pe parcurs și un e-mail de test pentru a vedea mesajul înainte de activare.
• Volum de lucru: pașii în curs ai fiecărui membru, dintr-o privire.
• Absențe și plecări: un înlocuitor preia sarcinile în timpul unei absențe, iar când un colaborator pleacă, clienții și pașii lui trec la un coleg.

Dosare gata cu un clic

Dosarul rămâne unitatea dumneavoastră de lucru: fișierele, conversațiile și parcursul clientului, într-un singur loc. Această versiune vă economisește timp la fiecare dosar nou.

• Șabloanele de dosar: parcurs, documente de cerut, termen, echipă și responsabili. Porniți de la un șablon sau de la zero. Un dosar bine completat devine el însuși șablon dintr-un clic.
• Crearea dintr-un formular: cu Fluent Forms, o cerere primită creează clientul, deschide dosarul lui pe baza șablonului, pornește parcursul și îl leagă de consilierul potrivit.
• Pași proprii unui client: adăugați un pas pentru un singur client, fără să atingeți parcursul celorlalți.
• Închiderea: dosarul trece în citire, clientul dumneavoastră este înștiințat, iar dumneavoastră păstrați o arhivă .zip cu un jurnal datat în PDF. Se poate redeschide la nevoie.

Fiecare primește ce îl privește

În Preferințele mele, fiecare membru alege e-mailurile: fișier nou, mesaj nou, pas atribuit, pas încheiat, mențiune. Pentru fiecare: imediat, în rezumatul zilei, în rezumatul săptămânii sau niciodată.

Raportul de activitate sosește în ritmul ales: în fiecare zi, în fiecare săptămână, o dată la două săptămâni, în fiecare lună sau în fiecare trimestru. Client cu client, ce a avansat, pasul în curs și cine trebuie să acționeze. Se trimite doar când există noutăți.

Instrumentele dumneavoastră Fluent, conectate

• FluentBoards: sarcinile din tabloul dumneavoastră de proiect sunt legate de pașii parcursului. Clientul dumneavoastră își urmărește parcursul, echipa dumneavoastră își urmărește sarcinile.
• FluentCRM: o companie poate deveni membră a unui dosar. Toate contactele ei au acces, iar accesul se retrage când cineva părăsește compania. Notele interne apar în fila Client Vault a fișei de contact.
• Fluent Forms: un formular atribuie consilierul sau creează tot dosarul.

Și pentru toți utilizatorii Client Vault

Modul Echipă este vedeta, dar tot pluginul a avansat.

• Un start ghidat: un asistent în trei pași la instalare, apoi un ecran „Început ușor” până la primul client.
• Un spațiu client mai simplu: clientul dumneavoastră ajunge în seiful lui imediat după autentificare, cu următorul pas în frunte, o singură listă „De făcut” și pagini goale care explică ce trebuie făcut.
• Un bloc de pagină mai flexibil: blocul Client Vault afișează seiful complet, un parcurs anume, bara de widgeturi a unui spațiu sau widgeturile alese de dumneavoastră.
• Cuvintele dumneavoastră: textele și baloanele de ajutor ale interfeței se modifică în Setări, Etichete. „Parcurs”, „Pas” sau „Dosar” pot prelua cuvintele meseriei dumneavoastră.
• Detalii care contează: datele urmează formatul WordPress-ului dumneavoastră, dimensiunile se afișează în KB, MB și GB, iar fiecare ecran își arată structura din momentul clicului.

Modul Echipă în video

În trei minute, urmăriți dosarul lui Claire și Thomas la agenția Royer: cinci persoane, un singur seif, iar fiecare vede doar ce îl privește. Videoclipul este în limba engleză.

Direcția noastră nu se schimbă

O echipă în plus în jurul seifului nu înseamnă un server în plus. Clienții dumneavoastră, apropiații lor, colaboratorii dumneavoastră și toate documentele rămân pe site-ul dumneavoastră, în țara pe care o alegeți. Datele dumneavoastră rămân la dumneavoastră, niciodată pe serverele noastre. Pentru a alege unde vă găzduiți seifurile, consultați pagina găzduire.

Modul Echipă este inclus în licențele pentru mai multe site-uri. Cu o licență pentru un singur site, meniul Echipă nu apare, iar tot restul acestei actualizări vă așteaptă. Integrările cu FluentBoards, Fluent Forms și Fluent Affiliate cer, la rândul lor, ca pluginul respectiv să fie instalat. Toate ofertele sunt pe pagina de prețuri.

Pasul următor

Folosiți deja Client Vault? Actualizarea vă așteaptă în tabloul de bord WordPress, iar datele dumneavoastră sunt păstrate. Deschideți apoi meniul Echipă: chenarul de punere în funcțiune vă ghidează pas cu pas. Tot detaliul versiunilor este în changelog, iar continuarea se pregătește pe roadmap.

Întrebări frecvente

Ce este modul Echipă din Client Vault?

Este posibilitatea de a lucra în mai mulți în seiful unui client: colaboratorii dumneavoastră, clientul, apropiații și partenerii lui. Fiecare vede ce îl privește, iar fiecare pas al unui parcurs poate avea responsabilul său.

Este modul Echipă inclus în licența mea?

Este inclus în licențele pentru mai multe site-uri. Cu o licență pentru un singur site, meniul Echipă nu apare. Restul actualizării este disponibil pentru toți.

Clientul meu își poate împărți seiful cu soțul sau soția?

Da. Din fila Acces a fișei clientului, adăugați soțul sau asociatul ca cotitular. Acesta vede tot seiful, scrie și încarcă documente din propriul spațiu.

Trebuie un partener extern să vadă tot dosarul?

Nu. Ca validator, vede un singur pas și documentele lui. Validează sau retrimite pasul cu un comentariu, apoi accesul lui se închide.

Cum aflu unde se află fiecare dosar?

Deschideți Echipă, apoi Urmărire. Fiecare dosar afișează pasul în curs, termenul și echipa. Filtrele arată dosarele întârziate, pe cele care așteaptă acțiunea dumneavoastră sau pe cele ale unui parcurs anume.

Am nevoie de FluentBoards pentru a folosi modul Echipă?

Nu. FluentBoards, Fluent Forms și FluentCRM adaugă legături suplimentare. Modul Echipă funcționează și fără ele.

Cum actualizez Client Vault?

Din pagina Module a WordPress, faceți clic pe „Actualizează” pe rândul Client Vault sau al mărcii dumneavoastră, dacă ați personalizat-o. Datele și setările dumneavoastră sunt păstrate.